Wie erstelle ich eine schöne Abwesenheitsnotiz?

Was genau ist eine Abwesenheitsnotiz?

Urlaub, Elternzeit, Dienstreise, Sabbat-Jahr: Wenn Sie eine gewisse Zeit nicht per E-Mail erreichbar sind, hinterlegen Sie eine Abwesenheitsnotiz in Form einer automatischen Antwort. In Ihrem WEB.DE Postfach oder Ihrem E-Mail-Programm. Und immer, wenn Ihnen jemand eine Mail schreibt, bekommt er Ihre Mitteilung automatisch zurückgesendet. Im Idealfall weiß Ihr Gegenüber dann, wann er wieder mit Ihnen rechnen kann oder wen er (in geschäftlichen Dingen) alternativ erreichen kann.

Ist eine Abwesenheitsnotiz verpflichtend?

Im privaten Bereich gilt ein klares Nein: Hier entscheiden Sie, ob Sie jemandem mitteilen möchten, dass Sie Ihre Mails gerade nicht lesen. Im geschäftlichen Bereich hingegen ist eine Abwesenheitsnotiz obligatorisch:

Intern (also im firmeninternen Kreis) ist sie für Ihre Kollegen wichtig – diese wissen dann nämlich, dass Sie aktuell nicht verfügbar sind und wenden sich in dringenden Belangen an jemand anderen. Für Kontakte außerhalb Ihrer Firma (z. B. einen Kunden oder Geschäftspartner) ist es ebenfalls unerlässlich, direkt über Ihre Abwesenheit informiert zu werden. Ohne Grund nicht wie gewohnt erreichbar zu sein, wirft kein gutes Licht auf Sie und Ihren Arbeitgeber/Ihr Unternehmen.

Welche Infos gehören in eine Abwesenheitsnotiz?

Für die geschäftlichen Out of Office-Nachrichten (intern/extern) gilt gleichermaßen:

• Vermeiden Sie unpräzise Angaben. Geben Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit bzw. den genauen Zeitpunkt Ihrer Rückkehr an. So weiß Ihr Gegenüber, wann er mit einer Antwort rechnen kann und hängt nicht in der Luft.
• Sollten Sie Ihre E-Mails evtl. trotzdem während Ihrer Abwesenheit lesen, geben Sie an, ob und wann Sie Ihre E-Mails lesen (bitte unbedingt verlässliche Angaben machen!).
• Lesen Sie Ihre E-Mails während Ihrer Abwesenheit nicht, geben Sie einen Ansprechpartner an.

So erstellen Sie eine schöne & professionelle Abwesenheitsnotiz

Neben den eben erwähnten Punkten machen außerdem diese Aspekte Ihre Abwesenheitsnotiz richtig rund:

Tonalität: Auch bei den automatischen Antworten gilt: "Der Ton macht die Musik". Denken Sie daran, Ihre Abwesenheitsnotiz mindestens neutral, besser aber noch positiv und freundlich zu formulieren. Schreiben Sie also nicht einfach "Ich bin bis XX.XX. nicht erreichbar. Ihre Mails werden nicht gelesen oder weitergeleitet".

Besser ist zum Beispiel:

"Liebe Absenderin, lieber Absender, (das weibliche Geschlecht zuerst adressieren)
ich bin ab dem XX.XX. gern wieder für Sie da. Bei dringenden Anliegen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen XY mit der E-Mail-Adresse XY.
Herzliche Grüße, Ihre XY"

Internationalität: Wenn Sie häufig mit Geschäftspartnern und Kunden aus dem Ausland zu tun haben, sollten Sie außerdem nicht vergessen, Ihre Abwesenheitsnotiz auch in anderen Sprachen zu verfassen. Das ist höflich und zuvorkommend.

Mit dieser Vorlage verschaffen Sie sich Zeit

Sie sind vielbeschäftigt, bekommen täglich viele E-Mails und möchten sich höflich etwas Ruhe zum Arbeiten verschaffen? Dann könnten Sie hierbei die folgende Vorlage nutzen:

"Liebe Kollegen,
aufgrund der aktuellen Arbeitslast beantworte ich E-Mails derzeit zweimal täglich, um XX Uhr und um XX Uhr.
Bei dringenden Anliegen können Sie mich telefonisch unter der Nummer XXXXXXX erreichen.
Vielen Dank & viele Grüße, XY"

Automatische Antwort bei WEB.DE und in Outlook

In Ihrem WEB.DE Postfach können Sie natürlich auch eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen. Die WEB.DE Hilfe zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie es geht.

Nutzen Sie Outlook, können Sie auch in diesem Programm eine Abwesenheitsnotiz einrichten:

• Klicken Sie auf "Datei".
• Klicken Sie auf "Automatische Antworten senden".
• Aktivieren Sie "Nur in diesem Zeitraum senden".
• Legen Sie Datum und Uhrzeit für die Zeit Ihrer Abwesenheit fest. Nur in diesem Zeitraum wird Ihre Automatische Antwort gesendet.
• Geben Sie eine Nachricht ein und bestätigen Sie mit "OK".

Skurrile Abwesenheitsnotizen

Und zum Schluss noch zwei lustige Abwesenheitsnotizen zum Schmunzeln:

"Hallo. Ich denke gerade über das nach, was Sie mir per Mail geschickt haben. Bitte warten Sie vor dem Computer auf meine Antwort."

"Ich bin heute nicht im Büro. Leider werde ich schon morgen wieder zurück sein."

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