Bessere E-Mails mit KI verfassen: So nutzen Sie ChatGPT-Prompts richtig

  Von Alyssa – Lesedauer: 4 Min.


Wenn Sie mit KI eine E-Mail verfassen oder sich beim Schreiben von KI helfen lassen, macht das nicht nur jede Menge Spaß: Es kann auch Ihre Produktivität erheblich steigern. Und ganz gleich, ob Sie E-Mails von Grund auf neu verfassen, Formulierungen für Antwort-E-Mails suchen oder einfach nur Zeit beim Schreiben sparen möchten: Es gibt viele Möglichkeiten, Ihren E-Mail-Workflow mit KI zu verbessern.  

Heute schauen wir uns einige hilfreiche Möglichkeiten an, wie Sie Ihren KI-Assistenten zum Verfassen gut formulierter, professioneller E-Mails einsetzen können:  
 

KI-Assistenten im Jahr 2025: Was gibt es Neues? 

Sicher kennen auch Sie ChatGPT. Die dialogorientierte KI von Open AI ist wohl den meisten von uns ein Begriff: Seit ChatGPT 2022 die Welt im Sturm eroberte, hat sie sich stark weiterentwickelt. Die aktuelle Version, GPT-4o, ist ein schnelles und flexibles KI-Modell, das frühere Versionen wie GPT-3.5 und GPT-4 ersetzt hat. Je nach Abonnement (ChatGPT gibt es auch als kostenpflichtige professionelle Variante) haben Sie möglicherweise auch Zugriff auf GPT-4.1, GPT-4.5 oder GPT-5.

Und das Tool ist längst nicht mehr nur für Technikbegeisterte gedacht. Viele Menschen nutzen ChatGPT, um auch ihre E-Mails schneller und mit weniger Stress zu verfassen. Das gilt für private, aber auch für Marketing-E-Mails. ChatGPT eignet sich nämlich auch hervorragend als Lektor. Sie können den Chatbot bitten, eine E-Mail umzuschreiben, damit sie prägnanter, höflicher oder z. B. besser auf eine Zielgruppe zugeschnitten ist.

Da sich bei WEB.DE alles um E-Mails dreht, haben wir uns einmal genauer angeschaut, wie das bei ChatGPT mit dem Verfassen von E-Mails so genau geht.

Eins gleich vorweg: Es funktioniert wirklich – vor allem, wenn man weiß, wie man die richtigen Fragen stellt. 

E-Mails mit KI verfassen: Top5 Anwendungsfälle

Egal, ob Sie mit einem vollen Posteingang zu kämpfen haben, oder es Ihnen nicht gelingt, den richtigen Ton in Ihrer Mail zu treffen: Die Künstliche Intelligenz kann Ihnen viel Druck nehmen und helfen, Zeit zu sparen. Hier sind fünf beliebte Möglichkeiten, wie ChatGPT und andere Künstliche Intelligenzen zur Optimierung von E-Mails genutzt werden:
 

1. Zum schnellen Verfassen von Kunden-Newslettern
2. E-Mails im Hinblick auf Klarheit oder Tonfall umschreiben lassen
3. Erstellen von höflichen E-Mail-Versionen in stressigen Situationen 
4. Effektive Betreffzeilen für bereits geschriebene E-Mails erstellen
5. Formulierung von sachlichen, neutralen oder ggf. deeskalierenden E-Mail-Antworten, wenn man sich nicht sicher ist, wie man antworten soll.

Was sind ChatGPT-Prompts und warum sind sie wichtig? 

Auch wenn ChatGPT schon einige Jahre auf dem Markt ist - die Faszination ist ungebrochen: Sie geben einfach eine Frage ein und erhalten sofort Antworten! Die Ergebnisse können jedoch je nach Formulierung Ihrer (An)Frage variieren. Eine schlecht formulierte Frage führt zu einer Antwort, die möglicherweise zu vage oder zu allgemein ist, um von Nutzen zu sein, oder die sogar falsch ist.  

Hier kommen sogenannte "Prompts" ins Spiel, die das KI-Tool in die richtige Richtung leiten.

Was genau ist ein Prompt bei ChatGPT?

Prompts bei ChatGPT und anderen KI-Chat-Programmen können neben Fragen auch bestimmte Eingaben oder Befehle sein, die man im Textfeld einfügt, um die gewünschten Informationen zu erhalten oder Inhalte zu generieren. Kurz gesagt: Prompts lenken das KI-Tool in die richtige Richtung. Aber eben nur, wenn sie präzise genug formuliert sind. 

Beispiele für ChatGPT-Prompts 

Schauen wir uns einige gängige Prompt-Stile an, die Ihnen helfen können, präzisere E-Mails zu schreiben: 
 

• "Verhalte dich, als ob ..." hilft dem Chatbot zu verstehen, welche Rolle Sie ihm zuweisen und welche Art von Informationen Sie daher suchen. Zum Beispiel: "Verhalte dich, als ob du Expertise im Bereich E-Mail-Marketing hättest. Verfasse eine überzeugende Kampagnen-E-Mail für einen Sommerrabatt von 20%." 

 

• "Folgendes Problem:" stellt das Szenario dar, damit die KI eine relevante Antwort geben kann. Zum Beispiel: "Folgendes Problem: Ich habe einen Projekttermin verpasst. Ich brauche eine E-Mail, in der ich die Verantwortung übernehme und um eine Verlängerung bitte.“  

 

• "Sag mir, welche Informationen Du dafür benötigst." In vielen Fällen hakt  ChatGPT nach, wenn es bestimmte Informationen benötigt, um Ihre Anfrage bestmöglich zu beantworten. Wenn Sie beispielsweise ein Anschreiben verfassen und eine individuelle E-Mail anstelle einer allgemeinen Vorlage wünschen, könnten Sie konkret fragen: "Ich brauche Hilfe beim Verfassen eines Anschreibens für eine Bewerbung. Sag mir, welche Informationen Du dafür benötigst." Anschließend können Sie den Chat mit den angeforderten Informationen fortsetzen. 

 

• "Verwandle diese E-Mail in eine Betreffzeile." Wenn Sie Ihre E-Mail bereits geschrieben haben und nur noch den perfekten Aufhänger brauchen, versuchen Sie es beispielsweise mit: "Verwandle diese E-Mail in eine Betreffzeile, die Aufmerksamkeit erregt, ohne zu verkäuferisch zu klingen." 

 

• "Gib mir zwei Optionen, die von der Tonalität her variieren." Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie formell oder locker schreiben wollen, können Sie Ihren KI-Assistenten bitten, zwei Versionen zu verfassen. Zum Beispiel: "Ich muss eine unbezahlte Rechnung nachverfolgen. Kannst du zwei Versionen der E-Mail schreiben – eine formelle und eine, die freundlich klingt, aber trotzdem klar zum Punkt kommt?"

Je mehr Details Sie angeben, desto besser wird die E-Mail! Noch wichtiger als eine bestimmte Eingabeaufforderung ist es daher, eine Frage zu formulieren, die alle Aspekte abdeckt.  

Beispiel: "Ich muss den Zeitplan für ein Projekt aufgrund fehlender Entwicklerressourcen ändern. Ich rechne mit einer Gesamtverzögerung von 4 Wochen bis zum Ende des Projekts. Kannst Du mir helfen, eine E-Mail an meine Vorgesetzte Marion Jonas zu formulieren, in der ich die Situation erkläre und um ihre Unterstützung bitte? Der Ton sollte professionell, aber freundlich sein."

Datenschutz und Richtigkeit von Informationen: Achten Sie auf die Grenzen 

Bevor Sie KI als E-Mail-Assistenten einsetzen, hier ein paar wichtige Hinweise: 
 

• Datenschutz: Sie müssen ChatGPT genügend Informationen geben, um eine nützliche Antwort zu erhalten. Aber geben Sie keine sensiblen Informationen wie Ihren vollständigen Namen, Unternehmensdaten oder andere vertrauliche Informationen an. Bedenken Sie stets: ChatGPT-Sitzungen werden vom System protokolliert und können zur weiteren Verbesserung des Systems der KI genutzt werden. Mein Tipp daher: Ersetzen Sie personenbezogene oder anderweitig kritische Daten vorab durch Platzhalter.
• Genauigkeit: KI-Chatbots können nützliche Assistenten sein, aber gehen Sie nicht davon aus, dass jede Antwort, die Sie erhalten, korrekt ist. ChatGPT klingt selbstbewusst, aber es "weiß" eigentlich nichts. Es generiert Antworten auf der Grundlage von Datenmustern, was bedeutet, dass es sich definitiv auch irren kann. Überprüfen Sie die Antwort daher immer noch einmal durch eigene Recherche, bevor Sie sie verwenden. 

 

5 wichtige ChatGPT-Prompts für Ihre E-Mail-Kommunikation 

Wie können Sie also ChatGPT oder andere KI-Chatbots nutzen, um Ihre E-Mail-Kommunikation zu verbessern? Hier sind fünf praktische Möglichkeiten, wie Sie den Chatbot für sich arbeiten lassen können. Jeweils mit Beispiel für einen Prompt, den Sie verwenden könnten. 
 

1. Neue E-Mails oder E-Mail-Vorlagen entwerfen: Beginnen Sie mit einer Anfrage und fassen dann mit einer Eingabeaufforderung (Prompt) nach, um Ihre Nachricht zu verfeinern. Zum Beispiel: "Handle als Marketingassistent. Verfasse  eine überzeugende E-Mail-Werbekampagne zu [Produkt], in der Du [drei Funktionen] hervorhebst und über [Rabatt XY] informierst, der bis zum [Datum] gültig ist." Mögliche Folgefrage bzw. -Anforderung: "Ändere die obige E-Mail so, dass der Schwerpunkt auf [Funktion x] liegt." 
2. Überprüfen von Grammatik und Rechtschreibung: Fügen Sie Ihren E-Mail-Entwurf ein und verwenden Sie die Eingabeaufforderung "Korrigiere die Rechtschreibung und Grammatik dieser E-Mail“. 
3. Die passende Antwort-E-Mail finden: Fügen Sie den Text der E-Mail in das Feld ein und geben Sie die Punkte an, die in Ihrer Antwort enthalten sein sollen, z. B.: "Verfasse eine professionelle Antwort auf diese E-Mail, in der Du das Treffen aufgrund von Terminkonflikten ablehnst und einen neuen Termin am 4. Oktober vorschlägst.“ 
4. Lange E-Mails kürzen: Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie sich in Ihrer E-Mail zu sehr in Details verlieren, fügen Sie den E-Mail-Text in die Eingabemaske der KI ein und schreiben Sie beispielsweise: "Formuliere  diese E-Mail in  einen einzigen Absatz um. Dabei sollen die drei wichtigsten Punkte hervorgehoben werden."
5. Den "Ton" der E-Mail anpassen: Die Emotionen kochen hoch, doch Sie möchten professionell bleiben? Fügen Sie Ihren Entwurf ein und geben Sie den Befehl "Diese E-Mail bearbeiten, um ihr einen professionellen und konstruktiven Ton zu verleihen".  

 

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