Immer mehr Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeitern, im Home-Office zu arbeiten. Aber was bedeutet das für Arbeitnehmer? Dürfen sie sich ihre Arbeitszeit selbst einteilen und müssen sie immer erreichbar sein? Wir haben mit einer Expertin die wichtigsten Fragen geklärt.
Viele Arbeitnehmer finden es praktisch, wenn sie an einigen Tagen von zu Hause arbeiten können: Sie sparen sich das Pendeln, können neben der Arbeit noch Wäsche waschen und sie sitzen am heimischen Schreibtisch statt im lauten Großraumbüro.
Mittlerweile bietet sogar jeder zehnte Job die Möglichkeit, daheim zu arbeiten statt im Büro in der Firma – vor allem im Vertrieb, in der IT und in der Unternehmensberatung. Das ist das Ergebnis einer Studie des Portals Stepstone.
Aber was müssen Mitarbeiter beachten, wenn sie im Home-Office tätig sind? Welche Pflichten gelten für sie und was sollten sie keinesfalls tun? Unsere Redaktion klärte mit Claudia Knuth, Fachanwältin für Arbeitsrecht, die wichtigsten Fragen.
Besteht ein grundsätzlicher Anspruch auf Home-Office?
Ein Anspruch des Arbeitnehmers auf einen Home-Office-Arbeitsplatz besteht in Deutschland bisher nicht, anders als zum Beispiel in den Niederlanden. Sofern ein Arbeitnehmer zu Hause arbeiten möchte, sollte er dies zwingend vorher mit seinem Arbeitgeber besprechen. Die Entscheidung, ob die (teilweise) Arbeit im Home-Office ermöglicht wird oder nicht, obliegt allein diesem.
Darf ich mir als Arbeitnehmer meine Arbeitszeit frei einteilen und sollte ich meine Stunden erfassen?
Die Arbeitszeit ändert sich zu Hause grundsätzlich nicht. Bei der Gewährung von Home-Office ist nur der Ort, an dem die Arbeitsleistung geschuldet wird, ein anderer. Der Arbeitnehmer hat sich insofern weiter an die vertraglich festgelegte Arbeitszeit zu halten. Das gilt sowohl hinsichtlich der Dauer als auch der Lage der Arbeitszeit.
Da die Arbeitszeit für den Arbeitgeber jedoch nur schwer kontrollierbar ist, wird in der Regel eine (beschränkte) Vertrauensarbeitszeit vereinbart. Sie ermöglicht dem Arbeitnehmer die freie Zeiteinteilung im Home-Office. Eine Aufzeichnung der Arbeitszeit im Sinne der Dauer der Tätigkeit sollte in jedem Fall erfolgen.
Muss ich durchgehend für meine Kollegen erreichbar sein?
Die Erreichbarkeit sollte während der Arbeitszeit ebenso sichergestellt werden wie während der Bürozeiten. Abseits der vereinbarten Arbeitszeit ist das nicht erforderlich. Der Arbeitnehmer sollte darauf achten, dass er die gesetzliche Ruhezeit von elf Stunden nicht durch das Lesen oder Beantworten von E-Mails oder dienstliche Telefonate unterbricht.
Welche Pausenzeiten gelten?
Auch im Home-Office gilt das Arbeitszeitgesetz. Daher sind – auch wenn Vertrauensarbeitszeit vereinbart wurde – die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhepausen von einer halben Stunde bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden zu beachten. Dasselbe gilt für die gesetzliche Höchstarbeitszeit von acht bzw. zehn Stunden sowie das Sonn- und Feiertagsarbeitsverbot.
Wie wichtig ist der Datenschutz?
Der Datenschutz ist im Home-Office von großer Bedeutung. Anders als im Betrieb sind sensible Daten zu Hause für Dritte leichter einsehbar, zum Beispiel für Familie, Verwandte, Freunde etc. Daher sollten Arbeitnehmer sicherstellen, dass Passwörter unzugänglich verwahrt und nicht weitergegeben werden.
Zudem müssen Sie sicherstellen, dass außer Ihnen niemand Zugriff auf die auf dem Computer oder Mobiltelefon befindlichen betrieblichen Daten hat, auch keine Familienangehörigen. In der Regel wird sich der Arbeitgeber über eine Vereinbarung absichern, dass der Arbeitnehmer die datenschutzrechtlichen Bestimmungen auch einhält. Verstößt dieser dagegen, so kann dies mit einer Abmahnung oder gar einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses einhergehen.
Muss mir der Arbeitgeber die Büroausstattung stellen?
Es kommt darauf an, was zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich vereinbart wurde. Hier sind diverse Konstellationen denkbar: Der Arbeitnehmer kann mit allem Notwendigen ausgestattet werden oder seine eigenen Endgeräte nutzen ("Bring Your Own Devices"). Es sind auch Mischkonstellationen möglich. Sofern keine vertragliche Grundlage besteht, sind die Kosten der Ausstattung grundsätzlich vom Arbeitgeber zu tragen.
Wie ist es mit Telefonkosten?
Für Telefonkosten kann der Arbeitnehmer Aufwendungsersatz verlangen. Es sei denn, er erhält für derartige Kosten eine angemessene Aufwandspauschale.
Kann ich das Home-Office von der Steuer absetzen?
Aufwendungen für den Home-Office-Arbeitsplatz dürfen Arbeitnehmer nur dann in voller Höhe steuerlich geltend machen, wenn die Arbeit dort den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung bildet. Wird der Arbeitnehmer nur an ein oder zwei Tagen pro Woche im Home-Office tätig, ist der Arbeitsplatz grundsätzlich nicht abzugsfähig.
Sofern an diesen Tagen jedoch kein anderer Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung steht, sind Aufwendungen bis zu 1.250 Euro pro Jahr abziehbar – zum Beispiel, weil er von anderen Mitarbeitern genutzt wird. Die angefallenen Kosten werden jedoch nur in ihrer tatsächlichen Höhe berücksichtigt.
Bin ich bei einem Unfall versichert?
Die gesetzliche Unfallversicherung greift grundsätzlich auch im Home-Office. Versichert ist der Mitarbeiter für die Dauer seiner genehmigten Tätigkeit, unabhängig davon, an welchem Ort er seiner Arbeit nachgeht.
Der Unfallschutz besteht jedoch nicht, wenn der Arbeitnehmer die Arbeit für private Angelegenheiten unterbricht. Nicht versichert ist daher bereits der Weg zur Toilette, ins Wohnzimmer oder zur Küche.
Was sind die No-Gos, die ich als Arbeitnehmer keinesfalls tun darf?
Für Arbeitnehmer besteht die Gefahr, dass Arbeitszeit und Freizeit nicht voneinander abgrenzbar sind und die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes mitunter nicht eingehalten werden, also Ruhepausen und –zeiten, Höchstsarbeitszeit, Sonn- und Feiertagsarbeitsverbot. Zudem ist als Arbeitnehmer stets darauf zu achten, dass Dritte keinen Zugriff auf die betrieblichen Daten, insbesondere auf Computer oder Mobiltelefon haben.
Betriebliche Dokumente sollten keinesfalls für jedermann sichtbar auf dem Schreibtisch abgelegt, sondern – bestenfalls verschlossen – in einem Aktenschrank aufbewahrt werden. Im Hinblick auf arbeitsschutzrechtliche Bestimmungen sollten Arbeitnehmer über geeignete Räumlichkeiten verfügen, in denen die Errichtung eines Home-Office-Arbeitsplatzes möglich ist. Sofern Bedenken bestehen, sind diese dem Arbeitgeber mitzuteilen.
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