- Arbeitgeber wünschen sich häufig, dass Arbeitnehmer ihr berufliches E-Mail-Postfach für alle Mitarbeiter zugänglich machen.
- Der Grund: Es soll nichts durchrutschen.
- Müssen Beschäftigte dem zustimmen?
Im beruflichen E-Mail-Postfach landen häufig wichtige Nachrichten. Damit diese nicht abhandenkommen oder übersehen werden, wünschen sich manche Arbeitgeber, dass die Mitarbeiter ihren Kolleginnen und Kollegen Zugriff gewähren. Aber müssen Arbeitnehmer damit einverstanden sein?
Nein, sagt Peter Meyer, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Berlin. Einen kompletten und ständigen Zugriff durch Dritte - Kollegen und Kolleginnen oder Arbeitgeber - auf ihr Mail-Postfach müssen Beschäftigte nicht gewähren. Selbst, wenn der Arbeitgeber festlegt, dass die berufliche Mailadresse ausschließlich dienstlich genutzt werden darf, ist der Zugriff durch Dritte datenschutzrechtlich problematisch.
So sei im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG, Paragraf 26) festgelegt, dass in einem Beschäftigungsverhältnis nur wirklich erforderliche Daten erhoben und verarbeitet werden dürfen.
Fällt ein Mitarbeiter aus oder ist er für längere Zeit arbeitsunfähig, kann es legitim sein, dass der Arbeitgeber eine Weiterleitung wichtiger E-Mails verlangt - das aber im Regelfall nur nach Zustimmung des Beschäftigten und womöglich auch unter der Kontrolle einer unabhängigen Person. Dies könne etwa ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter oder ein Mitglied des Betriebsrats sein.
Alternativen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer: gemeinsame Postfächer oder Funktionspostfächer
"In der Regel sollten solche Probleme aber gar nicht entstehen. Gemeinsame Postfächer, in denen Mitarbeiter alle wichtigen geschäftlichen E-Mails ablegen oder Funktionspostfächer, wo alles Wichtige einläuft, sind einfache Lösungen", sagt der Fachanwalt.
Sollten Beschäftigte ihr Postfach ausdrücklich auch privat nutzen dürfen, stehe ein ständiger Zugriff durch andere Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen aus datenschutzrechtlicher Perspektive gar nicht zur Debatte. (spot/dpa)
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