So digitalisieren Sie Ihre Unterschrift

Hin und wieder benötigt man die Unterschrift in digitaler Form. Z. B. um sie unter eine E-Mail oder ein PDF-Formular zu setzen. Hier lesen Sie, wie man eine digitale Unterschrift erstellt und wann sie aus rechtlicher Sicht genügt.

So erstellen Sie kostenlos eine digitale Unterschrift

Es gibt verschiedene Wege, wie Sie Ihre handgeschriebene Unterschrift in die digitale Form bringen. Im Folgenden finden Sie eine kleine Auswahl an kostenlosen Werkzeugen und Möglichkeiten – für Ihren PC und auch für Ihr Smartphone.

Unterschrift einscannen

Sie sind im Besitz eines Scanners? Perfekt – dann können Sie Ihre handgeschriebene Unterschrift einfach digitalisieren:
 
  1. Setzen Sie Ihre Unterschrift auf ein Blatt Papier und scannen Sie dieses dann mit Ihrem Scanner ein.
  2. Speichern Sie es als JPG, GIF oder in einem anderen gängigen Format.
  3. Öffnen Sie die Bilddatei und schneiden Sie Ihre Unterschrift zu.
  4. Speichern Sie sie dann auf Ihrem Rechner, Smartphone oder einem anderen Speichermedium ab und fügen die Unterschrift bei Bedarf in Ihre digitalen Dokumente ein.

Bildbearbeitungsprogramm GIMP

Ebenfalls praktisch ist die Erstellung einer digitalen Unterschrift mithilfe der kostenlosen Software GIMP. Der Vorteil: Sie können damit einen durchsichtigen Hintergrund unter ihre Unterschrift legen. Das erleichtert das Einfügen in Dokumente. Und so geht's Schritt für Schritt:
  1. Installieren Sie GIMP auf Ihrem Gerät.
  2. Öffnen Sie eine neue Datei und wählen Sie in den Einstellungen als Füllung einen transparenten Hintergrund.
  3. Mit dem Pinsel in der passenden Zeichenstärke zeichnen Sie Ihre Unterschrift.
  4. Speichern Sie Ihre Unterschrift dann über "Datei" > "Exportieren" als .png-Datei auf Ihrem Rechner ab.
Tipp: Speichern Sie die Bilddatei im kostenlosen WEB.DE Online-Speicher. So können Sie Ihre Unterschrift jederzeit abrufen und in Dateien einfügen. Z. B. in ein Formular, das sie gerade im Online Office Ihres Postfachs ausfüllen.

Adobe Acrobat Reader für PDF-Dokumente

Die aktuelle kostenlose Version des Adobe Acrobat Readers erlaubt es Ihnen, Ihre Signatur im Handumdrehen in ein PDF einzufügen. Einfach das Dokument öffnen und oben im Menü auf "Unterschreiben" > "Ausfüllen und Unterschreiben" gehen. Danach oberhalb des Dokuments auf das Unterschrift-Symbol klicken und dort die gewünschte Funktion zum Unterschreiben auswählen.

So fügen Sie Ihre Unterschrift auf dem Smartphone ein

In einem PDF auf dem Android Smartphone

Wer ein Android Smartphone besitzt, kann die kostenlose App "Fill & Sign" von Adobe nutzen. Einfach im Play Store danach suchen, die App installieren und schon kann es losgehen!

In einem PDF auf dem iPhone

Besitzer von Apple-Geräten können einfach über die vorinstallierte Dateien-App Unterschriften in ihre PDF-Dokumente einfügen. Klicken Sie dazu auf das "+"-Symbol im geöffneten Dokument und anschließend auf "Zeichnen".

Wann nutzt man die digitale Unterschrift?

  • Zum Unterschreiben Ihrer E-Mails – etwa, wenn Sie etwas formeller kommunizieren oder Ihrer Nachricht eine persönliche Note verleihen wollen
  • Bei verschiedensten formfreien Vereinbarungen
Wichtig:

Die einfache elektronische Unterschrift ist nicht rechtssicher und hat daher auch bei rechtlichen Streitigkeiten keine Bedeutung.
 
Arbeits- oder Mietverträge und Bürgschaften sind nur mit handgeschriebener Unterschrift (also auf dem Papier) rechtlich gültig.
 
Für bestimmte Anwendungsfälle können Sie anstelle der handgeschriebenen Unterschrift auch eine zertifizierte und damit rechtssichere digitale Signatur nutzen.

Wie unterscheiden sich digitale Unterschrift & digitale Signatur?

Auch wenn sie ähnlich klingen: Bei der digitalen Signatur handelt es sich nicht um eine Unterschrift im eigentlichen Sinne. Sie hat also mit der selbst erstellten digitalen Unterschrift nichts zu tun.
 
Tatsächlich ist die digitale Signatur eine Art qualifiziertes Zertifikat bzw. Authentifizierungszeichen, das vor allem in der in der behördlichen E-Mail-Kommunikation/bzw. bei Vertragsangelegenheiten zum Einsatz kommt. Es bestätigt Ihrem Gegenüber, dass Sie eine real existierende Person sind. Und es bestätigt damit auch die Echtheit der von Ihnen gesendeten Dokumente.

Wo gibt es die digitale Signatur?

Sie können sie gemeinsam mit einer Zertifizierungsstelle (ähnlich einem Notar) kostenpflichtig oder auch kostenlos erstellen. Die Zertifizierungsstelle prüft Ihre persönlichen Angaben und generiert zusammen mit Ihnen Ihre digitale Signatur. Eine Auflistung an Zertifizierungsstellen finden Sie auf der offiziellen Webseite der Bundesnetzagentur unter Anbieter.
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