Bei E-Mails Zeit sparen

Ein neuer Tag, ein neuer E-Mail-Berg im Postfach? Falls Sie sich täglich stundenlang mit Ihrem Posteingang beschäftigen, ist dieser Tipp genau richtig für Sie. Wir stellen Ihnen hier Methoden vor, die Ihnen langfristig sehr viel Zeit sparen können.

Alle E-Mails sofort durcharbeiten

Kleine, vermeintlich „unwichtige“ E-Mails schiebt man gerne auf, um mehr Zeit für „große E-Mails“ zu haben, die lange Antworten benötigen. Die Gefahr: Die aufgeschobenen E-Mails sammeln sich gerne im Postfach, werden schlimmstenfalls vergessen und werden gebündelt zum nervigen Zeitfresser.

Deshalb sollten Sie immer alle E-Mails sofort bearbeiten. Gehen Sie dabei einfach Ihr Postfach durch, reagieren Sie sofort auf Kleinigkeiten (durch weiterleiten, archivieren, löschen, etc.) und klicken Sie bei großen E-Mails zuerst auf „Antworten“ und dann auf „Als Entwurf speichern“. Entsprechende E-Mails werden daraufhin im Entwürfe-Bereich Ihres Postfachs gesammelt. Haben Sie Ihr Postfach durchgearbeitet, beantworten Sie daraufhin die „großen E-Mails“ im Entwürfe-Bereich und haben wirklich alles erledigt.

E-Mail-Antworten beschleunigen

Besonders das Warten auf eine wichtige E-Mail, die jede Sekunde kommen sollte, kann sehr frustrieren. Sie haben vielleicht keinen direkten Einfluss darauf, wann eine E-Mail gesehen oder beantwortet wird, aber durchaus darauf, wie schnell Ihre E-Mail bearbeitet werden kann:

Der Betreff ist hier besonders wichtig. Es ist das Erste, was der Empfänger Ihrer E-Mail sieht. Fassen Sie darin also die Absicht Ihrer E-Mail so genau aber auch so kurz wie möglich zusammen. Je besser zu verstehen ist, worum es geht, desto schneller wird Ihre E-Mail gelesen und beantwortet.

Nutzen Sie Ihre Ordner sinnvoll

Wenn Sie E-Mails archivieren, um später auf diese zugreifen zu können, bietet sich ein Ordnersystem an, das sich nach Ihrem Aufgabenbereich, aktuellen Aktivitäten oder Projekten richtet. In Kombination mit Filterregeln wird Ihr Posteingang automatisch in Ordner sortiert und spart Ihnen somit Organisationsaufwand.

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