So bringen Sie Ordnung in Ihr E-Mail-Postfach

Sie möchten geordnet und gut strukturiert ins neue Jahr starten? Dann haben wir hier die passenden Tipps für Sie, wie dies auch in Ihrem WEB.DE Postfach gelingt.
Hunderte ungelesener E-Mails tummeln sich in Ihrem Posteingang? Newsletter zwischen wichtigen privaten E-Mails? Und Sie wollten dieses Chaos längst schon einmal beseitigen, kamen aber bisher noch nicht dazu? Dann ist jetzt vielleicht der richtige Zeitpunkt dafür! Schwingen Sie also nicht nur den Staubwedel, sondern auch den digitalen Feudel.

Bringen Sie Ordnung in Ihre E-Mails

Das Postfach mal wieder auf Vordermann zu bringen, verschafft Ihnen nicht nur neue Speicherkapazität. Es lässt es sich auch wesentlich besser darin arbeiten.

Sichten & sortieren

1. Starten Sie am besten chronologisch mit dem Posteingang! Sieht dieser sehr ungeordnet aus? Befinden sich viele ungelesene Mails darin? Dann prüfen Sie einmal alle (und nicht nur die ungelesenen) E-Mails auf Wichtigkeit oder veraltete Informationen. Checken Sie jeweils: Brauche ich diese E-Mail wirklich noch? Oder kann sie weg?
 
Schauen Sie auch in Ihren Entwürfe- und in Ihren Gesendet-Ordner. Löschen Sie, was Sie nicht mehr brauchen. Denken Sie aber daran, vorab ggf. Fotos oder andere Anhänge vor dem Löschen in Ihren WEB.DE Online-Speicher zu legen – als kostenloser Speicherort bietet der extra Platz für Ihre Dateien.
 
Sicherheitstipp
Bei Spam-Mails gilt der Sonderfall: Niemals löschen, sondern direkt als Spam markieren oder in den Spam-Ordner verschieben. Mehr Infos dazu.
 
2. Für Mails, die Sie behalten wollen, lohnen sich eigene Ordner mit passenden Namen wie z. B. "Persönliches", "Verein", "Rechnungen" oder "Urlaub". Künftig können Sie dann Ihre Mails beim regelmäßigen Check sofort in den passenden Ordner verschieben, das schafft dauerhaft Ordnung. Und so geht's.
Ordnung schaffen im E-Mail-Postfach: Für besseren Überblick und neuen Speicherplatz.
Ordnung schaffen im E-Mail-Postfach: Für besseren Überblick und neuen Speicherplatz.
 
Übrigens: Eigene Ordner lassen sich auch in der WEB.DE Mail App für Android und für iOS anlegen und bearbeiten.

3. Ein extra Ordner – beispielsweise mit dem Titel "Bearbeiten" oder "To Do" – bietet sich für E-Mails an, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch abarbeiten (beantworten, weiterleiten etc.) möchten.
Komfort-Tipp
Wenn Sie keine Lust auf das Anlegen und Verwalten einer eigenen Ordnerstruktur haben: Das Intelligente Postfach ist Ihre digitale Hilfe dafür! Es zeigt Ihnen Ihre E-Mails automatisiert in verschiedenen Kategorien gefiltert an: z. B. Newsletter, Social Media oder Bestellungen.

4. Falls Sie sowieso neben Ihrem Posteingang schon eigene Ordner verwenden, gehen Sie auch diese systematisch durch nach dem Prinzip "Brauche ich noch, brauche ich nicht mehr".
 
5. Wenn Sie E-Mails einer bestimmten Absenderadresse nicht mehr benötigen, können Sie mit einem Klick direkt alle Nachrichten auf einmal entfernen. Geben Sie dafür in der E-Mail-Suche (direkt neben dem E-Mail schreiben-Button) die E-Mail-Adresse ein, wählen Sie "Alle" aus und klicken im Anschluss auf "Löschen".
 

E-Mail-Einstellungen prüfen

Ist dieser erste Schritt getan und der E-Mail-Bestand gesichtet und geordnet, lohnt sich auch ein Blick in die E-Mail-Einstellungen.

Aufbewahrungszeit für E-Mails prüfen

1. Überprüfen Sie für alle Ordner die jeweils eingestellte Aufbewahrungszeit/Löschintervall für die darin befindlichen E-Mails: Passt noch alles oder haben Sie den Ordner Papierkorb irgendwann so eingestellt, dass die E-Mails darin nie gelöscht werden? Dann sollten Sie dies schleunigst ändern. Denn es wird unnötig Speicherplatz belegt.
 
2. Für bestimmte Arten von E-Mails macht möglicherweise eine regelmäßige Löschung nach ein paar Monaten Sinn. Z. B. bei Newslettern Ihres Lieblings-Online-Händlers. Und genau für diese Fälle können Sie die Aufbewahrungszeit gezielt als praktischen automatischen "Löschservice" nutzen.
Voraussetzung ist: Sie sortieren diese E-Mails regelmäßig in einem bestimmten E-Mail-Ordner ein, händisch oder per Filterregel.

Nicht mehr gewünschte Newsletter abbestellen

1. Sie erhalten regelmäßig viele Newsletter, die Sie gar nicht mehr interessieren? Dann sortieren Sie diese aus und melden sich ab, wenn kein Bedarf mehr besteht. Haben Sie das Intelligente Postfach aktiviert, so geht dies ganz einfach mit einem Klick auf "Newsletter abbestellen" im Kopf der E-Mail, dem sogenannten "E-Mail-Header". Mehr Informationen finden Sie hier.

2. Dasselbe gilt auch für Social-Media-Benachrichtigungen wie "Paul hat Deinen Beitrag kommentiert" – auch diese Art von E-Mails können Sie dank Intelligentem Postfach direkt in der E-Mail abbestellen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Ordnung im Online-Speicher

Sie nutzen den WEB.DE Online Speicher als Ihre private Cloud und speichern hier gelegentlich Sicherungskopien Ihrer Fotos und Dateien ab? Oder bewahren E-Mail-Anhänge darin auf? Dann ist es höchste Zeit, auch hier einmal auszusortieren!

Sichten und sortieren Sie Dateien

1. Überprüfen Sie chronologisch jeden Datei-Ordner in Ihrem WEB.DE Online-Speicher: Dokumente, Bilder, Videos – haben Sie ein System zum Abspeichern? Oder sind Ihre Dateien einfach "weil" also ohne jegliche Struktur abgelegt? Dann erstellen Sie auch hier passende Ordner und sparen sich in Zukunft Zeit und langes Suchen.

2. Haben Sie vielleicht einen Ordner mit allen Bildern eines gemeinsamen Fests zum Teilen mit Ihren Freunden? Sind hier auch Bilder darunter, die aufgrund schlechter Bildqualität oder Lichtverhältnissen schlichtweg überflüssig sind? Dann nutzen Sie den Speicherplatz doch lieber für schöne neue Erinnerungen!

3. Sie wissen, dass einer Ihrer Ordner Dateien enthält, die inzwischen der Vergangenheit angehören und die Sie nie wieder brauchen werden? Abgelaufene Zugtickets, Dokumente für eine Präsentation oder eine Klausur? Dann keine Scheu – entsorgen Sie diese Dateien.

4. Auch auf Duplikate, also doppelt vorkommende Bilder bzw. Dateien, kann man verzichten. Ihr Online-Speicher zeigt Ihnen diese an.


Ist in Ihrem Postfach erst einmal eine richtige Ordnung eingekehrt und Sie bleiben Ihrem System treu, dann profitieren Sie langfristig davon. Also starten Sie jetzt Ihren digitalen Frühjahrsputz!
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