Arbeit, Haushalt und Freizeit: Jeden Tag müssen wir unzählige kleine und größere Aufgaben bewältigen. Aber wann macht man was am besten, und wie schafft man das mit möglichst wenig Stress? Der Zeitmanagement-Experte Dr. Martin Krengel gibt fünf einfache Tipps, wie Sie Ihre Zeit besser in den Griff bekommen.

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Meetings mit den Kollegen, Telefonanrufe mit Kunden, dazwischen Konzepte und E-Mails, die geschrieben werden müssen: Im Job müssen jeden Tag zahlreiche Aufgaben erledigt werden – und nicht nur dort.

Der Stress geht im Privatleben weiter. Waschen, putzen, einkaufen stehen an, und dann ist da ja noch die Freizeit. Der alte Freund will sich treffen, die Kinder müssen zum Musikunterricht gefahren werden, am Mittwoch ist Yoga, am Freitag Fußball, und etwas Zeit für den Partner wäre auch schön.

Nur wie sollen wir das alles unter einen Hut bekommen? Wie teilen wir unsere Zeit so ein, dass wir entspannt bleiben und uns nicht ständig unter Strom fühlen?

Dr. Martin Krengel weiß, wie das geht. Der Autor des Zeitmanagement-Ratgebers "Golden Rules" gibt fünf einfache Tipps, mit denen Aufgaben in Beruf, Alltag und Freizeit leichter zu schaffen sind.

1. Erledigen Sie die unangenehmste Aufgabe zuerst

Den Kühlschrank abtauen, mit der Seminararbeit anfangen oder ein langweiliges Konzept schreiben: Solche Tätigkeiten machen wenig Spaß, wir schieben sie deshalb gerne vor uns her. Besser ist es, anders vorzugehen.

Dr. Martin Krengel erklärt: "Die unangenehmste und schwierigste Aufgabe sollte immer am Anfang stehen. Die ersten Stunden des Tages sind diejenigen, in denen wir am besten ganzheitlich denken können, denn wir sind ausgeschlafen." Kopf und Körper sind ausgeruht und frisch.

"Das heißt, wir können idealerweise Konzepte oder Kalkulationen machen, über Neues nachdenken und Aufgaben erledigen, für die wir viel Energie brauchen", so der Experte.

Beginnt man stattdessen mit einer einfacheren Arbeit, verheddert man sich womöglich in der Zeit – und sucht Ausreden, damit sie länger dauert und die unangenehme Aufgabe erstmal nicht angegangen werden muss.

Der Tipp des Experten: "Schreiben Sie sich abends einen Zettel, auf dem nur diese eine wichtige Tätigkeit steht. Dann wissen Sie am Morgen: Das muss ich zuerst schaffen, vorher rühre ich nichts anderes an."

2. Strukturieren Sie Ihren Tag in Blöcken

Wenn Sie Ihrem Tag eine Struktur verleihen, sind Sie weniger gestresst. Das ist hilfreich, weil laut Krengel bestimmte Aufgaben zu gewissen Tageszeiten passen.

Teilen Sie Ihren Tag deshalb in verschiedene Blöcke ein. Diese können je nach Aufgabe zwischen 60 und 90 Minuten dauern. In der Zeit konzentrieren Sie sich auf eine Tätigkeit.

Schirmen Sie sich soweit wie möglich ab, schalten Sie Handy und Internet aus. Sie wissen dann: Ich habe jetzt anderthalb Stunden Zeit, um die Aufgabe oder einen Zwischenschritt zu schaffen.

"Damit haben Sie ein konkretes Ziel und den Fokus auf nur einer Sache", sagt Krengel. Der erste Block gehört wie erwähnt der schwierigsten Tätigkeit.

Im zweiten Block überarbeiten Sie die Ergebnisse des ersten Teils, oder beantworten E-Mails, rufen Kunden an und treffen Kollegen. Dann folgt die Mittagspause mit einem anschließenden Block, der leichtere Tätigkeiten enthält.

Im nächsten Block steht wieder eine denkintensive Aufgabe an. Am Abend, im letzten Block, versuchen Sie, mehrere kleinere Aufgaben abzuschließen. "Dann nerven diese am nächsten Tag nicht mehr. Sie machen nervös, weil man das Gefühl hat, dass noch viel unerledigt ist", sagt Krengel.

Auch bei der Hausarbeit könne man in Blöcken denken, so der Autor. "Sie stellen die Waschmaschine an und putzen in der Zeit die Küche. In der Pause setzen Sie sich hin und erledigen einen Anruf.

Im zweiten Block reinigen Sie das Wohnzimmer. Auch hier sollten Sie Erholung und Arbeit kombinieren und Abwechslung hineinbringen."

3. Legen Sie Pausen ein und orientieren Sie sich am Biorhythmus

Nach dem Mittagessen ein wichtiges Konzept schreiben oder das komplizierte Regal zusammenbauen? Das ist keine gute Idee.

Erledigen Sie schwere Aufgaben dann, wenn Sie am meisten Energie haben. Danach braucht der Körper aber eine Pause mit etwas Auflockerung. "Hilfreich ist die Abwechslung zwischen fokussiertem Arbeiten, etwas offeneren Tätigkeiten und Pausen", erklärt Krengel.

Dabei orientieren Sie sich am besten am eigenen Biorhythmus. Der gibt vor, dass wir morgens meist frischer sind und nach der Mittagspause müder. Dann empfiehlt es sich, einfachere Tätigkeiten zu erledigen, so wie Dinge sortieren, weitere Anrufe tätigen, vielleicht auch draußen von einer Bank aus.

"Man kann es ruhig etwas ruhiger und gelassener angehen", meint Krengel. Es bringe nichts, dagegen anzuarbeiten, dass der Körper mit der Verdauung beschäftigt ist.

4. Machen Sie sich einen Plan für die Woche und das Wochenende

Die neue Woche liegt vor Ihnen und Sie wissen vor lauter Terminen schon jetzt nicht, wo Ihnen der Kopf steht? Machen Sie einen Wochen- und einen Wochenendplan, um entspannter zu werden.

Nach Angaben von Krengel ist das eines der beliebtesten Tools aus seinem Buch Golden Rules. "Setzen Sie sich einmal in der Woche hin und überlegen, welche fixen Termine anstehen, sowohl in der Arbeit als auch privat. Tragen Sie diese in den Wochenplaner ein." So behalten Sie den Überblick und können realistischer planen.

Sie sehen dann, dass Sie am Freitag wenig Zeit für Hausarbeit haben, weil sie nach einem Arbeitstag voller Meetings gleich zum Sport müssen. "Sie können mit dem Planer auch Zeiten für sich selbst eintragen und Zeiten für den Partner und die Kinder blocken. Lassen Sie auch mal einen Abend komplett frei und schreiben das auch so auf."

5. Lagern Sie unnötige Arbeiten aus – oder lassen sie ganz sein

Fußböden putzen, im Supermarkt Getränkekisten kaufen oder ins Kaufhaus gehen, um Kissenbezüge zu kaufen: Müssen wir diese Arbeiten wirklich selbst erledigen?

Martin Krengel meint: "Wir Deutschen sind ja generell sehr perfektionistisch. Oft beschäftigen wir uns mit unnötigen Dingen, um nicht die Energie aufzubringen, einfach mal spazieren zu gehen oder um sich vor der Arbeit zu drücken."

Er rät dazu, manche Tätigkeiten auszulagern – und zum Beispiel einen Reinigungsservice in Anspruch zu nehmen, die Getränkekisten liefern zu lassen und die Kissenbezüge im Internet zu bestellen. Die eingesparte Zeit kann man dann sinnvoller nutzen – zum Beispiel für Hobbys.

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