Wie erstelle ich eine Abwesenheitsnotiz?

Heute in unserem Tipp der Woche: Warum sind Abwesenheitsnotizen sinnvoll und wie genau erstellt man sie? Wir geben Tipps zu Formulierung und Nutzung im WEB.DE Postfach und Outlook.

Was genau ist eine Abwesenheitsnotiz?

Ob Urlaub, Krankheit, Dienstreise oder Elternzeit: Sind Sie eine längere Zeit nicht erreichbar, sollten Sie das idealerweise jeden wissen lassen, der versucht, Sie in diesem Zeitraum per Mail zu kontaktieren.

Und am besten geht das, indem Sie eine Abwesenheitsnotiz – auch als "Automatische Antwort" bekannt – in Ihrem Postfach hinterlegen.

Dadurch erhalten alle eine automatische Antwort, die Ihnen eine E-Mail schreiben. Im Idealfall weiß Ihr Gegenüber dann, wann er Sie wieder erreichen kann oder welche alternative Ansprechperson zur Verfügung steht. So sitzt niemand auf heißen Kohlen und wartet vergebens auf eine vielleicht wichtige Information von Ihnen. Also ziemlich nützlich, oder?

Ist eine Abwesenheitsnotiz verpflichtend?

Bei dieser Frage muss man definitiv zwischen dem privaten und dem beruflichen Bereich unterscheiden.

Privat können Sie völlig frei entscheiden, ob Sie andere wissen lassen wollen, dass Sie gerade keine E-Mails lesen.

Im geschäftlichen Bereich dagegen sieht es ganz anders aus: Hier ist eine Abwesenheitsnotiz obligatorisch.

Die Abwesenheitsnotiz im beruflichen Umfeld

Interne Kommunikation: Die Abwesenheitsnotiz informiert Ihre Kolleginnen und Kollegen, dass Sie temporär nicht verfügbar sind und sich an jemand anderen wenden müssen. Z. B., wenn es um ein dringendes Projekt geht.

Externe Kommunikation: Zum anderen erfahren Kontakte außerhalb Ihrer Firma – wie z. B. Geschäftskontakte und Kundinnen/Kunden –, dass Sie nicht wie gewohnt erreichbar sind, aber zu einem späteren Zeitpunkt wieder zur Verfügung stehen.

Fehlen diese Informationen, würde dies ein schlechtes Licht auf Sie und möglicherweise auch auf Ihren Arbeitgeber werfen. Durch mangelnde Kommunikation können sich geschäftliche Nachteile ergeben: Wird zum Beispiel eine Produktanfrage nicht zeitnah beantwortet, kommt evtl. ein Geschäft nicht zustande oder die Kundin/der Kunde ist mindestens genervt.

Welche Infos gehören in eine Abwesenheitsnotiz?

Darauf kommt es bei der "Out of Office"-Nachricht (intern/extern) an:
 
  • Machen Sie konkrete Angaben über den Zeitraum Ihrer Abwesenheit und Ihrer Rückkehr. So weiß Ihr Gegenüber genau darüber Bescheid, wann er mit einer Antwort rechnen und er Sie wieder erreichen kann.
  • Falls Sie aber eventuell trotzdem Ihre E-Mails lesen, sollten Sie mitteilen, ob und wann Sie Ihre E-Mails lesen. Auch hier ist es wichtig, zuverlässige Angaben zu machen.
  • Im Geschäftsumfeld unbedingt beachten: Wenn Sie Ihre E-Mails nicht lesen, geben Sie in der Abwesenheitsnotiz eine kompetente Ansprechperson an. Informieren Sie diese vorab dazu und geben Sie alle notwendigen Informationen weiter.
  • Im geschäftlichen Umfeld gilt außerdem: Keine Spaßnachrichten versenden – bleiben Sie sachlich und damit seriös.
Übrigens: Gründe für Ihre Abwesenheit müssen Sie nicht nennen. Dies ist Ihre Privatsache.

Beispiel für eine Formulierung

Hier haben wir noch eine kleine Inspiration für Sie, die Sie auch gerne als Vorlage für Ihre eigene Abwesenheitsnotiz nutzen können:

"Guten Tag, (Am besten mit einer genderneutralen Begrüßung beginnen)
ich bin ab dem XX.XX. gern wieder für Sie da. Bei dringenden Anliegen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen XY mit der E-Mail-Adresse XY.
Herzliche Grüße, Ihre XY"

Automatische Antwort bei WEB.DE und in Outlook einrichten

In Ihrem WEB.DE Postfach können Sie ganz einfach eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen. Die WEB.DE Hilfe zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie es geht.

Nutzen Sie Outlook, können Sie auch in diesem Programm eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Und wir zeigen Ihnen, wie:
 
  1. Klicken Sie auf "Datei".
  2. Klicken Sie auf "Automatische Antworten senden".
  3. Aktivieren Sie "Nur in diesem Zeitraum senden".
  4. Legen Sie Datum und Uhrzeit für die Zeit Ihrer Abwesenheit fest. Nur in diesem Zeitraum wird Ihre Automatische Antwort gesendet.
  5. Geben Sie eine Nachricht ein und bestätigen Sie mit "OK".

Skurrile Abwesenheitsnotizen

Um Ihnen die Woche noch etwas zu versüßen, haben wir zum Schluss noch zwei lustige, wenngleich nicht unbedingt seriöse Abwesenheitsnotizen zum Schmunzeln für Sie:

"Sie haben eine Abwesenheitsnotiz anstelle einer Antwort erhalten? Keine Sorge, das passiert den Besten! Versuchen Sie es einfach am 17.09.2022 nochmal."

"Ich bin zurzeit nicht im Büro. Wenn es wichtig ist, können Sie mich auf Twitter kontaktieren – mit dem Hashtag #SieunterbrechenmeinenUrlaub "
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