E-Mail-Postfach aufräumen – so geht's richtig!

Sie möchten geordnet und gut strukturiert ins neue Jahr starten? Dann haben wir hier die perfekte Checkliste für Sie, wie dies auch im digitalen Bereich gelingt: Bei Ihren Mails und in Ihrer Cloud.
Schwingen Sie nicht nur den Staubwedel, sondern auch den digitalen Feudel: Also überwinden Sie sich und räumen Sie Ihr Postfach mal so richtig auf!

Bringen Sie Ordnung in Ihre E-Mails

Das Postfach mal wieder auf Vordermann zu bringen, verschafft Ihnen nicht nur eine größere Speicherkapazität. Es lässt es sich auch wesentlich besser darin arbeiten.

Sichten & sortieren

  1. Starten Sie chronologisch mit dem Posteingang! Sieht dieser sehr ungeordnet aus? Befinden sich viele ungelesene Mails darin? Dann prüfen Sie einmal alle (und nicht nur die ungelesenen) E-Mails auf Wichtigkeit oder veraltete Informationen. Checken Sie jeweils: Brauche ich diese E-Mail wirklich noch?

    Schauen Sie auch in Ihren Entwürfe- und in Ihren Gesendet-Ordner. Löschen Sie, was Sie nicht mehr brauchen. Denken Sie aber daran, ggf. Fotos oder andere Anhänge vor dem Löschen in Ihren WEB.DE Online-Speicher zu legen – als kostenloser Speicherort bietet der extra Platz für Ihre Dateien.
     
    Sicherheitstipp
    Bei Spam-Mails gilt der Sonderfall: Niemals löschen, sondern direkt als Spam markieren oder in den Spam-Ordner verschieben. Mehr Infos dazu.
  2. Für Mails, die sie behalten wollen, lohnen sich eigene Ordner mit passenden Namen an wie z. B. "Persönliches", "Verein" oder "Urlaub". Künftig können Sie dann Ihre Mails beim regelmäßigen Check sofort in den passenden Ordner verschieben, das schafft dauerhaft Ordnung. Und so geht es.
    Legen Sie eigene Ordner an, um Ihr Postfach zu strukturieren.
    Legen Sie eigene Ordner an, um Ihr Postfach zu strukturieren.
    Übrigens: Eigene Ordner lassen sich auch in der WEB.DE Mail App für Android und für iOS anlegen und bearbeiten.
  1. Ein extra Ordner – beispielsweise mit dem Titel "Bearbeiten" oder "To Do" -bietet sich für E-Mails an, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch abarbeiten (beantworten, weiterleiten etc.) möchten.
     
    Komfort-Tipp
    Wenn Sie keine Lust auf das Anlegen und Verwalten einer eigenen Ordnerstruktur haben: Das Intelligente Postfach ist Ihre digitale Hilfe dafür! Es zeigt Ihnen Ihre E-Mails automatisiert in verschiedenen Kategorien gefiltert an.
  2. Falls Sie sowieso neben Ihrem Posteingang schon eigene Ordner verwenden, gehen Sie auch diese systematisch durch nach dem Prinzip "Brauche ich noch, brauche ich nicht mehr".
  3. Wenn Sie E-Mails einer bestimmten Absenderadresse nicht mehr benötigen, können Sie mit einem Klick direkt alle Nachrichten auf einmal entfernen. Geben Sie dafür die E-Mail-Adresse in das Suchfenster unterhalb des Buttons "E-Mail schreiben" ein, klicken Sie auf "Alle Auswählen" und im Anschluss auf "Löschen".

Einstellungen prüfen/vornehmen

Ist dieser erste Schritt getan, lohnt sich auch ein Blick in die Einstellungen Ihrer einzelnen Ordner.
 
  1. Überprüfen Sie für alle Ordner die eingestellte Aufbewahrungszeit: Klicken Sie dazu mit der Maus in der linken Navigation auf den gewünschten Ordner und klicken rechts auf das Schraubenschlüssel-Symbol.
    Hier können Sie das definierte Löschintervall einsehen und es bei Bedarf anpassen. E-Mails werden nach dem eingestellten Zeitraum automatisch gelöscht – wichtige Informationen verschwinden so eventuell ganz unbemerkt...
     
    Tipp: Für E-Mails, die bereits im Papierkorb liegen und nicht mehr benötigt werden, können kurze Löschintervalle genügen.
    Im Posteingang gibt es kein Löschintervall die Aufbewahrungszeit ist also nicht begrenzt.
    Aber aufgepasst: Das Einstellen der Aufbewahrungszeit oder eines Löschintervalls ist nur in der Desktop-Ansicht, nicht aber in der WEB.DE Mail App möglich!
  2. Nutzen Sie das Intelligente Postfach für einen geordneten Überblick über Ihre E-Mails? Das spart Ihnen schon einmal enorm viel Aufwand. Trotzdem lohnt es sich parallel auch Filterregeln für Ihre Ordner anzulegen.
  3. Zudem zahlt es sich aus, einmal alle Newsletter-Abonnements durchzugehen. Sortieren Sie diese aus und melden sich ab, wenn kein Bedarf mehr besteht. Haben Sie das intelligente Postfach aktiviert, so geht dies ganz einfach mit dem Klick auf "Newsletter abbestellen" im Kopf der E-Mail, dem sogenannten E-Mail-Header.
     
    Neu: Auch Social-Media-Mails können Sie leicht mit einem Klick in der Mail abbestellen.

Ordnung im Online-Speicher

Sie nutzen den WEB.DE Online Speicher und speichern hier gelegentlich Sicherungskopien Ihrer Fotos und Dateien ab? Oder bewahren E-Mail-Anhänge darin ab? Dann ist es höchste Zeit diesen auszusortieren!

Sichten & sortieren Sie Dateien

  1. Überprüfen Sie chronologisch jeden Ordner: Dokumente, Bilder, Videos – haben Sie ein System zum Abspeichern? Oder sind Ihre Dateien einfach irgendwie und ohne Struktur abgelegt? Dann erstellen Sie auch hier passende Ordner und sparen sich in Zukunft Zeit und langes Suchen.
  2. Haben Sie vielleicht einen Ordner mit allen Bildern eines gemeinsamen Festes zum Teilen mit Ihren Freunden? Sind hier auch Bilder darunter, die aufgrund schlechter Bildqualität oder Lichtverhältnissen schlichtweg überflüssig sind? Dann nutzen Sie den Speicherplatz doch lieber für schöne neue Erinnerungen!
  3. Sie wissen, dass einer Ihrer Ordner Dateien enthält, die inzwischen der Vergangenheit angehören und die sie nie wieder brauchen werden? Abgelaufene Zugtickets, Dokumente für eine Präsentation oder eine Klausur? Dann keine Scheu – entsorgen Sie diese Dateien.
  4. Auch auf Duplikate, also doppelt vorkommende Bilder bzw. Dateien, kann man verzichten. Ihr Online-Speicher zeigt sie Ihnen an.
Ist in Ihrem Postfach erst einmal eine richtige Ordnung eingekehrt und Sie bleiben Ihrem System treu, dann profitieren Sie langfristig davon. Also starten Sie jetzt Ihren digitalen Frühjahrsputz!
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