So priorisieren Sie Ihre E-Mails

Wer im Alltag oder auch im Berufsleben viele E-Mails schreiben muss, weiß, dass da so einiges zusammenkommen kann. Ständig gehen neue Mitteilungen im Posteingang ein, die darauf warten, bearbeitet zu werden. Deshalb kommt es immer wieder vor, dass E-Mails lediglich überflogen oder sogar überhaupt nicht gelesen werden. Besonders bei wichtigen Angelegenheit wird dies natürlich schnell zum Ärgernis...
Gerade wenn es sich um dringliche Sachverhalte handelt, sollten diese gewissenhaft und so schnell wie möglich bearbeitet werden. Um zu vermeiden, dass wichtige Mitteilungen im Posteingang des Empfängers untergehen, zeigen wir Ihnen, wir Sie Ihre E-Mails priorisieren und so diesem Szenario entgehen können:

E-Mails priorisieren – so geht’s:

  1. Beim Verfassen einer Nachricht wählen Sie das Feld "Optionen" aus. Dieses befindet sich oben rechts in der Leiste und ist mit einem Briefumschlag und einem Pfeilsymbol versehen.
  2. Daraufhin öffnet sich ein Dropdown-Menü. An dieser Stelle können Sie Ihrer E-Mail eine Priorität vergeben. Hier haben Sie die Auswahl zwischen niedrig, mittel und hoch.
  3. Wenn Sie sich für die Priorität "hoch" entscheiden, wird dem Empfänger ein Ausrufezeichen neben dem Betreff der eingegangenen Nachricht angezeigt. Wählen Sie die niedrige Priorität, so wird ein Pfeil nach unten angezeigt.

Wann sollte welche Priorisierung gewählt werden?

Wenn es sich um ein wichtiges Thema handelt, welches vielleicht sogar zusätzlich einer zeitlichen Frist unterliegt, raten wir Ihnen, die Priorität "hoch" zu wählen. Dem Empfänger wird auf den ersten Blick klar, dass hier ein wichtiger Inhalt thematisiert wird und beschäftigt sich vermutlich schneller mit Ihrem Anliegen.

Die niedrige Priorität kann wiederum verwendet werden, falls eine E-Mail nur zu Informationszecken oder zur Kenntnisnahme von Informationen dient. In der Regel ist hier keine Antwort vom Empfänger nötig.

Aussagekräftiger Betreff

Auch der Betreff hat eine wichtige Funktion im E-Mail-Verkehr. Er hat denselben Effekt wie eine Überschrift. Ein ausdrucksvoller Betreff – beispielsweise eine Handlungsaufforderung – weckt das Interesse des Adressaten und verleitet diesen dazu, Ihre E-Mail schneller zu lesen. Der Betreff sollte nicht zu lang, aber trotzdem eindeutig sein. Und wenn Sie Ihre E-Mail dazu noch hoch priorisieren, kann eigentlich gar nichts mehr schief gehen!

Übrigens: Wenn Sie eine E-Mail mit einem prägnanten Betreff versehen, finden Sie diese später in Ihren gesendeten Nachrichten auch wieder problemlos – einfach in der Suche einen Begriff des Betreffs eingeben und schon sollte Ihnen die entsprechende E-Mail angezeigt werden. Ziemlich praktisch, oder nicht?

Falls wir Ihnen mit diesem Tipp weiterhelfen konnten, freuen wir uns über ein positives Feedback weiter unten

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