So vermeiden Sie typische E-Mail-Patzer

Patzer Nr. 1: Unpassender Betreff

Im Betreff sieht der Empfänger sofort, worum es in der E-Mail geht. Eine Mail mit einem unpassenden oder nichtssagenden Betreff kann den Empfänger verwirren. So können leicht Missverständnisse in Verbindung mit dem Inhalt einer E-Mail entstehen.
Daher empfehlen wir, zuerst den Inhalt der E-Mail zu vervollständigen. Lesen Sie sich Ihren Text nochmal in Ruhe durch und machen Sie sich das Anliegen Ihrer Mail bewusst. Wählen Sie dann einen aussagekräftigen Betreff, der das Thema Ihrer Mail auf den Punkt bringt.

Patzer Nr. 2: Falsche Anrede

"Sehr geehrter Herr…" oder war es doch "Sehr geehrte Frau…"? Dieser Fehler kann sehr unangenehm werden und könnte nicht so gut bei Ihrem Gegenüber ankommen.
Informieren Sie sich am besten davor bei einem Telefonat oder im Internet. Falls Sie doch daneben tappen sollten, hilft nur noch eine aufrichtige Entschuldigung. Seien Sie dann auf jedem Fall beim nächsten Mal wachsamer.

Patzer Nr. 3: Fehler im eigenen Namen

Das passiert öfter, als man denkt. Aus "Markus" kann schnell mal "Makus" oder "Marks" werden. Ärgerlich oder?
Um das zu vermeiden, können Sie die Signatur in Ihrem Postfach nutzen. Diese enthält Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und weitere Informationen, wenn Sie möchten. Einmal eingerichtet, wird sie bei jeder E-Mail automatisch am Ende hinzugefügt. So schleichen sich garantiert keine Fehler mehr in Ihren Namen ein.

Hier erfahren Sie, wie Sie in Ihrem WEB.DE Postfach eine Signatur anlegen.

Patzer Nr. 4: Gesendeter Entwurf

Manche E-Mails brauchen mehr Zeit – vielleicht wartet man noch auf eine wichtige Information oder möchte die Mail später nochmal überarbeiten. In der Regel speichert man die E-Mail als Entwurf und kann diese zu einem späteren Zeitpunkt versenden. Doch statt auf "Entwurf speichern" haben Sie aus Versehen auf "Senden" geklickt und die unfertige E-Mail ist bereits verschickt.
Um das zu umgehen, empfiehlt es sich, den Namen des Empfängers erst ganz am Ende einzutragen, wenn die E-Mail auch wirklich fertig ist.

Patzer Nr. 5: Vertrauliches weitergeleitet

Sie haben eine E-Mail erhalten und möchten eine dritte Person kurz darüber informieren, indem Sie ihr die E-Mail weiterleiten. Aber haben Sie auch wirklich bedacht, ob die Mail möglicherweise vertrauliche Informationen beinhaltete, von der die dritte Person nichts wissen darf? Das kann unangenehm werden und sich negativ auf die geschäftlichen Beziehungen auswirken.
In diesem Fall ist Vorsicht geboten. Wir empfehlen, die Mail vor dem Weiterleiten nochmal durchzugehen. Etwaige vertrauliche Passagen können einfach aus der vorherigen Mail gelöscht werden, bevor die E-Mail weitergeleitet wird.

Patzer Nr. 6: Vergessener Anhang

Ein Klassiker: Schnell in der Mail auf den Anhang hingewiesen und nach dem Versenden stellt man fest, dass man ihn vergessen hat. Da hilft nichts Anderes als eine zweite E-Mail mit dem Anhang hinterherzuschicken.

Unser Fazit: Es lohnt sich immer, an bestimmten Punkten sicherheitshalber ein zweites Mal drüber zu schauen. Besonders bei wichtigen E-Mails ist ein wachsames Auge ratsam. Aber keine Sorge: Fehler sind menschlich. Falls Ihnen mal ein Patzer passieren sollte, wird Ihr Gegenüber sicher Verständnis für Sie haben.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Tipp gefallen hat und dass Sie nun mehr darüber wissen, worauf Sie beim Schreiben einer E-Mail besonders Acht geben sollten. Über Ihr Feedback freuen wir uns sehr!