Effektiv E-Mails schreiben

Bereits im vorangehenden 1. Teil zum Thema "E-Mails und wie Sie dabei Zeit sparen" haben wir Ihnen Tipps gegeben, wie Sie bei Ihren E-Mails Ordnung schaffen können. Aber auch beim E-Mail schreiben selbst gibt es ein paar Tricks, die Sie schneller ans Ziel bringen.

Signatur einrichten

In den Einstellungen in Ihrem Postfach haben Sie die Möglichkeit, eine Signatur mit Grußformel, Ihrem Namen und weiteren wichtigen Kontaktdaten einzurichten. Sie wird dann automatisch zu jeder verfassten E-Mail hinzugefügt. So sparen Sie Zeit, vermeiden Tippfehler und erleichtern  durch die Angabe zusätzlicher Kontaktdaten wie z.B. der Handynummer die Kontaktaufnahme.

Eindeutigen Betreff wählen

Um beim Mailen Zeit zu sparen spielt auch die Beschleunigung der Antworten auf Ihre E-Mails eine wichtige Rolle. Natürlich können Sie niemanden zwingen, schnell zu antworten. Aber schon ein aussagekräftiger, vielleicht auch auffordernder Betreff einer E-Mail kann eine schnelle Reaktion bewirken: indem Sie sich präzise und höflich ausdrücken, vermitteln Sie dem Empfänger einen seriösen ersten Eindruck und zugleich die Absicht Ihres Schreibens.

Drängt die Zeit, hilft auch der Zusatz „Bitte um Antwort“. Im Zweifelsfall ist es auch wirksam, wenn Sie Ihre E-Mail mit der Priorität „Hoch“ versehen oder eine Lesebestätigung anfordern. Beides können Sie in der geöffneten E-Mail über die Fläche „Optionen“ festlegen.  

In der Kürze liegt ja bekanntlich die Würze: generell hilft es also, wenn Sie sich in Ihren E-Mails – vor allem den formellen bzw. geschäftlichen – kurz halten. Das erleichtert Ihrem Gegenüber, die Inhalte schneller zu erfassen und spart auch Ihre Zeit. In manchen Situationen werden Sie vielleicht nicht um einen ausführlichen Text herumkommen, versuchen Sie dennoch, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

E-Mails weiterleiten

Sie möchten Informationen, die Sie per E-Mail erhalten haben, an andere Kontakte weitergeben? Dazu müssen Sie nicht extra eine neue Mail aufsetzen. Leiten Sie die empfangene E-Mail doch einfach mit einem entsprechenden Kommentar weiter.

„CC“- und „BCC- Funktionen nutzen

Sie möchten eine E-Mail nur an eine Person adressieren, weitere Personen sollen aber ebenfalls Bescheid darüber wissen? In diesem Fall eignet sich die Carbon-Copy-Funktion: Tragen Sie über den Button „Von/CC/BCC“ im CC-Feld zusätzlich die Personen ein, die lediglich Kenntnis von dieser Mail erlangen sollen. Seien Sie sich aber bewusst, dass jeder Empfänger die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger sieht und sie bei Bedarf für eigene Zwecke nutzen kann.

Möchten Sie genau das vermeiden, bietet sich Blind Carbon Copy – also das Feld „BCC“ an: beim Empfänger werden dann keine anderen E-Mail-Adressen angezeigt.

E-Mails zeitnah bearbeiten

Damit kein lästiger E-Mail-Berg entsteht, lohnt es sich, E-Mails zügig zu bearbeiten. Wie das am besten geht, können Sie noch einmal unter „Sparen Sie Zeit bei Ihren E-Mails“ nachlesen.

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