14.10.2011, 10:20 Uhr

So überstehen Sie langweilige Meetings

Unter stundenlangen Meetings ohne greifbare Ergebnisse leiden viele Berufstätige. Doch das muss nicht sein. Wer einige Tipps beherzigt, wird auch zähe Meetings besser überstehen und mehr Nutzen aus ihnen ziehen.

Von Anja Schreiber für WEB.DE

Für viele wird der Arbeitsalltag begleitet durch langweilige Meetings, die niemandem so recht etwas zu bringen scheinen. Doch das muss nicht so sein. © Imago/Blickwinkel

Hauptverantwortlicher für langweilige Meetings ist der Leiter. Viel Frust kann er sich und den Teilnehmern ersparen, wenn er genau weiß, warum er einlädt: "Bei der Vorbereitung sollten Sie nicht nur Themen definieren, sondern auch Ziele benennen", betont Josef W. Seifert, Buchautor und Geschäftsführer der Beratungs- und Trainingsgesellschaft Moderatio GmbH. Was soll also das Meeting leisten? Soll eine Entscheidung vorbereitet oder auch schon gefällt werden? Sollen die Teilnehmer lediglich informiert oder auch angehört werden?

Diese Fragen muss sich der Moderator stellen ... und zwar vorher! Der Experte für Businessmoderation aus dem bayerischen Pörnbach empfiehlt zudem: "Der Leiter sollte den Teilnehmern diese vorher definierten Ziele des Treffens offenlegen. Denn so können alle Beteiligten kontrollieren, ob die angestrebten Ziele im Meeting verfolgt und Letzen Endes auch erreicht werden."

Je besser ein Meeting vorbereitet ist, desto größer ist seine Chance auf Erfolg. Das gilt nicht nur für den Leiter, sondern für jeden Teilnehmer. Deshalb ist es natürlich selbstverständlich, dass sich alle vorher mit den Sitzungsinhalten vertraut machen. Doch das allein reicht nicht aus: "Machen Sie sich vorher klar, zu welchen Tagesordnungspunkten Sie etwas beitragen wollen und zu welchen nicht", betont Seifert. Er rät jedem Teilnehmer, eigene Ziele zu formulieren, wie etwa den Wunsch, einen bestimmten Aspekt zu thematisieren.

Spiel, Satz und Sieg im Büro

Und was hilft noch gegen den Meetingsfrust? "Struktur, Struktur und noch einmal Struktur", betont Seifert. Deshalb empfiehlt er, jedes Meeting in bestimmte Phasen zu gliedern: Zunächst sollte der Moderator einen passenden Einstieg finden und dann die zu behandelnden Themen vorzustellen beziehungsweise die Themen sammeln. Danach sollten die Teilnehmer unter den zu besprechenden Inhalten Prioritäten setzen. Anschließend können sie die Themen bearbeiten. Im nächsten Schritt geht es um die Planung von Maßnahmen. Hier sollten die Ergebnisse festgehalten werden. Der Abschluss ist auch der richtige Zeitpunkt, um die Zufriedenheit der Teilnehmer zu erfragen. "So eine Struktur hilft allen, sich zu disziplinieren."

Sollten die Teilnehmer unzufrieden sein, rät Seifert: "Versuchen Sie es mit dem sogenannten K-4-Feedback: Beschreiben Sie Ihren Konflikt. Zeigen Sie die Konsequenzen auf, die aus dem Konflikt erwachsen. Suchen Sie gemeinsam mit den Anderen nach einer Klärung und schließen Sie darüber einen mündlichen Kontrakt ab. Einigen Sie sich also!"

Aber nicht in jedem Fall sind die Teilnehmer von Meetings willig und in der Lage, Konflikte so konstruktiv zu lösen, dass am Ende eine gemeinsame Zielrichtung gefunden wird. Auch für diesen unerfreulichen Fall hat Seifert einen Tipp parat: "Fallen Sie in Alltagstrance! Halten Sie sich also aus dem Gespräch heraus und schalten Sie auf Durchzug." Das sei im Zweifel besser, als die Kommunikation durch Insistieren oder gar Aggression weiter zu verkomplizieren.

Übrigens ist auch die Nachbereitung eines Meetings wichtig. Statt üblicher Protokolle empfiehlt Seifert sogenannte Photominutes: Während des Treffens erstellte Mindmaps und Flipcharts werden mit einer Digitalkamera abfotografiert. Das verkürzt die Arbeit am Protokoll. Eines bleibt dem Meeting-Verantwortlichen aber nicht erspart: "Zur Nachbereitung gehört auch die Kontrolle, ob beschlossene Maßnahmen auch wirklich umgesetzt worden sind."

Literaturtipp:

Josef W. Seifert: Visualisieren. Präsentieren. Moderieren. 30. überarbeitete Neuauflage, Offenbach 2011, 194 Seiten, 19,90 Euro

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13 Meinungen zu "Schluss mit Meeting-Frust"

lbbwler
Montag, 17.10.2011, 11:06 Uhr GUTE Unternehmensberater bewerten die Effektivität von Unternehmen daran, wieviele Besprechungen mit wievielen Personen abgehalten werden. Da gibt es Branchenvergleiche noch-und-nöcher. Wenn jetzt ein Unternehmen ein anderes übernehmen will, schaut es auch auf diese "Kennzahl". Ist die Geschäftsführung und das Unternehmen lahmgelegt/uneffektiv, dann sinkt der Unternehmenswert und ggfs. wird es zu keiner Übernahme kommen.
pflastamann
Freitag, 14.10.2011, 16:02 Uhr Meetings kurz und knackig? Ein Traum! Zerplatzt jedoch wie eine Seifenblase. Schlimmer wird ś wenn Unternehmensberater dabei sind, da diese aus jedem Meeting heraus einen Workshop Termin generieren. Bei uns im Unternehmen "Meeten" wir uns demnächst TOT.
OutbackJack
Freitag, 14.10.2011, 15:19 Uhr Tröste Dich. Hab früher mal in ner Modefirma gearbeitet, da gabs haufenweise hübsche Mädels, aber spannender waren die Meetings dadurch auch nicht... außer, wenn sie sich wieder gegenseitig angezickt haben. ;-) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Du Glückspilz, bei unseren "Meetings" gibt es nur Männer. Mein Vorgänger musste auch immer das letzte Wort haben .... so wie mein Cheffe :D (+1h)
lbbwler
Freitag, 14.10.2011, 15:15 Uhr Ich empfehle für langweilige Meetings "BULLSHIT-BINGO" Man nehme... ..einen Zettel ...male eine Tabelle von drei-mal-drei Kästchen darauf... ...schreibe dann in jedes Kästchen jeweils ein Wort, welches häufig in Meetings verwandt wird... ...kopiere dieses Blatt mehrfach... ... verteile diese Kopien an interessierte Teammitglieder... Ablaufregeln des "Bullshit-Bingo": - jedes Wort, welches beim Meeting gesprochen wird und im Bingo-Blatt enthalten ist, wird auf dem Bingo-Blatt ausgestrichen - wer zuerst eine Reihe voll hat, diagonal, quer oder hochkant, der rufe ---"BULLSHIT"--- und der erste "Rufer" hat gewonnen Lustig wird es, wenn mehrere durch sehr aufmerksames Zuhören gleichzeitig "BULLSHIT" rufen Wenn sich jetzt ein Vorgesetzter über dass Verhalten beschwert, dann erkläre man ihm dieses besondere Aufmerksamkeits-Spiel, denn.... ...durch permanentes "Lippenlesen" erhöht sich die Konzentration für das Meeting enorm...man will ja gewinnen... ...zumal durch gelegentliches "Bullshit"-Schreien sich immer wieder Möglichkeiten eines Breaks/einer Pause ergeben, die das erfolgreiche Meeting voranbringen...
rotzgoere1
Freitag, 14.10.2011, 14:31 Uhr Von einer Stunde Meeting sind oft nur 10 Minuten wirklich hilfreich. In meiner Firma werden Meetings grundsätzlich mit einer ganzen Stunde angesetzt, obwohl manchmal 30 Minuten gereicht hätten. Ich denke, dass es nützt, wenn Meetings mit einer kürzeren Zeit veranschlagt werden. Bzw. könnten sich der Leiter und die Teilnehmer zuvor Gedanken machen, ob wirklich eine Stunde Zeit benötigt wird. Bei einem 30-Minuten-Meeting werden alle viel eher darauf achten, dass nicht um den heißen Brei gesprochen wird, sondern die gewollten Tagespunkte besprochen werden.
derbatzi
Freitag, 14.10.2011, 13:44 Uhr @Nitty Tröste Dich. Hab früher mal in ner Modefirma gearbeitet, da gabs haufenweise hübsche Mädels, aber spannender waren die Meetings dadurch auch nicht... außer, wenn sie sich wieder gegenseitig angezickt haben. ;-)
Bedabro
Freitag, 14.10.2011, 13:36 Uhr @ Nitty bei uns sehen die Mäddels alle so aus, oder doch nicht. Damenbart, Oberarme wie ein Hammerwerfer und den Humor einer Giftspinne.