Wie erstelle ich eine schöne Abwesenheitsnotiz?

Wie setzt man eine "schöne" Out of Office-Nachricht auf, wie aktiviert man sie bei WEB.DE und in Outlook? In diesem Artikel bekommen Sie Beispiele und Tipps zu Aufbau, Formulierung und Nutzung.

Was genau ist eine Abwesenheitsnotiz?

Urlaub, Elternzeit, Dienstreise, Sabbat-Jahr: Wenn Sie eine gewisse Zeit nicht per E-Mail erreichbar sind, hinterlegen Sie eine Abwesenheitsnotiz in Form einer automatischen Antwort. In Ihrem WEB.DE Postfach oder Ihrem E-Mail-Programm. Und immer, wenn Ihnen jemand eine Mail schreibt, bekommt er Ihre Mitteilung automatisch zurückgesendet. Im Idealfall weiß Ihr Gegenüber dann, wann er wieder mit Ihnen rechnen kann oder wen er (in geschäftlichen Dingen) alternativ erreichen kann.

Ist eine Abwesenheitsnotiz verpflichtend?

Im privaten Bereich gilt ein klares Nein: Hier entscheiden Sie, ob Sie jemandem mitteilen möchten, dass Sie Ihre Mails gerade nicht lesen. Im geschäftlichen Bereich hingegen ist eine Abwesenheitsnotiz obligatorisch:

Intern (also im firmeninternen Kreis) ist sie für Ihre Kollegen wichtig – diese wissen dann nämlich, dass Sie aktuell nicht verfügbar sind und wenden sich in dringenden Belangen an jemand anderen. Für Kontakte außerhalb Ihrer Firma (z. B. einen Kunden oder Geschäftspartner) ist es ebenfalls unerlässlich, direkt über Ihre Abwesenheit informiert zu werden. Ohne Grund nicht wie gewohnt erreichbar zu sein, wirft kein gutes Licht auf Sie und Ihren Arbeitgeber/Ihr Unternehmen.

Welche Infos gehören in eine Abwesenheitsnotiz?

Für die geschäftlichen Out of Office-Nachrichten (intern/extern) gilt gleichermaßen:

  • Vermeiden Sie unpräzise Angaben. Geben Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit bzw. den genauen Zeitpunkt Ihrer Rückkehr an. So weiß Ihr Gegenüber, wann er mit einer Antwort rechnen kann und hängt nicht in der Luft.
  • Sollten Sie Ihre E-Mails evtl. trotzdem während Ihrer Abwesenheit lesen, geben Sie an, ob und wann Sie Ihre E-Mails lesen (bitte unbedingt verlässliche Angaben machen!).
  • Lesen Sie Ihre E-Mails während Ihrer Abwesenheit nicht, geben Sie einen Ansprechpartner an.
Gründe für Ihre Abwesenheit müssen Sie nicht nennen.

So erstellen Sie eine schöne & professionelle Abwesenheitsnotiz

Neben den eben erwähnten Punkten machen außerdem diese Aspekte Ihre Abwesenheitsnotiz richtig rund:

Tonalität: Auch bei den automatischen Antworten gilt: "Der Ton macht die Musik". Denken Sie daran, Ihre Abwesenheitsnotiz mindestens neutral, besser aber noch positiv und freundlich zu formulieren. Schreiben Sie also nicht einfach "Ich bin bis XX.XX. nicht erreichbar. Ihre Mails werden nicht gelesen oder weitergeleitet".

Besser ist zum Beispiel:

"Liebe Absenderin, lieber Absender, (das weibliche Geschlecht zuerst adressieren)
ich bin ab dem XX.XX. gern wieder für Sie da. Bei dringenden Anliegen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen XY mit der E-Mail-Adresse XY.
Herzliche Grüße, Ihre XY"


Internationalität: Wenn Sie häufig mit Geschäftspartnern und Kunden aus dem Ausland zu tun haben, sollten Sie außerdem nicht vergessen, Ihre Abwesenheitsnotiz auch in anderen Sprachen zu verfassen. Das ist höflich und zuvorkommend.

Mit dieser Vorlage verschaffen Sie sich Zeit

Sie sind vielbeschäftigt, bekommen täglich viele E-Mails und möchten sich höflich etwas Ruhe zum Arbeiten verschaffen? Dann könnten Sie hierbei die folgende Vorlage nutzen:

"Liebe Kollegen,
aufgrund der aktuellen Arbeitslast beantworte ich E-Mails derzeit zweimal täglich, um XX Uhr und um XX Uhr.
Bei dringenden Anliegen können Sie mich telefonisch unter der Nummer XXXXXXX erreichen.
Vielen Dank & viele Grüße, XY"

Automatische Antwort bei WEB.DE und in Outlook

In Ihrem WEB.DE Postfach können Sie natürlich auch eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen. Die WEB.DE Hilfe zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie es geht.

Nutzen Sie Outlook, können Sie auch in diesem Programm eine Abwesenheitsnotiz einrichten:

  • Klicken Sie auf "Datei".
  • Klicken Sie auf "Automatische Antworten senden".
  • Aktivieren Sie "Nur in diesem Zeitraum senden".
  • Legen Sie Datum und Uhrzeit für die Zeit Ihrer Abwesenheit fest. Nur in diesem Zeitraum wird Ihre Automatische Antwort gesendet.
  • Geben Sie eine Nachricht ein und bestätigen Sie mit "OK".

Skurrile Abwesenheitsnotizen

Und zum Schluss noch zwei lustige Abwesenheitsnotizen zum Schmunzeln:

"Hallo. Ich denke gerade über das nach, was Sie mir per Mail geschickt haben. Bitte warten Sie vor dem Computer auf meine Antwort."

"Ich bin heute nicht im Büro. Leider werde ich schon morgen wieder zurück sein."


Wir hoffen, Sie fanden diesen Artikel hilfreich? Dann schenken Sie uns gern einen Like!

Und wenn Ihnen WEB.DE gefällt, geben Sie uns auch gerne ein positives Feedback auf der Bewertungsplattform Trustpilot!

Themen

E-Mail Postfach

812 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Ähnliche Artikel

"Mailer-Daemon": E-Mail nicht zugestellt?

"Mail delivery failed: returning message to sender": Erhalten Sie diese Meldung vom Mailer Daemon − kurz nach dem Versand einer E-Mail − ist wohl etwas schiefgelaufen. Doch was genau hat nicht funktioniert? Wir gehen der Sache nach! weiterlesen

Themen

E-Mail Postfach
2.441 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Die besten Tipps zu E-Mail, Sicherheit & Co.

Wurde ich gehackt? Warum kann ich mich nicht einloggen? Wie erkenne ich Phishing? Hier gibt's die besten Tipps der letzten Monate! weiterlesen
180 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Praktisch: Neue E-Mail-Kategorie für Verträge & Abonnements

Wo war noch gleich die letzte Rechnung zu meinem Handyvertrag? Wo die E-Mail zur Versicherungs-Police? Dank der neuen E-Mail-Kategorie "Verträge & Abos" finden Sie alles gebündelt vor! Sicher und datenschutzkonform. weiterlesen
444 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Lesebestätigung anfordern – sinnvoll oder nicht?

Die Lesebestätigung − das virtuelle Äquivalent zum Einschreiben per Post! Mit dieser Funktion können Sie kontrollieren, ob der Empfänger Ihre E-Mail erhalten und geöffnet hat. Aber wie sinnvoll ist das? Wir verraten es Ihnen. weiterlesen

Themen

E-Mail Postfach
3.052 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Die E-Mail-Nutzung der jüngeren Generation

Ohne E-Mail geht heutzutage nichts mehr. Das finden auch die 16- bis 24-Jährigen: Einer Studie zufolge sind sie die nutzungsstärkste Gruppe, wenn es um den formellen Austausch mit Unternehmen, Behörden oder Lehrern via E-Mail geht. weiterlesen

Themen

Postfach E-Mail
44 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Personalisierte E-Mail-Adressen fürs Team erstellen

Ob Verein, Firma oder Familie: Mit einer einheitlichen Endung für E-Mail-Adressen sorgen Sie im Team für Zugehörigkeit – und außerdem für ein professionelles, kollektives Bild nach außen. weiterlesen

Themen

Postfach E-Mail
16 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

"Digitale Kopie": Briefe als E-Mail-Anhang erhalten

Jetzt NEU: Mit der "Digitalen Kopie" können Sie ab sofort bestimmte Briefe noch vor der Zustellung digital in Ihrem WEB.DE Postfach bzw. der Mail App lesen. Ganz komfortabel und kostenlos. Und natürlich nur, wenn Sie es möchten. weiterlesen
920 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

So räumen Sie Ihre Sperrliste auf!

Nutzen Sie die Sperrliste in Ihrem WEB.DE Postfach? Sie leistet gute Dienste gegen unerwünschte E-Mails bzw. unliebsame E-Mail-Absender. Aber sind Ihre Einträge in der Liste noch aktuell? Prüfen Sie es am besten gleich mal! weiterlesen

Themen

Postfach E-Mail
379 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

"Intelligentes Postfach": So funktionieren die E-Mail-Kategorien

Im Postfach landen täglich viele E-Mails… Wie soll man da bloß den Überblick behalten? Wir haben einen Tipp: Probieren Sie es doch mal mit dem "Intelligenten Postfach". Hier erklären wir Ihnen, wie es funktioniert. weiterlesen

Themen

Postfach E-Mail
156 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Aktuell: WEB.DE stellt auf Wunsch Briefinhalte per Mail zu

Sie nutzen bereits die kostenlose Briefankündigung und finden sie gut? Dann gefällt Ihnen sicher auch die Erweiterung "Digitale Kopie". Ab heute können Sie sich damit auch bestimmte Briefinhalte per Mail zustellen lassen und digital lesen. weiterlesen
105 Personen finden diesen Artikel hilfreich.