Wir klären, welche Office-Lösungen für welche Anwender geeignet sind.

In Zeiten der Cloud, Smartphones, Tablets und Notebooks verschiebt sich auch der klassische Arbeitsplatz. Aber betrifft das auch Büro-Software? Wir zeigen, ob Online- oder Offline-Office besser ist.

Früher war vielleicht nicht alles besser, aber simpler: Microsoft Office beispielsweise gab es als Installationsdatei auf einer CD oder DVD. Von dort aus wurde das Softwarepaket installiert - und fertig. Heute feuert die Konkurrenz hingegen aus allen Richtungen: sowie Sheets, Slides und Forms greifen beispielsweise an, weshalb Microsoft inzwischen auch Office Online im Programm hat. Abo-Modelle existieren aber ebenfalls, etwa in Form des sehr beliebten . Außerdem gibt es noch 6, also die klassische Variante von Office auf einem Datenträger.

Viele Nutzer verzweifeln schon an der Definition dieser Produkte. Office 365 beispielsweise ist im Prinzip Office 2016 - jedoch wird nicht einmal bezahlt, stattdessen fällt pro Jahr eine Nutzungsgebühr an. Dort gibt es allerdings unterschiedliche Versionen, sodass die Home-Variante von Office 365 beispielsweise sowohl für ein einzelnes Endgerät als auch für fünf Stück zu erwerben ist (für Familien etwa). Dies fördert Verwirrung beim Kunden. Unser Ratgeber soll Licht ins Dunkel bringen.

Wir beleuchten, welche Office-Variante was kann, wo die Vor- und Nachteile zur Konkurrenz liegen und ob die Online- oder die Offline-Variante besser für Sie geeignet ist.

Sehen wir uns kurz an, wie das "normale" Office im Offline-Modus funktioniert. Normalerweise installieren Sie etwa Office 2016, Libre Office oder ein vergleichbares Produkt. Diese Installation findet direkt auf der eigenen Festplatte statt, eventuell kommen auch angeschlossene Netzlaufwerke in Frage. Falls Sie Daten austauschen möchten, geben Sie sie über , oder ähnliche Dienste frei - in der Theorie. In der Realität sieht es so aus, dass viele Büros noch immer auf den Versand via E-Mail setzen. Das ist zwar einfach und altbekannt, oft aber unübersichtlich. Aber: Zurück zum Thema, denn über das Pro und Contra von E-Mails ließe sich ein komplett neuer Artikel verfassen.

Online-Lösungen setzen auf eine cloudbasierte Methode zur Verwaltung und Sicherung von Daten:

• Alle Dokumente liegen nicht auf dem eigenen Gerät, sondern online auf einem Server des Software-Entwicklers - also etwa Microsoft. Dateisicherungen finden permanent automatisch statt, Sie müssen also nicht jedes Mal alle Dokumente selbst speichern.

• Jede Person, die zugriffsberechtigt ist, arbeitet mit der derzeit aktuellsten Version eines Dokuments. Es kann also nicht zu Versionskonflikten kommen. Mehrere Benutzer können somit sehr einfach zusammen an einer Datei in Office 365 arbeiten. Eventuelle Änderungen, die ein Kollege gemacht hat, werden farbig unterlegt und sind somit sofort erkennbar.

• Die Freigabe an andere Personen ist simpel: Über eine E-Mail versenden Sie einen Link, der den Empfänger zur Arbeit am gewünschten Dokument authentifiziert. Mit einem einzigen Klick geht es dann schon los. Kommerzielle Lösungen bieten auch Chat-Funktionen, um sich bei der Arbeit abzusprechen.

Aber wie sieht es mit den Funktionen zwischen internetbasiertem Office und den Desktop-Varianten aus?

Erst einmal sind viele kostenlose Office-Programme sehr gut. Programme, beispielsweise von Google, umfassen so viele Funktionen, dass der Privatanwender mühelos zufriedengestellt sein sollte. Auch für Unternehmen ist häufig alles an Bord, was wirklich wichtig ist. Umfangreiche Magisterarbeiten mit Fußnoten und komplexem Inhaltsverzeichnis? Auch kein Problem.

Aber: Office 365 kostet nicht einfach zum Spaß Geld. Unter der Haube verstecken sich sehr viele Funktionen, die kostenlose Applikationen nicht bieten. Ob Sie diese brauchen, sei dahingestellt - vorhanden sind sie aber trotzdem. Als kleine Faustregel gilt: In den kostenlosen Versionen hängt Google das ebenfalls kostenfreie Office Online klar ab. Sobald jedoch Gebühren anfallen, hat Microsoft wieder den klaren Vorteil.

Generell gilt jedoch gleichermaßen, dass Online-Office immer einen großen Vorteil hat: Sie können es überall (Internetzugang vorausgesetzt) und auf jedem Gerät verwenden. Installieren müssen Sie nichts. Inzwischen haben große Entwickler wie Microsoft außerdem Apps herausgebracht (etwa für Android und iOS), die auch wesentlich mehr Spaß bei der Bedienung machen als die browserbasierten Versionen. Gerade Office profitiert deutlich, wenn Sie sich die entsprechenden Apps auf Ihrem Gerät installieren. So umgehen Sie auch eventuelle Synchronisierungsprobleme mit OneDrive, die immer mal auftauchen, wenn Sie nur das Browser-Office nutzen. Dieselben Vor- und Nachteile gelten übrigens auch für Google Docs oder andere Büro-Produkte von Google.

Im Prinzip stellt Microsoft vollwertige Versionen des aktuellsten Office bereit. Softwareseitig sind keinerlei Einschränkungen daran gebunden. Aber: Es gibt nur dann kostenloses Office, wenn Ihre Geräte eine bestimmte Bildschirmdiagonale nicht überschreiten. Die Bildschirmdiagonale darf maximal 10,1 Zoll betragen, damit Sie Anspruch auf kostenlose Office-Nutzung haben. Das iPad Pro fällt also ebenso raus wie die meisten produktiv einsetzbaren Android-Tablets und Microsofts eigene Surface-Produkte.

Eventuell wichtig ist auch die Tatsache, dass Ihre Daten in Cloud-Office-Lösungen natürlich auch in der Cloud gespeichert werden - also im Fall von Microsoft etwa bei OneDrive. Eventuell bereitet Ihnen diese Tatsache Kopfschmerzen. Der Konzern bietet zwar Abhilfe in Form von Office 365 Deutschland. Leider steht dieses Programm, das Daten grundsätzlich nur in Deutschland speichert, nur für Unternehmen zur Verfügung.

Auch die Konkurrenz hat es inzwischen in die Online-Welt geschafft - und zwar neben Google unter anderem in Form von und . Erstere Lösung gibt es als als Web-Version, die sich aber wieder einmal nur an Unternehmen richtet. Open Office funktioniert hingegen über , was ein vertrauenswürdiger Virtualisierungsdienst ist, auch für Privatnutzer online. Auch bei Open Office ist also der große Vorteil, die standortunabhängige Nutzung, problemlos nutzbar.

Sehen wir uns noch einmal Office Online, Office 365 und Office 2016 an. Diese Applikationen von Microsoft haben wir in den Vergleich aufgenommen, weil sie weltweit mit Abstand am häufigsten genutzt werden. Fangen wir also mit der simpelsten Lösung an:

• Office Online

Hier gibt es Word, PowerPoint, Excel, Kalender und Mail. "Schwergewichte" à la Access sind somit nicht als Online-Variante verfügbar. Die Programme sind funktional alle klar abgespeckt. Sehr gut funktioniert hingegen die Freigabe, und auch das Chatten über Skype ist direkt in die Web-Oberfläche integriert. Die ganz großen Funktionen dürfen Sie nicht erwarten, aber eventuell brauchen Sie die auch nicht. Für den durchschnittlichen Privatanwender reicht es jedenfalls problemlos aus.

• Office 2016

Hierbei handelt es sich praktisch um das Gegenstück zur Online-Version. Office 2016 gibt es einmal als Home & Student-Lösung. Darin sind alle schon genannten Produkte integriert, Outlook fehlt allerdings. Wer auf das Programm nicht verzichten kann, kauft sich hingegen die Variante Home & Business, die allerdings schon deutlich teurer ist (UVP: 149 Euro gegen 279 Euro). Im Internet finden Sie beide Versionen aber wesentlich günstiger. Der große Vorteil an den Kaufversionen ist, dass Sie nur einmal bezahlen müssen und die Software dann praktisch unendlich lang zur Verfügung steht. Sobald es allerdings ein hypothetisches Office 2019 gibt, würde auch die Entwicklung an der 2016er-Version eingestellt.

• Office 365

Die Nonplusultra-Version von Office beinhaltet immer die neueste Version von Office. Käme also ein neues Office 2019 heraus, würden Sie diese Version als Kunde von Office 365 sofort bekommen. Für diesen Luxus fallen monatliche oder jährliche Mietgebühren an. Microsoft unterteilt die Software für Privatanwender in zwei Lösungen:

1. Office 365 Personal für einzelne Benutzer. Hier darf Max Mustermann über sein Konto alle Office-Programme auf drei Geräten nutzen (also etwa Notebook, Smartphone und Tablet).

2. Office 365 Home für bis zu fünf Benutzer à drei Geräte, also 15 Geräte. Davon abgesehen deckt sich der Funktionsumfang mit Office 365 Personal.

Man kommt schnell zu dem Schluss, dass die Kaufversion beispielsweise bei einer Nutzung über fünf Jahre günstiger ist. 279 Euro würden Sie für Office 2016 Home & Business ausgeben, im selben Zeitraum kämen Sie auf 495 Euro für Office 365 Home (nach UVP-Preisen). Allerdings gibt es einige wichtige Dinge zu beachten. Erstens gibt Microsoft für jeden Office 365-Kunden Speicherplatz in Höhe von 1 TB bei OneDrive frei. Dieses Angebot gilt pro Nutzer, bei fünf Anwendern in Office 365 Home bekommen Sie also 5 TB Kapazität.

Zweitens reduziert sich der Preis durch die Verteilung an andere Anwender. Es spricht nichts dagegen, überschüssige Lizenzen beispielsweise an Freunde und Verwandte weiterzugeben. Jeder würde dann für nur noch 20 Euro im Jahr das komplette Office 365 bekommen - plus 1 TB Cloud-Speicher. Kleiner Vergleich: 1 TB Kapazität bei Dropbox etwa kostet pro Jahr 99 Euro ohne Office-Applikationen.

Lassen Sie sich von den vermeintlich hohen Kosten für Office 365 Home also nicht blenden. Bei Online-Händlern gibt es immer wieder Angebote, die Office 365 für etwa 60 Euro anbieten, womit die Kosten noch einmal deutlich fallen.

Zum Abschluss zeigen wir Ihnen noch einmal zwei Tipps, die sich auf Inhalte in diesem Artikel beziehen:

• Tipp 1: bequemes und kostenloses Arbeiten auf dem Smartphone

Wir haben bereits erwähnt, dass Sie Office auf kleinen Geräten wie Smartphones kostenlos nutzen können. Nur wenige würden sich jedoch die Mühe machen, auf einem winzigen Display mit virtueller Tastatur ernsthaft zu arbeiten. Die Lösung für dieses Dilemma sind Docking-Stationen und Bluetooth-Peripherie.

Kaufen Sie sich zuerst eine Bluetooth-Tastatur wie etwa das Cordless Mediaboard Pro von Logitech für wenig Geld. Theoretisch können Sie Mäuse und Tastaturen auch via USB-Dongle und OTG koppeln, aber diese Technik wird nicht von jedem Smartphone unterstützt. Die App "USB Host Diagnostics" verrät, ob Ihr Gerät das kann.

Jetzt müssen wir noch das Bild des Smartphones auf einen größeren Monitor übertragen. Dafür eignen sich Produkte wie Googles Chromecast, womit Sie Bildschirminhalte auf jedes beliebige Gerät mit HDMI-Port übertragen. Abhängig von Ihrem Gerät können Sie auch über MHL eine Verbindung zum Monitor oder Fernseher aufbauen. Ob MHL bei Ihnen funktioniert, verrät Ihnen die App " ".

Sind Sie fertig, können Sie ein vollwertiges Office an einem großen Monitor kostenlos nutzen. Beachten Sie allerdings, dass die Leistung eines Smartphones nicht annähernd mit Notebooks mithalten kann. Die Bearbeitung großer Dokumente könnte also schwierig werden.

• Tipp 2: Google Docs im Offline-Modus

Trotz der Online-Natur von Google Docs können Sie das Programm auch offline nutzen. Bei Wiedereinwahl ins Internet werden dann alle Dokumente automatisch synchronisiert.

Damit das klappt, installieren Sie zuerst Chrome. Jetzt gehen Sie in Ihr Google-Konto auf google.de und rufen die Settings für auf. Aktivieren Sie dort die Offline-Funktion. Anders geht es auch direkt in Google Docs: Nach einem Klick oben links auf das Menüsymbol gehen Sie nach "Einstellungen" und "Offline". Beachten Sie, dass Sie die Dateien, die Sie später offline bearbeiten möchten, einmal mit aktiver Internetverbindung öffnen müssen. Andernfalls würden die Daten nicht im Speicher sein.

Noch einfacher geht es nur, wenn Sie nicht Windows verwenden: Unter ChromeOS (in Deutschland nicht sehr verbreitet) steht die Offline-Funktion automatisch zur Verfügung. Nutzen Sie Windows 10, sollten Sie aber unseren Tipps folgen.

Am kostengünstigsten fahren Sie mit den Online-Varianten, die allerdings in ihren Funktionen hinterherhinken und nicht immer verfügbar sind (Stichwort: Internetverbindung). Wirklich preiswert sind Sie dabei, wenn Sie sich Office 2016 kaufen. Dann gibt es aber keinen Cloud-Speicher und auf die jeweils aktuellste Office-Lösung müssen Sie auch verzichten. Sehr kosteneffizient, falls Sie alle fünf Anwender ausnutzen, ist Office 365 Home. 13 bis 15 Euro pro Lizenz geben Sie damit für alle Office-Produkte plus 1 TB Kapazität bei OneDrive aus. Nur die Entscheidung müssen Sie jetzt noch selbst treffen.© IDG