22.12.2011, 07:34 Uhr

Die fünf goldenen Regeln des Zeitmanagements

Wohin der Blick in der heutigen Arbeitswelt auch fällt, häufig begegnet man gestressten Zeitgenossen: Kurzfristige Termine, vielfältige Verpflichtungen, dringende Mitarbeitergespräche sowie E-Mails und Telefonate verlangen unsere Aufmerksamkeit.

Termine über Termine: Richtiges Zeitmanagement ist im Beruf Gold wert. © imago/blickwinkel

Ganz zu schweigen von unerwarteten Problemen, die ebenfalls eine umgehende Lösung einfordern. Damit diese Herausforderungen nicht in Psychostress ausarten, braucht man eine kluge Zeiteinteilung. Doch was macht wirksames Zeitmanagement aus? Wir haben für Sie die fünf goldenen Regeln des Zeitmanagement zusammen getragen.

1. Trennen Sie wichtige von unwichtigen Dingen

Am Anfang steht die Klärung der simplen Frage: Was ist wichtig und was ist weniger wichtig? Nicht alle anstehenden Aufgaben können die gleiche Priorität haben. Liegen mir als Projektmanager bestimmte Themen besonders am Herz? Möchte ich bei sämtlichen Meetings vollständig involviert sein oder kann ich auch Verantwortung delegieren? All dies beeinflusst das Zeitmanagement, denn es trennt relevante von weniger relevanten Dingen.

2. Reduzieren Sie Zeitfresser

Beobachten Sie Ihren Arbeitsalltag: Welche Tätigkeiten verlangen besonders viel Zeit? Entwickeln Sie in der Konsequenz Strategien für optimierte Zeitbudgets. Vereinbaren Sie beispielsweise konkrete Zeitrahmen für Besprechungen oder Telefonate. Finden Sie in Dokumenten durch optimierte Lesetechniken in kürzerer Zeit die relevanten Informationen. Reduzieren Sie den Small Talk mit Kollegen und Geschäftspartnern auf ein höfliches Minimum.

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3. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf

Ein systematisch organisierter und aufgeräumter Schreibtisch ist eine wichtige Voraussetzung für Ihr Zeitmanagement. Wer ständig nach irgendeinem Schriftstück sucht oder vor lauter Chaos wichtige Notizen übersieht, der wird zwangsläufig viel Zeit verlieren. Strukturieren Sie also Ihren Arbeitsplatz entsprechend der Aufgaben sowie deren Wichtigkeit. Ordnen Sie in gleicher Weise Ihren Desktop und verwenden Sie passende Computer-Ordner.

4. Erstellen Sie strategische Pläne

Kein Zeitmanagement ohne Arbeitsplanung: Was muss beispielsweise unbedingt an einem konkreten Tag oder innerhalb einer Woche bearbeitet sein? Planen Sie hierfür ausreichend Zeit, inklusive Zeitreserven für Pausen und unerwartete Störungen, ein. Berücksichtigen Sie auch die Phasen, in denen alltägliche, organisatorische Aufgaben anfallen, zum Beispiel die Büroorganisation oder E-Mails. Schaffen Sie Arbeitsblöcke und bündeln Sie Aufgaben mit ähnlichem Charakter, beispielsweise Telefonieren, Post beantworten, Konzeption oder Ablage.

5. Lernen Sie, "Nein" zu sagen

Binden Sie sich nicht jede Aufgabe ans Bein. In vielen Situationen kann es sinnvoll sein, einfach mal "Nein" zu sagen. Versuchen Sie, höflich, aber bestimmt auf die bereits zu erledigenden Aufgaben zu verweisen und Alternativen anzubieten.

22 Meinungen zu "So managen Sie Ihre Zeit richtig"

JackFun
Freitag, 23.12.2011, 09:33 Uhr @Kombifahrer Da hast du Recht! Druck wird auf viele Menschen ausgeübt. Alles muss immer schneller, effektiver, spontaner geschehen, dadurch entstehen Fehler, wie du schon sagst. Ich bin zwar durch den Druck meines Arbeitgebers nicht krank geworden, es dauerte jedoch 2 Jahre, mich selbst "umzukrempeln", innerlich ruhiger zu werden, positiver zu denken. Vor allem zu erkennen, dass einiges von dem "hausgemacht" war (es jedem recht zu machen und einen guten Eindruck zu hinterlassen usw.). Ich habe es zu 90% geschafft und lass mich nicht mehr so schnell aus der Ruhe bringen und rege mich längst nicht mehr über Dinge auf, die mich früher aus der Bahn warfen. Jobprobleme nehme ich nun nicht mehr mit nach Hause und lasse die Sorgen nicht mehr "über meine Bettdecke" laufen. Ich habe so einige Kollegen bereits mit meiner angemessenen (!) "Gemütlichkeit" angesteckt. Aber so eine Grundeinstellung zu ändern ist nicht einfach.
Kombifahrer
Freitag, 23.12.2011, 08:18 Uhr Das allerbeste ist natürlich erst gar keinen Stress zu machen bzw. diesen zuzulassen- und wenn möglich nicht an sich heran. Wir als ältere Generation wissen das der Stress seit den 80ziger Jahren in Deutschlan erst eingebracht wurde und viele Mio. Menschen bisher nur krank gemacht hat. Positives hat er den Menschen gar nicht gebracht. Der Stress wurde den Menschen und Völkern auf diktiert (besonders Deutschland), damit diese nur wie in einem Hamasterrad schnell laufen müssen und somit keine Zeit mehr haben sich darum zu kümmern, was in der großen Weltpolitik und Hochfinanz passiert, welche uns alle nur abzockt (es wird Volks Verblödung dadurch betrieben) !. Der größte Verblödungswahn zeigt sich hierzu noch offen durch Anleitungen im Umgang mit dem Stress. All diese Verblödungen zum "managen" (bewältigen für Deutschland bitte !) des Stresses kann man sich schenken, da dieser eh nur ein künstlich erschaffenes Problem und Krebsgeschwür ist, was man doch auch einfach wieder abschaffen kann. Die Welt mit ihren Mrd. Menschen kann auch ohne Kunst - Stress gut leben, wie sich schon lange vor dem gezeigt hat- und wir müssen durch die Hektik nicht immer nur die Taschen der Hochfinanz füllen!. Auch bringt Stress sehr oft gravierende Fehler mit sich die uns nur dadurch passieren, weil wir Menschen keine Maschinen sind. Um diese Fehler zu korregieren brauchen wir dann noch einmal so viel Zeit- und was hat uns dann der ganze Stress gebracht?, gar nichts wie sich das im täglichen Leben zeigt. Einen Nutzen und ein besseres Leben hat der normale Mensch nicht davon, er wird oft nur krank dadurch. Darüber sollte in Deutschland einmal nachgedacht und das Übel so an der Wurzel gepackt werden, denn kein Land Europas, egal ob Italien, Frankreich, Spanien oder auch rüber in den ehemaligen Ostblock ist so "agil, fanatisch u. verrückt" in diesem Punkt wie Deutschland und lässt sich auch nicht so hetzen, antreiben und mit in den Strudel ziehen.
JackFun
Donnerstag, 22.12.2011, 13:15 Uhr Spocks.. meine volle Zustimmung!! Super Vorstellung: Ein LKW-Fahrer sagt mal "NEIN, ich fahre den Krempel heute nicht nach Spanien, ich liefere das Zeug jetzt nach Köln, möchte auch mal pünktlich Feierabend machen!!", lässt sich unendlich fortführen..., du hast es auf den Punkt gebracht!! Danke (obwohl ich am Schreibtisch tätig bin!)
SpocksBeard
Donnerstag, 22.12.2011, 13:02 Uhr Anscheinend gibt es keine anderen Jobs als die am Schreibtisch im Büro..... Nur da scheint es Stress zu geben.... nicht etwa als Pflegekraft, Putzfrau, LKW-Fahrer, auf dem Bau, als Lehrer, Verkäuferin, Taxifahrer...etc...was sollen die machen wenn es stressig wird? Nicht mit Kunden/Patienten reden? Unwichtiges aussortieren (das da was wäre...?) Einfach mal nicht losfahren?
JackFun
Donnerstag, 22.12.2011, 13:01 Uhr Ich sage seeehr oft NEIN ..z.B., auf die Frage meines Chefs, wenn er mich mit Stierblick anglotzt, ob ich es drauf anlegen möchte, meinen Arbeitsplatz zu verlieren;)
mischo1968
Donnerstag, 22.12.2011, 12:09 Uhr Verantwortung macht Spass! Erfolg macht Spass! Entscheidungen tragen macht Spass! Wenn man aber den ganzen Tag rumläuft um aus Unsicherheit eine Entscheidung dreimal bestätigen zu lassen bevor man sie trifft hat Angst vor Verantwortung und hat auch keinen Erfolg (den haben andere). Wenn von 30 Entscheidungen zwei nicht ganz richtig sind muss man sich zweimal rechtfertigen, aber 28 mal nicht. Dann kommt man auch mit der Zeit hin. Und komischerweise sind es meistens die Bauchentscheidungen die richtig sind.
fschm
Donnerstag, 22.12.2011, 11:06 Uhr Das sind alles tolle Regeln, für Leute die einen (stressigen) Job (so sagt man das in der westlichen Welt)haben, ich nenne es: für Leute, die einer geregelten Arbeit nachgehen. Und wie managen die vielen Menschen ohne Arbeit ihre Zeit? Ich gehöre zum Beispiel auch dazu, sitze hier vor'm PC und gebe (eigentlich unnötige) Kommentare ab. Ist das sinnvolle Zeit verbringen???