Fünf Tipps zur E-Mail-Organisation unter Outlook.

Anhand von fünf Tipps möchten wir Ihnen aufzeigen, wie Sie mit Microsoft Outlook Ihre alltägliche E-Mail-Organisation optimieren und ab jetzt noch effektiver arbeiten können.

1. Schaffen Sie mit Ordnern mehr Überblick

Wer seinen E-Mail-Posteingang nicht regelmäßig aufräumt, verliert schnell den Überblick. Durch Verschieben von E-Mails in vorbereitete Ordner sparen Sie viel Zeit beim Auffinden von E-Mails.

Benutzerdefinierte Ordner lassen sich leicht erstellen, organisieren und auffinden. Mit Ausnahme des Festplattenspeicherplatzes und eventuellen Einschränkungen durch Ihren Systemadministrator sind Sie weder bei der Größe noch bei der Anzahl beschränkt. Zu viele Ordner beeinträchtigen allerdings die Performance von Outlook. Deshalb sollten Sie Mails aus unregelmäßigem E-Mail-Verkehr nicht jeweils in einem separaten Ordner, sondern lieber in einem Ordner "Diverses" ablegen.

So organisieren Sie benutzerdefinierte Ordner:

1. Ordner-Tab öffnen und auf den "Neuer Ordner" Button klicken. (Alternative: mit der rechten Maustaste im Menü zur Neuanlage eines Ordners klicken)

2. Geben Sie im Dialog einen Namen für den Ordner ein und drücken Sie "Enter". Mit einem Klick der rechten Maustaste auf den Ordner können Sie ihn jederzeit umbenennen, kopieren, verschieben, löschen oder zu Ihren Favoriten hinzufügen.

3. Das Menüband zeigt Ihnen alle verfügbaren Optionen zur perfekten Organisation Ihrer Ordner: E-Mails als gelesen markieren, archivieren, aufräumen, markieren, Regeln festlegen und vieles mehr.

2. Kategorienerstellung und -zuweisung

Mithilfe von Kategorien organisieren Sie E-Mails in Ihrem aktiven Postfach. Sie sehen sofort den aktuellen Status Ihrer E-Mails wie ausstehend, fällig oder erledigt und können diese nach den Kategorien sortieren.

1. Nach einem Klick mit der rechten Maustaste auf die kleine Box in der Spalte "Kategorien" wählen Sie aus dem Dropdown-Menü "Alle Kategorien". Es öffnet sich ein Dialogfenster". Klicken Sie jetzt auf "Neu" und geben in einem weiteren Dialogfenster den Namen für die neue Kategorie ein.

2. Durch Klick auf den Pfeil neben dem Farbfeld können Sie eine Kategoriefarbe auswählen und durch Klick auf den Pfeil neben dem Shortcut-Feld Ihrer Kategorie eine Shortcut-Kombination zuweisen. Verfügbar sind die Tastenkombinationen STRG+F2 bis STRG+F12, die in Outlook nicht anderweitig belegt sind.

3. Wenn Sie nach jeder erfolgten Zuordnung auf "OK" klicken, fügt Outlook die neue Kategorie der Liste hinzu. Insgesamt stehen Ihnen 25 Farben und 11 Tastaturkürzel für Shortcuts zur Verfügung.

4. Die Zuweisung einer E-Mail zu einer Kategorie nehmen Sie vor, indem Sie auf eine E-Mail mit rechts klicken und aus dem Dropdown-Menü die gewünschte Kategorie auswählen. Sie können einer E-Mail auch mehrere Kategorien zuweisen. Die Kategorien entfernen Sie mit einem Rechtsklick auf die ausgewählte E-Mail und der Auswahl des Menüpunkts "Alle Kategorien entfernen".

3. QuickSteps

Über QuickSteps können Sie mehrere Aufgaben in einem einzigen Arbeitsschritt ausführen lassen wie beispielsweise E-Mails versenden, kopieren, löschen oder in einen Ordner verschieben. Das erleichtert Ihnen die tägliche Arbeit beim Umgang mit E-Mails desselben Absenders.

Nach der Einrichtung eines QuickSteps führt Outlook alle festgelegten Schritte beim Klick auf eine E-Mail und der Auswahl dieses QuickSteps automatisch durch. Sie können den QuickStep auch einem von neun Tastaturkürzeln zuweisen.

1. Sie richten einen QuickStep ein, indem Sie im Outlook Start-Tab auf den Nach-Unten-Pfeil klicken und "Neu erstellen" im QuickStep-Bereich aus der Liste auswählen. Alternativ wählen Sie "Neuer QuickStep" aus der ersten Liste und klicken anschließend in der zweiten Liste auf "Benutzerdefiniert". Im Dialogfenster für die QuickStep-Bearbeitung können Sie für die Aufgabe einen Namen eingeben.

2. Nach Klick auf "Aktion auswählen" und "In Ordner verschieben" im Dropdown-Menü erscheint ein neues Feld unter "In Ordner verschieben". Wählen Sie unter "Ordner auswählen" einen Zielordner aus der Liste.

3. Sie können die QuickSteps-Erstellung beenden und auf "Fertig stellen" klicken oder eine zweite automatisierte Aufgabe erstellen. Dazu klicken Sie auf "Aktion hinzufügen" und dann auf "Aktion auswählen". Optional können Sie einen Shortcut zuweisen sowie noch einen Tooltip in die Box eingeben.

4. Die Anwendung von Quicksteps ist denkbar einfach: Sie müssen nur die betreffende E-Mail anklicken und in der Liste den entsprechenden Quickstep anklicken. Outlook markiert die E-Mail als gelesen und verschiebt sie in demselben Schritt in den dafür bestimmten Ordner. Anstatt den QuickStep in der Liste auszuwählen, können Sie alternativ auch den festgelegten Shortcut verwenden.

4. E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen unterstützen Sie dabei, wenn Sie eine bestimmte E-Mail an unterschiedliche Empfänger versenden wollen.

1. So erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage: Leiten Sie eine versendete E-Mail aus Ihrem "Gesendet"-Ordner an sich selbst weiter. Entfernen Sie dann die Empfängerdaten wie E-Mail-Adresse, Empfängernamen etc. Speichern Sie die Datei mit einem Dateinamen und mit "Outlook-Vorlage" als Dateiformat unter "Datei -> Speichern Unter".

2. So arbeiten Sie mit der Vorlage: Wählen Sie "Neue Elemente -> Weitere Elemente -> Formular auswählen" im Datei-Tab in der Gruppe "Neu". Klicken Sie anschließend auf den Nach-unten-Pfeil, um die Liste der Formulare anzuzeigen. Wählen Sie dann "Vorlagen im Dateisystem" und danach Ihre gespeicherte Vorlage. Klicken Sie jetzt auf "Öffnen". Jetzt können Sie die Empfängerdaten wie E-Mail-Adresse und benutzerdefinierte Anrede eingeben und die mit einem Klick auf "senden" die E-Mail versenden.

5. Bedingte Formatierungsregeln

Einige benutzerdefinierte Attribute können Sie eingehenden E-Mails automatisch hinzufügen, um diese hervorzuheben. So können Sie beispielsweise die Überschrift fett, unterstrichen oder kursiv setzen und der Schrift andere Farben zuordnen. Sie müssen hierfür nur eine Regel in der "Bedingten Formatierungssektion" definieren.

1. Wählen Sie zunächst "Einstellungen anzeigen" im Ansichtsbereich aus. Nach Klick auf den Button "Bedingte Formatierung" in der Dialogbox müssen Sie auf "Hinzufügen" klicken und einen beschreibenden Namen für die Regel oder Bedingung eingeben.

2. Legen Sie das Format der Schrift durch Klick auf den Button "Schriftart" und Attribute für die Schriftart wie durchgestrichen oder unterstrichen fest. Bei vielen Schriftarten ist auch fett oder kursiv möglich. Klicken Sie auf "OK", um die Formatierung abzuschließen.

3. Nach einem Klick auf den Button "Bedingungen" legen Sie die Bedingung fest. Das kann eine bestimmte E-Mail-Adresse, ein spezielles Wort aus der Betreffzeile oder eine Datumsangabe wie heute, gestern oder letzte Woche sein. Schließen Sie die Definition mit Klick auf "OK" ab.

4. Anschließend schließen Sie das Dialogfenster "Bedingte Formatierung" und danach die Dialogbox "Erweiterte Ansicht" jeweils mit "OK".© IDG