Professionelle E-Mails – So geht‘s

1. Nutzen Sie eine professionelle E-Mail-Adresse

Nutzen Sie für professionelle Angelegenheiten immer bevorzugt eine ebenso professionelle E-Mail-Adresse. So sorgen Sie nicht nur für einen positiven ersten Eindruck, sondern kommunizieren auch, dass sich hinter Ihrer E-Mail eine echte Person mit einem Anliegen und nicht etwa Werbung oder gar Spam versteckt.

2. Nutzen Sie die Betreffzeile sinnvoll

Neben der Adresse ist die Betreffzeile ebenso wichtig für den ersten Eindruck. Mit dieser vermitteln Sie dem Empfänger Ihr Anliegen, was es Ihrem Gegenüber einfacher macht, die E-Mail zu sortieren, einzustufen, zu priorisieren. Fassen Sie also Ihr Anliegen am besten so knapp, aber so vollständig wie möglich im Betreff zusammen:
„Offene Rechnung!!!“ ist beispielsweise nicht so vollständig zusammengefasst wie „Offene Rechnung vom 13.03.2015“.

3. Halten Sie sich kurz

Besonders, wenn Sie ein ganz bestimmtes Anliegen haben, sollten Sie sich angewöhnen, direkt zum Punkt zu kommen. Der Empfänger Ihrer E-Mail kann so schneller erfassen, worum es Ihnen geht und auch sofort reagieren. Achtung: Wird die E-Mail allerdings telegrammartig, kann das einen ebenso schlechten Eindruck machen, da es evtl. unhöflich wirkt.

In manchen Situationen werden Sie vielleicht nicht um ausführliche Texte herumkommen. Versuchen Sie dann, sich dennoch auf das Wesentliche zu konzentrieren und beim Thema zu bleiben. Versuchen Sie sich, wenn möglich, an die Faustregel „Ein Anliegen pro E-Mail“ zu halten.

4. Ein Anliegen pro E-Mail

Diese Faustregel hat vor allem einen technischen Hintergrund: Wird eine E-Mail beantwortet, wird die Antwort mit der ersten E-Mail gruppiert. Der Betreff wird dann meist übernommen und durch technische Kürzel ergänzt (z.B. „Re:“).

Jede Antwort auf diese E-Mail-Gruppe wird automatisch der Gruppe hinzugefügt. Enthalten die gruppierten E-Mails nun ganz unterschiedliche Anliegen, wird es für Sender und Empfänger schwieriger, eine bestimmte Nachricht anhand des Betreffs in der Gruppe wiederzufinden.

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