E-Mail-Anhänge: Das sollten Sie wissen

  Von Kieran – Lesedauer: 3 Min.

 
Wenn Sie beruflich Unterlagen versenden und den digitalen Weg bevorzugen, machen Sie das ganz selbstverständlich als E-Mail-Anhang. Dateien als Anhang zu versenden ist schnell gemacht und einfach in der Handhabung. Doch so praktisch diese Funktion auch ist, so oft passieren hier kleine Fehler: Der Anhang wird vergessen, Dateien werden im falschen Format gesendet oder die Dokumente sind schlicht zu groß.

Ebenso eine echte Herausforderung beim Thema E-Mail-Anhänge: Cyberkriminelle verschicken gerne betrügerische E-Mails mit verseuchten Anhängen. Einmal angeklickt, hat man die Schadsoftware auf dem Rechner.

Woran Sie diese E-Mails erkennen können und was Sie sonst noch rund um das Thema wissen sollten, erfahren Sie hier.

Wie schreibt man eine E-Mail mit Anhang?

Wenn Sie eine E-Mail mit Anhang versenden, sollten Sie im Text der E-Mail immer auch explizit auf den Anhang hinweisen. Denn es ist nicht nur im beruflichen Umfeld unhöflich, ein Dokument oder eine Datei kommentarlos zu versenden. Außerdem kann ein Anhang je nach E-Mail-Programm vom Empfänger leicht übersehen werden.

Wie verweist man am besten auf den Anhang einer E-Mail?

Tatsächlich sind Formulierungen wie "Im Anhang finden Sie …" oder "Anbei übersende ich Ihnen…"  gängig und werden sofort verstanden.  Je nach Kontext kann aber auch eine Kurfassung wie "siehe Anhang" angemessen sein.
 

Anhang vergessen: Das sollten Sie tun!

So etwas ist schon so oft passiert: Sie schreiben konzentriert den Text Ihrer E-Mail, lesen ihn noch einmal durch, um Tippfehler zu vermeiden, drücken auf "Senden" – und haben den Anhang vergessen.

Im ersten Moment ist das natürlich unangenehm, aber keine Sorge: Da das fast jedem schon einmal passiert ist, löst es beim Empfänger in der Regel eher ein Schmunzeln aus. Reagieren Sie am besten schnell und senden direkt eine zweite E-Mail mit dem Anhang hinterher.

Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:
 

1. Schicken die ursprüngliche Nachricht noch einmal, und ergänzen Sie dieses mal den Anhang. Fügen Sie dazu einen kurzen Hinweis im Text ein, dass dies die korrekte Nachricht ist.
2. Verfassen Sie eine neue, kurze und freundliche Nachricht, in der Sie erklären, dass der Anhang in der letzten Mail vergessen wurde und nun nachgereicht wird.

Wie groß darf eine E-Mail mit Anhang sein?

Ist die PDF zu groß für Ihre Mail? Bei den meisten E-Mail-Anbietern ist die Größe der versendbaren Anhänge auf ein bestimmtes Limit begrenzt. Bei WEB.DE FreeMail stehen Ihnen pro E-Mail beispielsweise bis zu 20 MB kostenloses E-Mail-Volumen für Ihren Anhang zur Verfügung. Wer mehr benötigt, etwa, kann das Limit sogar leicht auf 100 MB erhöhen.

Wenn Sie dennoch größere Anhänge versenden möchten, lohnt sich der WEB.DE Online-Speicher für Sie. Hier können Sie Ihre Dateien abspeichern und sie bequem per Freigabelink mit anderen teilen. So können Sie sogar lange Videos oder ganze Ordner per E-Mail versenden!

Warum werden Anhänge eigentlich immer als PDF versendet?

PDF-Dateien sind das Standardformat für E-Mail-Anhänge und das hat gute Gründe. Dateien dieses Formats sind universell kompatibel, das heißt, sie lassen sich auf nahezu jedem Gerät ohne eine zusätzliche Software öffnen. Und da Seitenlayouts und Formatierungen erhalten bleiben sehen sie überall gleich aus, egal ob am PC, Mac oder Smartphone.

Ein weiterer Vorteil: PDFs sind oft kleiner als andere Dateiformate und eignen sich daher besonders gut für den Versand. Zusätzlich können sie durch digitale Signaturen geschützt werden, sodass Änderungen verhindert und die Echtheit der Dokumente gesichert wird.
 

Wie füge ich einen Anhang zu einer E-Mail hinzu?

Eine E-Mail mit Anhang zu versenden, ist ganz einfach. Öffnen Sie zuerst das Fenster zum Verfassen einer neuen E-Mail. Suchen Sie hier nach dem Büroklammer-Symbol. Tippen Sie darauf, können Sie Dateien von Ihrem Computer oder Smartphone auswählen und anhängen.

Alternativ können Sie die gewünschte(n) Datei(en) auch per Drag & Drop (Ziehen und Loslassen) direkt in das Nachrichtenfenster ziehen. Das ist besonders praktisch, wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig versenden möchten.
 

Wie speichere ich einen E-Mail-Anhang?

Sie haben eine E-Mail mit einem großen Anhang – beispielsweise einigen hochauflösenden Fotos – erhalten, müssen aber auf Ihr Speicherplatzlimit achten? In diesem Fall lohnt es sich, den Anhang in Ihrem WEB.DE Online-Speicher zu sichern und die E-Mail anschließend zu löschen.

Achtung! Darauf sollten Sie bei Anhängen achten

Zum Schluss, und das können wir wirklich gar nicht oft genug betonen:

Bitte seien Sie bei E-Mails und darin befindlichen Anhängen immer besonders vorsichtig!

Denn egal ob Phishing oder Trojaner: Cyberkriminelle lassen keine Möglichkeit ungenutzt, um an Ihre persönlichen Daten zu gelangen, oder Malware auf Ihren Rechner einzuschleusen.

Öffnen Sie daher keine Dateien von Absendern, die Sie nicht kennen beziehungsweise von denen Sie keine E-Mail erwarten. Achten Sie außerdem stets genau auf die Absenderadresse, um sich vor Spoofing zu schützen.

So sind Sie auch im Extremfall gut geschützt und bieten Cyberkriminellen wenig Angriffsfläche.

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