Wie adressiere ich meinen Professor per E-Mail?

Bevor Sie Kontakt zu Ihrem Professor/Ihrer Professorin aufnehmen

Dem Professor bzw. der Professorin zum ersten Mal eine E-Mail zu schreiben, kann einschüchternd sein. Aber keine Sorge! Auch Ihre Lehrkräfte sind normale Menschen, und es ist nicht ungewöhnlich, dass sie von Studenten hin und wieder E-Mails erhalten.

Bedenken Sie aber: Die Zeit der vielbeschäftigten Lehrkräfte ist kostbar – und im besten Fall können Sie offene Fragen besser mit Kommilitonen klären. Doch manchmal kommt man einfach nicht drumherum, sich doch mit Frau oder Herrn Professor in Verbindung zu setzen.

Häufige Gründe für eine E-Mail an den Professor können sein:

• Sie benötigen Informationen zu einem Kurs oder Projekt
• Sie müssen sich krankmelden
• Sie benötigen ein Empfehlungsschreiben

Stellen Sie vorab jedoch unbedingt sicher, dass das Anliegen, das Sie vorbringen, auch wirklich eine E-Mail wert ist.

Bevor Sie sich also an Ihren Professor oder Ihre Professorin wenden, sollten Sie sich über folgende Punkte vergewissern:
 

• In Ihrer E-Mal geht es um etwas, das nicht in der nächsten Vorlesung bzw. im nächsten Seminar angesprochen werden kann.
• Sie fordern Informationen an, die Ihre Lehrkraft auch tatsächlich erteilen kann, weil es in ihren bzw. seinen Zuständig- bzw. Kompetenzbereich fällt.  
• In Ihrer E-Mail handelt es sich um kein Thema, das Sie nicht selbst auf anderen Plattformen, z. B. Studentenplattformen- oder -foren, nachschlagen, erfragen oder anfordern können.

Formalitäten: den richtigen Titel nutzen

Eröffnen Sie Ihre E-Mail korrekt: Und zwar mit der richtigen Anrede! Das ist auf den ersten Blick vielleicht verwirrend – schließlich gibt es verschiedene Professorentitel:

Vom "klassischen" Universitätsprofessor (Univ-Prof.) über den Ehrenprofessor "Honorarprofessor" (Hon. Prof.) bis hin zum Junior Professor (Jun. Prof.).

Auch sind Professorinnen und Professoren in der Regel promoviert, verfügen also über einen Doktortitel (Dr.) und als Ingenieure sogar über ein Diplom (Dipl-Ing.). Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Sie Ihre Lehrkraft in Ihrer Eröffnungszeile korrekt ansprechen. Und das geht folgendermaßen:
 
In E-Mails adressiert man sie also folgendermaßen korrekt:

"Sehr geehrter Herr Professor XY"
oder
"Sehr geehrte Frau Professor XY".
   
Wahlweise könnte man auch das "Herr" bzw. "Frau" in der Anrede weglassen und diese dadurch etwas verkürzen:

"Sehr geehrter Professor XY, …"
"Sehr geehrte Professorin XY, …"

Unsere Empfehlung außerdem: Auch, wenn manche Professoren in der Vorlesung oder im Seminar vielleicht etwas lockerer sind und sich mit mit Ihrem Namen vorstellen und auch anreden lassen: Nutzen Sie im Schriftverkehr lieber die förmliche Variante mit Professorentitel – so sind Sie auf alle Fälle auf der sicheren Seite. 

Achten Sie auch darauf, dass Sie in Ihrer E-Mail höflich und präzise sind. Lesen Sie diesen Tipp für weitere Informationen zum Thema höfliche E-Mails schreiben

Informationen, die in der E-Mail an Ihren Professor nicht fehlen dürfen

Ganz gleich, was der Beweggrund für Ihre E-Mail ist: Stellen Sie sicher, dass neben Ihrer möglichst präzise formulierten Fragestellung alle nötigen Informationen und Materialien enthalten sind.

Wichtige Elemente in Ihrer E-Mail können sein:

• Der Name des Kurses, um den es geht: Bedenken Sie immer, dass Ihre Professoren oft viele Lehrveranstaltungen abhalten. Daher kann es für sie schwierig sein, herauszufinden, auf welchen Kurs Sie sich in Ihrer E-Mail konkret beziehen.
• Ihre Matrikelnummer: Werden die Kurse oder Vorlesungen von vielen Studenten besucht, kann sich die Lehrkraft nicht jedes Gesicht und jeden Namen dazu merken.
• Anlagen/Dokumente in Form eines E-Mail-Anhangs: Z. B. der Scan Ihrer Krankschreibung oder Ihre Seminararbeit, zu der Sie eine Frage haben.

Den richtigen Abschluss in der E-Mail finden

Am Ende der E-Mail ist es immer angebracht, Ihrem Professor/Ihrer Professorin schon vorab für die Zeit und Mühe zu danken, die er oder sie aufbringen muss, um Ihnen zu antworten. Damit zeigen Sie Ihre Dankbarkeit für die Unterstützung in Ihrer Angelegenheit.

Am Ende Ihrer E-Mail pflegen Sie dann noch Ihren vollständigen Vor- und Nachnamen an. So können Sie leichter korrekt identifiziert werden und es kommt zu keinen Verwechslungen.

Beispiele, wie eine E-Mail an Ihren Professor/ Ihre Professorin aussehen könnte

Beispiel 1: Konkrete Frage zur Aufgabenstellung

Betreff: Frage zu Aufgabenstellung in Kurs XY

Sehr geehrte Frau Professorin [Nachname],

ich wende mich mit einem Anliegen bezüglich Ihres Kurses ["XY"] an Sie:
Ich hätte eine Rückfrage bezüglich der Aufgabe, die Sie uns vergangene Woche erteilt haben.

Könnten Sie hierzu Ihre Fragestellung zu [Aspekt XY] vielleicht noch etwas präzisieren? Eventuell auch anhand eines Beispiels? Das würde mir bei der Bearbeitung der Aufgabe sehr helfen.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Vor-und Nachname]
[Ihre Matrikelnummer]

 Beispiel 2: Krankmeldung

Betreff: Krankmeldung [Ihr Name] für Kurs [XY]

Sehr geehrte Frau Professorin [Nachname],

leider kann ich aufgrund von Krankheit diese Woche nicht an Ihrem Kurs [XY] teilnehmen.
Ich bitte Sie, mein Fehlen zu entschuldigen.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Vor-und Nachname]
[Ihre Matrikelnummer]

Bevor Sie Ihre E-Mail abschicken

Lesen Sie Ihre E-Mail noch einmal Korrektur, bevor Sie sie abschicken. Wenn Sie sie noch einmal lesen, auch laut, können Sie mögliche Fehler oder Tippfehler in Ihrer E-Mail entdecken.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle Dateien angehängt haben, die Sie versenden wollen.

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