Effektiv E-Mails schreiben

Bereits im vorangehenden 1. Teil zum Thema "E-Mails und wie Sie dabei Zeit sparen" haben wir Ihnen Tipps gegeben, wie Sie bei Ihren E-Mails Ordnung schaffen können. Aber auch beim E-Mail schreiben selbst gibt es ein paar Tricks, die Sie schneller ans Ziel bringen.
Signatur einrichten

In den Einstellungen in Ihrem Postfach haben Sie die Möglichkeit, eine Signatur mit Grußformel, Ihrem Namen und weiteren wichtigen Kontaktdaten einzurichten. Sie wird dann automatisch zu jeder verfassten E-Mail hinzugefügt. So sparen Sie Zeit, vermeiden Tippfehler und erleichtern  durch die Angabe zusätzlicher Kontaktdaten wie z.B. der Handynummer die Kontaktaufnahme.

Eindeutigen Betreff wählen

Um beim Mailen Zeit zu sparen spielt auch die Beschleunigung der Antworten auf Ihre E-Mails eine wichtige Rolle. Natürlich können Sie niemanden zwingen, schnell zu antworten. Aber schon ein aussagekräftiger, vielleicht auch auffordernder Betreff einer E-Mail kann eine schnelle Reaktion bewirken: indem Sie sich präzise und höflich ausdrücken, vermitteln Sie dem Empfänger einen seriösen ersten Eindruck und zugleich die Absicht Ihres Schreibens.

Drängt die Zeit, hilft auch der Zusatz „Bitte um Antwort“. Im Zweifelsfall ist es auch wirksam, wenn Sie Ihre E-Mail mit der Priorität „Hoch“ versehen oder eine Lesebestätigung anfordern. Beides können Sie in der geöffneten E-Mail über die Fläche „Optionen“ festlegen.  

In der Kürze liegt ja bekanntlich die Würze: generell hilft es also, wenn Sie sich in Ihren E-Mails – vor allem den formellen bzw. geschäftlichen – kurz halten. Das erleichtert Ihrem Gegenüber, die Inhalte schneller zu erfassen und spart auch Ihre Zeit. In manchen Situationen werden Sie vielleicht nicht um einen ausführlichen Text herumkommen, versuchen Sie dennoch, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

E-Mails weiterleiten

Sie möchten Informationen, die Sie per E-Mail erhalten haben, an andere Kontakte weitergeben? Dazu müssen Sie nicht extra eine neue Mail aufsetzen. Leiten Sie die empfangene E-Mail doch einfach mit einem entsprechenden Kommentar weiter.

„CC“- und „BCC- Funktionen nutzen

Sie möchten eine E-Mail nur an eine Person adressieren, weitere Personen sollen aber ebenfalls Bescheid darüber wissen? In diesem Fall eignet sich die Carbon-Copy-Funktion: Tragen Sie über den Button „Von/CC/BCC“ im CC-Feld zusätzlich die Personen ein, die lediglich Kenntnis von dieser Mail erlangen sollen. Seien Sie sich aber bewusst, dass jeder Empfänger die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger sieht und sie bei Bedarf für eigene Zwecke nutzen kann.

Möchten Sie genau das vermeiden, bietet sich Blind Carbon Copy – also das Feld „BCC“ an: beim Empfänger werden dann keine anderen E-Mail-Adressen angezeigt.

E-Mails zeitnah bearbeiten

Damit kein lästiger E-Mail-Berg entsteht, lohnt es sich, E-Mails zügig zu bearbeiten. Wie das am besten geht, können Sie noch einmal unter „Sparen Sie Zeit bei Ihren E-Mails“ nachlesen.

Ihr Feedback hilft uns sehr weiter! Wenn Sie also diesen Tipp hilfreich fanden, freuen wir uns auf Ihre Rückmeldung weiter unten.

Themen

E-Mail Postfach
210 Personen finden diesen Artikel hilfreich.
Ähnliche Artikel

Verschwundene E-Mails wiederfinden

Na, wissen Sie, wo sich Ihre E-Mails gerade mal wieder rumtreiben? Wie man die Ausreißer kurzerhand wieder einfängt und auch künftig ganz einfach wiederfindet, zeigen wir Ihnen in unserem Tipp. So meistern Sie diese Situation in Zukunft ganz gelassen.

weiterlesen
1.131 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

So vermeiden Sie typische E-Mail-Patzer

Einen unfertigen Entwurf verschickt, die falsche Anrede verwendet oder den Anhang vergessen – beim Schreiben einer E-Mail können sich schnell Flüchtigkeitsfehler einschleichen und das kann oft sehr peinlich werden.  Wir stellen Ihnen die gängigsten E-Mail-Patzer vor und zeigen Ihnen, wie sie diese einfach vermeiden können. weiterlesen

Themen

E-Mail Postfach
536 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Ihr E-Mail-Passwort – besonders wichtig

Bestimmt denken Sie sich: In meinem E-Mail-Postfach befindet sich doch sowieso nichts Wichtiges bzw. Sensibles. Irrtum! Die Wichtigkeit der enthaltenen Informationen sollten Sie nicht unterschätzen. Denn einmal gehackt, kann das üble Konsequenzen für Sie haben… weiterlesen
2.865 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Weihnachten im Postfach

Der Countdown läuft – nur noch eine Woche und schon ist Weihnachten! Wie praktisch, dass Ihnen Ihr WEB.DE E-Mail-Postfach dabei helfen kann, ganz entspannt in die Feiertage zu starten. Sie fragen sich, wie das funktionieren soll? Wir zeigen Ihnen, welche Funktionen für ein besinnliches Fest sorgen: weiterlesen
74 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Wie werden E-Mails versendet?

Wo früher fast ausschließlich Papierdokumente versendet wurden, sind E-Mails mehr denn je zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel geworden. Doch wie funktioniert die elektronische Post eigentlich? weiterlesen
1.594 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Ihr Postfach – schon fit für den Urlaub?

Damit Sie nach dem Urlaub entspannt in ein geordnetes Postfach zurückkehren und nicht in einem Meer von ungeordneten E-Mails "stranden", zeigen wir Ihnen, welche Vorkehrungen Sie jetzt noch schnell treffen können: weiterlesen

Themen

E-Mail Postfach
107 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Externe Newsletter bequem verwalten

Newsletter mit möglichst wenig Aufwand verwalten? In Ihrem WEB.DE Postfach haben wir jetzt eine neue Funktion für Sie, die Ihnen genau dabei hilft. weiterlesen
465 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

E-Mails ans eigene Postfach

Dass man E-Mails nicht nur an andere, sondern auch an sich selbst verschicken kann, haben Sie bestimmt auch schon herausgefunden. Mitteilungen ans eigene Postfach zu senden ist alles andere als komisch – ganz im Gegenteil, es kann sogar sehr praktisch sein. Beispielsweise, um Dateien oder Links auch von einem anderen Gerät aus zu erreichen. In unserem Tipp möchten wir Ihnen einige Beispiele geben, wann sich E-Mails an sich selbst lohnen. weiterlesen
1.814 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Postfach individuell gestalten!

Nachdem Sie bereits mit den Einstellungsmöglichkeiten Ihrer E-Mails vertraut sind, dreht sich nun alles um die Einstellungen zu Ihren E-Mail-Ordnern und zu Ihrer Postfach-Startseite: Ob Speicherdauer, Ordner-Größe, Filterregeln oder Design, wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Ordner und Ihre Startseite problemlos Ihren Wünschen anpassen können! weiterlesen
102 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

WEB.DE Tipps 2018: Diese Themen wünschen Sie sich!

Bei unseren Tipp-Themen ganz auf Ihre Wünsche eingehen: Dieses Anliegen liegt uns sehr am Herzen. Deshalb wollten wir von Ihnen wissen, welche Themen Sie sich für künftige Artikel wünschen und haben dafür eine kurze Umfrage erstellt. Zahlreiche Leser haben teilgenommen und wir haben die Ergebnisse nun für Sie ausgewertet: weiterlesen
107 Personen finden diesen Artikel hilfreich.