WEB.DE Experte über die Briefankündigung: "Eine tolles Produkt für den Alltag"

Briefe per Mail ankündigen lassen? Was für Viele wie Zukunftsmusik klang, ist schon seit einem Jahr Realität im WEB.DE Postfach! Unser Produkt-Manager Björn erzählt passend zum Geburtstag der Briefankündigung, wie es dazu kam und gibt spannende Ein- und Ausblicke.
WEB.DE Blog: Björn, erst mal herzlichen Glückwunsch zu einem Jahr Briefankündigung per Mail! Wie fühlt sich das für Dich als Produkt-Manager im Rückblick an?

Björn: Danke! Rückblickend war es vor allem eine sehr spannende Zeit: Zusammen mit den Teams der Deutschen Post (DPAG) haben wir intensiv daran gearbeitet, das Produkt für unsere Nutzerinnen und Nutzer im Postfach verfügbar zu machen. Und auch seit Start der Briefankündigung ist es spannend, das Produkt wachsen zu sehen, das Feedback der Nutzer zu erhalten und auch die nächsten Schritte zu planen und zu konzipieren.

WEB.DE Blog: Analoge Briefpost, digital im Postfach angekündigt. Wie genau kam es dazu? Wie ist die Idee entstanden, unseren Nutzerinnen und Nutzern so einen Service anzubieten?

Björn: Unser Ziel ist es ja generell, unseren Nutzerinnen und Nutzern mithilfe von Technologien den Alltag zu erleichtern. Sodass Sie mehr Zeit und Fokus für die eigentlich wichtigen Dinge haben.

Das ganze Thema Briefpost ist dabei eines, in dem noch einige Potenziale schlummern, um es für die Nutzer einfacher zu machen. Die Briefankündigung ist da nur ein erster Schritt, der aber bei den Nutzern zu ungemein positiven Reaktionen führt. Egal ob von unterwegs oder auch zu den aktuellen Bedingungen zuhause, die Kunden erleben es als ein sehr positives Gefühl zu wissen, was sie in ihrem Briefkasten erwartet.

WEB.DE Blog: Du hast ja gesagt, die Briefankündigung war der erste Schritt. Jetzt kam ja noch ergänzend die "Digitale Kopie" hinzu. Könntest Du beide Funktionen mal kurz für unsere Nutzerinnen und Nutzer erklären?

Björn: Gerne. Durch die Briefankündigung erhalten die Nutzer vorab per E-Mail ein Bild der Sendungen, die in der Regel am selben Tag auch durch die Deutsche Post zugestellt werden. Hierzu nutzen wir einfach die Fotos von den Briefumschlägen, die standardmäßig im Rahmen der Sortierung bei der DPAG gemacht werden.

Die Digitale Kopie erweitert die Funktionalität um die Inhalte des Briefs – als Empfänger bzw. Empfängerin sieht man dann also tatsächlich den Text im Kuvert. Dazu muss man wissen: Die Deutsche Post bietet Unternehmen bereits den Service an, den Druck der Briefe, das anschließende Kuvertieren (mit einem Briefumschlag versehen) und weitere Handling der Sendungen zu übernehmen. In diesem Zuge liefern die Unternehmen die Briefe also ausschließlich digital bei der Deutschen Post ein. Und sofern das sendende Unternehmen und die einzelnen Empfänger zugestimmt haben, erhalten diese ihre Briefinhalte vorab per E-Mail.

WEB.DE Blog: Und warum genau soll man die Briefankündigung bzw. die Digitale Kopie nutzen? Welchen Vorteil habe ich als Nutzer?

Björn: Bei der Briefankündigung besteht der Vorteil darin, dass ich weiß, ob etwas Wichtiges in meinem Briefkasten landet. Zum einen kann ich dann früher reagieren oder auch, wenn ich unterwegs bin, jemanden bitten, ein wichtiges Schreiben zu öffnen.

Wir haben auch Feedback von Nutzern, deren Beweglichkeit eingeschränkt ist, und die den Service nutzen, um nicht jeden Tag zum Briefkasten gehen zu müssen. Und darüber hinaus gibt es auch unseren Nutzern ein gutes Gefühl zu wissen, was ankommen wird.

Die Digitale Kopie erweitert den Nutzen noch. Wie bei E-Mails auch kann ich die digitalen Briefinhalte z. B. archivieren, an Familienmitglieder weiterleiten, mir einen Reminder einstellen, usw. Und ich bleibe auch dann handlungsfähig, wenn ich mal länger weg bin und keinen Zugriff auf den Briefkasten habe, etwa im Urlaub oder bei einem ungeplanten Krankenhausaufenthalt.

WEB.DE Blog: Wie sieht es mit der Privatsphäre aus? Für die Briefpost gilt auf dem normalen Weg ja das Briefgeheimnis. Wie ist es bei der Briefankündigung?

Björn: Allen, die an dem Projekt beteiligt sind, ist sehr bewusst, wie wichtig die Themen Privatsphäre und Datenschutz für die Nutzerinnen und Nutzer sind. Und gerade für uns als E-Mail-Anbieter hat das Thema sowieso schon höchste Priorität: Wir schützen die E-Mail-Kommunikation bereits! Und so ist das dann auch für alle weiteren Maßnahmen und Funktionen selbstverständlich. Für die Briefankündigung haben wir verschiedene Maßnahmen eingebaut:

Das Sicherheitsniveau der Serveranbindung übertrifft das bereits sehr hohe Niveau von E-Mail made in Germany. Technisch sind die Daten also schon sehr gut geschützt. Darüber hinaus stellen wir bei der Registrierung sicher, dass der Nutzer, der sich anmeldet, auch tatsächlich Zugriff auf den angegebenen Briefkasten hat.

Und darüber hinaus hat der Nutzer auch jederzeit die Kontrolle, ob er den Service aktiviert. Bei der Digitalen Kopie ist sogar die Einwilligung des Empfängers und des Versenders des Briefs notwendig.

WEB.DE Blog: Ihr schaut Euch natürlich auch immer Feedback, das uns die Nutzerinnen und Nutzer schreiben, an. Hättest Du denn mal ein paar O-Töne für uns, für welche Zwecke die Briefankündigung aus Nutzersicht besonders gut taugt?

Björn: Besonders gut hat mir das Feedback einer Nutzerin gefallen, die die Briefankündigung mit der Rufnummernanzeige am Telefon verglichen hat. Anfangs gab es viele, die die Anzeige der Rufnummer sogar aktiv blockiert haben. Und heute hat man sich so daran gewöhnt zu wissen, wer anruft, dass man unbekannte Gespräche gar nicht erst oder mit großer Vorsicht annimmt.

Außerdem bekommen wir sehr viel positives Feedback von Menschen, die beruflich oder privat unterwegs sind und sich freuen, dass sie ihre Post dennoch im Blick haben. Andere schätzen es einfach zu wissen, dass die angekündigte Post auch vollständig angekommen ist. Und viele Nutzer wünschen sich momentan noch mehr Briefinhalte in digitaler Form, woran wir mit unseren Kollegen bei der DPAG aber auch intensiv arbeiten.

Insgesamt ist das Feedback zur Briefankündigung sehr positiv und die Nutzer geben uns auch erfreulicherweise sehr viel gutes und konstruktives Feedback.

WEB.DE Blog: Und für welche Anwendungsfälle nutzt Du die Briefankündigung?

Björn: Corona-bedingt, hat mir die Briefankündigung geholfen, meine Post geistig vorzusortieren. Wenn ich weiß, es sind nur zeitlich unkritische Werbebriefe im Briefkasten, dann leere ich ihn halt, wenn ich mal dazu komme.

Auf der anderen Seite hatte ich ein Schreiben, das ich wirklich erwartet habe. Und da war es ein schönes Gefühl, als ich beim Frühstück meine Mails gelesen und gesehen habe, dass es endlich ankommt.

WEB.DE Blog: Die Briefankündigung war ja der erste Schritt, gefolgt von der Digitalen Kopie. Was kommt danach?

Björn: Sowohl wir als auch die DPAG sind sehr daran interessiert, die Potenziale der Digitalisierung für unsere Kunden nutzbar zu machen. Entsprechend stehen wir auch laufend im Austausch und prüfen, welche Themen wir angehen können.

Wie schon gesagt: Wir wollen grundsätzlich in Erfahrung bringen, was unseren Nutzern weiterhilft und die Dinge vereinfacht.

Gerade haben wir zum Beispiel einen Test laufen, in dem Gutscheine – z. B. aus Dialogpost – in der Mail schon oberhalb der Briefankündigung angezeigt werden. D. h. der Nutzer muss nicht mehr 16-stellige Codes abtippen, sondern klickt einfach nur auf den Link und kann den Gutschein direkt verwenden. Wir fragen also: Was könnte ein Nutzer mit seinem Brief denn tun wollen und versuchen dann, ihm diese Aktionen zu erleichtern.

WEB.DE Blog: Welche neuen Funktionen sind gerade in Planung? Kannst Du uns das schon etwas verraten?

Björn: Momentan arbeiten wir zusammen mit der DPAG an verschiedenen Erweiterungen. Zum Beispiel würden wir gern schon in der Mail den Absender eines Briefes anzeigen können. Der steht ja nicht immer einfach lesbar auf dem abfotografierten Briefkuvert. Parallel dazu arbeiten wir daran, dass unsere Nutzer mehr Digitale Kopien erhalten und prüfen auch Integrationen mit anderen Produkten – zum Beispiel mit unserem Online-Office – um Dokumente direkt im Postfach weiterzuverarbeiten.

WEB.DE Blog: Björn, herzlichen Dank für das Interview!
Unser WEB.DE Experte Björn.
Unser WEB.DE Experte Björn.
 
Zur Person: Björn arbeitet seit 2007 als Produktmanager bei WEB.DE im Bereich der Mail-Produkte. Seit 2018 kümmert er sich darum, die Themen E-Mail und Briefpost zusammenzubringen und Mehrwerte für Nutzer zu erschließen.

Privat wird er nicht nur von seinen drei Jungs auf Trab gehalten, sondern probiert auch gerne neue digitale Trends und Produkte aus.

Mehr Informationen zur Briefankündigung per E-Mail finden Sie auf unserer Info-Seite.
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