E-Mails mit Filterregeln sortieren

Mit Filterregeln erstellen Sie E-Mail-Filter für Ihr Postfach. Eingehende E-Mails werden dann automatisch nach verschiedenen Kriterien in dafür vorgesehene Ordner sortiert.

Filterregeln anlegen

Klicken Sie in Ihrem Postfach in den Ordner-Einstellungen auf den Menüpunkt "Filterregeln". Dort können Sie zwischen zwei verschiedenen Arten wählen:
 
  1. Die häufig genutzten Filterregeln – dafür finden Sie bereits Vorlagen in Ihrem Postfach
  2. Benutzerdefinierte Regeln. Diese können Sie ganz individuell selbst erstellen.


Häufig genutzte Filterregeln erstellen


Um schnell Filterregeln zu erstellen, finden Sie beim Unterpunkt "Häufig genutzte Filterregeln" zwei Vorlagen für besonders häufig genutzte Filterregeln:
 
  • Die erste Vorlage "E-Mail eines Absenders verschieben" sortiert E-Mails entsprechend des Absenders. Geben Sie hierzu die E-Mail-Adresse des Absenders und den gewünschten Ordner an. Falls Sie noch keinen Ordner erstellt haben – so geht's.
  • Mit der zweiten Vorlage "E-Mails nach Betreff verschieben" erstellen Sie Filterregeln, die alle E-Mails mit einem bestimmten Betreff in einen Ordner verschieben. Sie müssen dazu nur definieren, nach welcher Phrase oder welchem Schlagwort im Betreff gefiltert werden soll und legen den Zielordner fest.

Durch Klick auf den Button "Filterregel einrichten" aktivieren Sie den automatischen Verschiebe-Mechanismus und erhalten direkt einen Bestätigungshinweis. E-Mails dieses Absenders bzw. dieses Betreffs werden nun künftig, ohne Zwischenstopp im Posteingang, in den entsprechenden E-Mail-Ordner einsortiert.


Benutzerdefinierte Regeln erstellen


Wenn die häufig genutzten Filterregeln nicht die für Sie gewünschten Aktionen abdecken, können Sie mit einem Klick auf "Eigene Filterregeln erstellen" Ihre eigenen, komplexen Filterregeln definieren.

Eine Filterregel besteht dabei immer aus zwei Teilen:
 
  1. Eine Bedingung: Die Filterregel wird nur ausgelöst, wenn die Bedingung zutrifft. Sie können unter verschiedenen Bedingungen auswählen. Beispiel: Die E-Mail besitzt eine maximale Größe von 5 MB.
  2. Eine Aktion: Diese wird ausgeführt, wenn die Bedingung zutrifft. Beispiel: Die E-Mail wird in den Ordner "Bis zu 5 MB" verschoben.

Sie können sogar mehrere Bedingungen und mehrere Aktionen für jede Filterregel festlegen. Beispielsweise können Sie so E-Mails vieler verschiedener Absender in einen bestimmten Ordner verschieben oder E-Mails in einen Ordner verschieben und gleichzeitig in einen anderen kopieren.

Beim Speichern (Button "Filterregel einrichten") wird überprüft, ob Ihre Filterregel Sinn macht und ob sie eventuell zu ungewolltem Datenverlust führt.

Filterregeln verwalten

Haben Sie eine Filterregel eingerichtet, erscheint der Punkt "Ihre erstellten Filterregeln". Dort finden Sie eine Auflistung aller erstellten Filter.

Sollten Sie merken, dass eine Filterregel nicht wie gewünscht funktioniert oder kurzzeitig bzw. dauerhaft nicht mehr benötigt wird, können Sie sie über die Editierfunktion auch jederzeit bearbeiten: Also abändern, deaktivieren und natürlich auch ganz löschen. Beim Deaktivieren und Löschen greift die die Filterregel dann für künftig eintreffende E-Mails nicht mehr. E-Mails, die bisher durch die Filterregel in die jeweiligen Ordner verschoben wurden, verbleiben dort natürlich.


Priorität von Filterregeln festlegen


Mit der Priorität legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Regeln angewendet werden sollen. Denn Sie können beliebig viele Filterregeln anlegen und in einigen Fällen können sich die Regeln auch gegenseitig beeinflussen oder widersprechen. Welche Regel in einem solchen Fall "gewinnt", hängt davon ab, welche zuerst ausgeführt wird – also die Regel mit der höheren Priorität.

Wie Sie die Priorität und damit die Reihenfolge Ihrer Filterregeln ändern können, erfahren Sie hier.

Filterregeln testen

Falls Sie sich nicht sicher sind, ob die Filterregel korrekt funktioniert, können Sie sie zunächst testen. Besonders bei Filterregeln, die E-Mails automatisch löschen, macht es Sinn!

Legen Sie dazu am besten einen Testordner an, in den die betroffenen E-Mails erst einmal nur verschoben werden. Wenn nach einem Testzeitraum keine Irrläufer in diesem Ordner landen, können Sie die Aktion z. B. wie geplant auf "Löschen" umstellen.

Tipp für "filtermüde" Nutzer: Das Intelligente Postfach

Wer keine Filterregeln anwenden möchte, kann mit den vier Kategorien
 
  • Allgemein
  • Newsletter
  • Social Media
  • Bestellungen

des Intelligenten Postfachs trotzdem gut den Überblick behalten!

Mehr Infos zum Intelligenten Postfach finden Sie hier.

Wir hoffen, Sie fanden diesen Tipp hilfreich und werden vielleicht (verstärkt) die Filterregeln in Ihrem WEB.DE Postfach anwenden. Wir sind gespannt auf Ihre Rückmeldung!

Und wenn Ihnen WEB.DE gefällt, geben Sie uns auch gerne ein positives Feedback auf der Bewertungsplattform Trustpilot.

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