Lesen Sie Abwesenheitsnotizen? Höchstwahrscheinlich ja, wenn Sie dringend etwas von der adressierten Person benötigen. Deshalb ist es wichtig, dass Abwesenheitsnotizen gut geschrieben sind. Wie die perfekte Notiz aufgebaut sein sollte und wann saloppe Formulierungen erlaubt, wann eher peinlich sind.
Es ist oft die letzte Tat am Arbeitsplatz, bevor Berufstätige sich in den Urlaub verabschieden: die Abwesenheitsnotiz einstellen. Viele tüfteln dann wieder an der korrekten Formulierung. Was ist zu beachten?
Die Etikette- und Kommunikationstrainerin Kristin Koschani-Bongers ruft in Erinnerung, dass die Notiz nur ein kurzer Text sein soll, der aber das Wichtigste vermitteln muss:
- in welchem Zeitraum Sie nicht erreichbar sind
- wann Ihre Kontakte wieder mit einer Antwort von Ihnen rechnen können
- wahlweise der Grund für die Abwesenheit
- gegebenenfalls eine persönliche Note
- eventuell ein Verweis auf eine andere E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
Wichtigste Info in die zweite Zeile
Wichtig für den Leser ist dabei, dass die Notiz sinnvoll aufgebaut ist. Auch gelte es, positiv zu formulieren - also beispielsweise, zu welchem Zeitpunkt man wieder erreichbar sein wird.
- Für den Betreff reicht schlicht "Abwesenheitsnotiz" (englisch: "Out of Office Message").
- Den Text sollte man mit dem Tagesgruß, eventuell einer Anrede und dem Dank beginnen ("Guten Tag und vielen/herzlichen Dank für Ihre Nachricht").
- "In die zweite Zeile schreiben Sie gleich die wichtigste Information: Ab wann Sie wieder erreichbar sind sowie wahlweise den Grund für Ihre Abwesenheit", erklärt Koschani-Bongers weiter. Die Information, wann man wieder erreichbar ist, mache dabei immer einen besseren Eindruck als die Angabe der Abwesenheitszeit ("Ich bin derzeit im Urlaub. Gerne können Sie mich ab Montag, TT/MM/JJ, hh:mm Uhr wieder erreichen").
Ansprechpartner für dringende Fälle
Ebenfalls wichtig: Man sollte dem Empfänger mitteilen, wenn E-Mails nicht automatisch weitergeleitet werden oder von Kolleginnen eingesehen werden können:
- "Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre Mail nicht weitergeleitet werden kann."
"Wenn Sie durch einen Kollegen vertreten werden, weisen Sie Ihren Kontakt auf dessen E-Mail-Adresse und gegebenenfalls die Telefonnummer hin", so die Expertin weiter. Die Bitte, diese Option nur in dringenden Fällen zu nutzen, könne dabei helfen, kleinere Anliegen herauszufiltern:
- "Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte gerne an Kollege: kollege@beispiel.de"
Wer mag, fügt eine Schlussformel an;
- "Mit den besten Grüßen,
Maximilian Mustermann"
Nicht vergessen sollte man die eigene Signatur.
"Ich bin dann mal weg" - ist das in Ordnung?
Eine Abwesenheitsnotiz muss Koschani-Bongers zufolge nicht zwingend formell sein. In vielen Feldern könne sie je nach Kontext und persönlicher Beziehung auch lockerer und herzlicher ausfallen. Entscheidend ist, dass der Ton zur Unternehmenskultur passt. Wenn nur Kolleginnen und Kollegen die Nachricht lesen, könne man durchaus salopper formulieren:
- "Ich bin dann mal weg und ab dem TT/MM/JJ wieder für euch da - mit frischer Energie und Tatendrang!"
"Denken Sie aber auch immer daran, dass Ihre Vorgesetzten diese ebenfalls zu Gesicht bekommen können", mahnt Koschani-Bongers. Formulierungen wie "Wendet euch in dringenden Fällen bitte an meine Topfpflanze!" sollten Beschäftigte besser noch mal überdenken. (af/dpa)
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