Sparen Sie Zeit bei Ihren E-Mails!

Sichten, sortieren, beantworten, löschen, neu aufsetzen: E-Mails können ganz schöne Zeitfresser sein. Gut, wenn es da ein paar Tipps und Tricks gibt, mit denen Sie erheblich Zeit sparen können. In Teil 1 unseres Zweiteilers zum Thema "E-Mails und wie Sie dabei Zeit sparen" zeigen wir Ihnen, wie Sie Ordnung in Ihren E-Mails schaffen - auch langsfristig.

Aufräumen in Ordner

„Wo war doch gleich noch die E-Mail zu…?“ Sollten auch Sie sich im Postfach öfters mal auf die Suche nach bestimmten E-Mails begeben: Es lohnt sich, eigene E-Mail-Ordner für die Korrespondenz zu Ihren wichtigsten bzw. häufigsten Themen, Projekten oder Hobbies anzulegen. Dadurch schaffen Sie Ordnung, bündeln Informationen sinnvoll und sparen somit viel Zeit! Betiteln Sie die Ordner entsprechend unmissverständlich mit „Shopping“, „Tennisverein“ etc..

Aufräumaktion starten: Gehen Sie nun Ihren gesamten Posteingang durch und verschieben Sie E-Mails in die entsprechenden Ordner. Unser Tipp für mehr „Sortier-Komfort“: Nutzen Sie die Filterregeln – aktivieren Sie sie am besten direkt bei der ersten „Verschiebe-Aktion“ einer Mail. Wie das geht, haben wir Ihnen ja bereits im vergangenen Tipp gezeigt.

Legen Sie – wo es Sinn macht – ruhig noch weitere Ordner an. Und löschen Sie bei der Gelegenheit auch mal E-Mails, die Sie definitiv nicht mehr benötigen werden. Gehen Sie bei dieser Aufräumaktion entsprechend auch die anderen voreingestellten Ordner „Postausgang“, „Entwürfe“, „Spam“ und „Gelöscht“ durch.

Fertig aufgeräumt, Filterregeln eingerichtet und ausgemistet? Dann zeigen wir Ihnen jetzt, wie Sie dauerhaft für Ordnung sorgen.


E-Mail-Routine hilft

Durch das automatische Verschieben der E-Mails nach Absender oder Betreff ist Ihr Posteingang künftig wesentlich aufgeräumter, die Mehrzahl der E-Mails (oder zumindest die Wichtigsten) werden jetzt immer sauber thematisch sortiert. Die Menge neuer, nicht zugeordneter E-Mails in Ihrem Posteingang ist deutlich reduziert.

Jetzt reicht ein regelmäßiger Blick in die E-Mail-Ordner, damit nichts Wichtiges verrutscht. Sichten Sie jeweils die E-Mails in den einzelnen Ordnern nach Dringlichkeit und klicken Sie bei den zeitkritischen E-Mails auf „Antworten“. So sind diese Nachrichten im Zweifelsfall auch nach dem Log-In als Erinnerung unter „Entwürfe“ gespeichert. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, diese entweder direkt nach dem Sichten oder zumindest zeitnah zu beantworten bzw. die erforderlichen Aktionen wie z. B. „Rechnung bezahlen“ durchzuführen. So sparen Sie Zeit und eventuellen Ärger durch Versäumnisse.

Machen Sie den „Ungelesen“-Check

Damit Sie keine E-Mail übersehen, lohnt stets ein Blick auf den voreingestellten „Ungelesen“-Ordner. Er zeigt Ihnen an, wenn es noch ungeöffnete „Post“ für Sie gibt.

„Spamfilter-Training“

Spam-Mails sind echte Nervensägen und kosten ebenfalls Zeit. Sollte trotz der zuverlässigen WEB.DE Spamfilter doch mal eine Spam-Mail in Ihren Posteingang gelangen, verschieben Sie diese bitte in den Spam-Ordner, anstatt sie zu löschen. Das trainiert Ihre Spamfilter: E-Mails dieser Absender bzw. mit dem betreffenden „Spam“-Wortlaut landen dann künftig im Spam-Ordner. Und Sie müssen keine Zeit mehr dafür opfern, die unerwünschte Post im Posteingang durchzugehen.

Im nachfolgenden zweiten Teil am Mittwoch verraten wir Ihnen weitere Tricks zum effektiven Umgang mit E-Mails. Dann geht es konkret um's E-Mail schreiben. Wenn Ihnen dieser Artikel geholfen hat, freuen wir uns auf Ihr positives Feedback!

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