- Rechnungen schreiben, ist für Unternehmensgründer und Freelancer in der Startphase eine Herausforderung.
- Die wenigsten Anfänger schaffen es auf Anhieb, eine korrekte Rechnung abzuliefern.
- Damit alle Daten ihren Platz finden, gibt es hilfreiche Software, die einiges an Arbeit abnimmt.
Woraus es beim Schreiben einer Rechnung ankommt
Unternehmer und Freelancer kennen die Herausforderung: nachdem die Leistung geliefert wurde, steht die Rechnungsstellung an. In der digitalen Zeit nimmt der Anteil an elektronischen Rechnungen zu. 43 % der Unternehmen greifen auf das E-Formular zurück und versenden so Rechnungen an ihre Kunden.
Der Vorteil: Rohstoffe, wie Papier, werden nicht verschwendet, Porto und Beschaffungskosten für Umschläge entfallen. Die Betriebsausgaben sinken.
Doch auch bei den elektrischen Unterlagen ist es wichtig, dass die Form stimmt und alle Informationen vorhanden sind, die eine Rechnung beinhalten muss. Dazu zählen:
- vollständiger Name und Anschrift des Kunden
- vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Rechnungsnummer
- Datum der Rechnungsstellung
- Datum der Zahlfrist
- übersichtliche Aufschlüsselung der geleisteten Arbeit inklusive der Preise
- Umsatzsteuer-ID des Unternehmers oder Steuer-ID des Freelancers
- Bankverbindung des Rechnungsstellers zur Bezahlung
- Leistungszeitraum
Sofern vorhanden, können weitere Informationen in der Rechnung untergebracht werden:
- das eigene Logo
- Grußformel oder einleitender Satz zur Rechnungsaufstellung
- Dankesformel am Ende der Rechnung
Wie und wo wird die Rechnung erstellt?
Es gibt zwei Wege, Rechnungen zu schreiben. Anwendern bleibt die Wahl zwischen einem klassischen Tabellen- oder Dateiformat, das mit einer Vorlage bestückt wird. Dadurch erleichtert sich das Ausfüllen der Rechnung. Im Anschluss sollte die Ausgabe des fertigen Formulars als PDF erfolgen, um eine nachträgliche Manipulation zu vermeiden. Zudem erfordert die Nutzung der einfachen Office Programme einige Formatierungskenntnisse, um aus den Rechnungen ein ansehnliches Formular zu erstellen.
Wer es sich leichter machen möchte, greift auf Tools für Selbstständige, wie eine Rechnungssoftware zurück.
Anbieter, wie easybill, beschränken sich bei ihren Programmen nicht nur auf das Erstellen von Rechnungen, sondern bieten ein Komplettpaket. Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und die einfache Ablage in der Cloud, um alle Belege stets zur Hand zu haben. Darüber hinaus lässt sich easybill mit Steuersoftware, wie Lexware oder DATEV, verbinden, um die Buchungen direkt zu übernehmen. Kunden haben dabei die Wahl aus drei Paketen. Dem Einsteiger für alle Businessanfänger, über Plus bis hin zu Premium, der sogar den Import von Kontaktdaten und ein automatisiertes Mahnwesen ermöglicht. Auf diese Weise ist für alle Bedürfnisse etwas dabei, schon ab 12 Euro monatlich
Wer eine spezielle Software verwendet, kann seine Rechnungsinformationen in einer Datenbank speichern. Das bedeutet, Rechnungsinformationen sind immer griffbereit und jederzeit abrufbar. Automatisches Versenden an den Kunden sowie die Bereitstellung einer automatischen Zahlungserinnerung beschreiben nur einige Vorzüge, die der Kunde nutzen kann.
Aufgepasst, keine Rechnungsabgabe ohne Kontrolle
Hier machen sich die Vorteile einer Rechnungssoftware bemerkbar. Wer einmal die Kundendaten und die Angaben zu seinem Unternehmen richtig hinterlegt hat, der muss deren Richtigkeit nicht bei jeder Rechnungsstellung überprüfen.
Die abschließende Kontrolle ist aber immer unumgänglich. Besonders bei Rechnungen, die automatisch über eine Zeitaufzeichnung oder andere Softwareverknüpfungen erstellt werden. Auch Technik ist nicht vor Fehler gefeit.
Absolutes No-Go für alle Rechnungen: Abkürzungen. Besonders in der Grußformel oder etwaigen Informationen an den Kunden, hinterlassen Abkürzungen einen schlechten Eindruck. Immerhin muss die Rechnung in allen Punkten und unmissverständlich nachvollziehbar sein.
Tipps & Tricks, um Rechnungen effektiv und übersichtlich zu schreiben
1. Professionelle Software: Mit einer guten Software für das Rechnungswesen können Anwender ihre Rechnungen einfach erstellen und verwalten. Einige Anbieter ermöglichen unter anderem die Verbindung mit einem Bankkonto, damit eingehende Zahlungen direkt registriert werden.
Gerade Banken, wie die N26, als reine Onlinebank, lassen sich einfach mit den Programmen verbinden. Die N26 bietet ihren Kunden unterschiedliche Kontenmodelle, die in der Regel keine Grundgebühren erfordern. Gegen die Zubuchung gewisser Premiumpakete erhöht sich nicht nur die Nutzbarkeit des Kontos und der Vorgänge, sondern auch Versicherungen werden angeschlossen. Grundsätzlich entstehen für Bargeldabhebungen innerhalb der EU bei der N26 keine Kosten bei fünf Abhebungen im Quartal. Danach wird eine Pauschale je Vorgang erhoben. Die Steuerung des Kontos erfolgt ausschließlich über eine App, die gleichzeitig mit dem Live-Kundenchat verbunden ist.
2. Rechnung übersichtlich gestalten: Klare Schriftarten und die direkte Abgrenzung der einzelnen Posten voneinander, gestalten eine übersichtliche Rechnung. Das ist nicht nur wichtig für den Kunden, sondern auch für die Verpflichtung des Rechnungsstellers am Ende des Jahres: die Steuererklärung. Viele Rechnungssysteme können direkt angebunden werden, um die Angaben aus den Belegen in die notwendigen Erklärungen zu überführen. Besonders bei Freelancern lohnt sich die Verwendung einer Steuersoftware.
Smartsteuer ermöglicht die Abgabe der Steuererklärung mit wenigen Klicks. Dabei führt das Programm direkt online durch die Ausführung und hat nützliche Tipps parat, um die Summen in die richtige Spalte einzutragen. Erst mit der Übertragung der ausgefüllten Erklärung an das zuständige Finanzamt werden 34,99 Euro fällig. Kunden, die bereits über ein Konto der ING verfügen, profitieren weiterhin von einem Rabatt und entrichten nur 24,99 Euro.
Eine weitere Software ist Steuertipps.de. Steuertipps bietet die praktische Software zum Herunterladen. Interessierte wählen aus einem Programm aus, das auf ihre Lebensbedürfnisse angepasst ist. Ob Selbstständige, Lehrer oder Rentner: jeder wird hier fündig. Direkt in der Software befinden sich dann angepasste Ratgeber und Tipps, die bei der Abgabe der Steuererklärung hilfreich sind. Alle Anwender können zwischen einer Windows oder Mac-Version für ein bestimmtes Steuerjahr wählen. Allerdings gilt zu beachten, dass die Preise zwischen Windows- und Mac-Anwendung unterschiedliche ausfallen.
3. Bezahlmöglichkeiten: Kunden haben gern mehrere Optionen, um eine Rechnung zu begleichen. Neben der klassischen Überweisung stehen auch Online-Zahldienste auf der Liste. Wer nun eine Rechnungssoftware nutzt, kann diese Möglichkeiten ganz leicht hinterlegen. Auch QR-Codes erlauben es dem Rechnungsempfänger, den Code per Smartphone oder Tablet zu scannen und sofort alle relevanten Informationen, wie zum Beispiel die Zahlungsdetails, zu erhalten. Dies ist besonders praktisch, wenn die Rechnung per E-Mail versendet wird.
4. Rechnung per E-Mail: Durch den Versand per E-Mail werden Zeit und Papierkosten gespart. Wichtig ist Angabe der korrekten Mailadresse und dass der Anhang die richtigen Dateiendung (.pdf,.jpg,.png) hat, damit er geöffnet werden kann.
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