Über ein herzliches Willkommen per E-Mail freut sich jeder! Sowohl im privaten Umfeld als neues Mitglied eines Teams oder im Beruf als neuer Mitarbeiter. Doch wie formuliert man eine professionelle bzw. nette Begrüßung per Mail? Hier finden Sie Beispiele!
Sie selbst sind neu im Job und bekommen eine herzliche offizielle Begrüßung per E-Mail – vielleicht sogar mit dem neuen Team auf CC und ein paar wichtigen Infos für den Start. Da fühlt man sich gleich willkommen!
Solche E-Mails erleichtern Ihnen das Ankommen und vermitteln zugleich das Gefühl, offiziell als neues Mitglied einer Gemeinschaft angenommen zu werden.
Willkommens-Mails sind also zunächst einmal eine wichtige Form der Wertschätzung und damit auch psychologisch nicht zu unterschätzen. Reichert man sie noch um Informationen wie z. B. Namen von Ansprechpartnern an, liefern die E-Mails den Neulingen zudem wertvolles Erstwissen.
Willkommens-Mails im beruflichen Kontext
Mit Blick auf das eben Gesagte spielen Willkommens-E-Mails vor allem im beruflichen Umfeld eine besondere Rolle:
Ist die erste offizielle Kommunikation neuen Mitarbeitern gegenüber freundlich und respektvoll, trägt das von vornherein zu einem guten Arbeitsklima bei. Auch bei den Kollegen, die im besten Fall über die Neuzugänge gleich mitinformiert werden! Dies sorgt für Transparenz.
Willkommensmails für Kunden und Partner
Auch in der der Kommunikation mit neuer Kundschaft oder Kooperationspartnern ist ein guter erster Eindruck wichtig. Denn er prägt maßgeblich die zukünftige Zusammenarbeit. Wie heißt es doch so schön: Der erste Eindruck zählt.
Willkommens-E-Mails im Privatleben
Und auch im Privatleben kommt vielleicht irgendwann der Moment, wo Sie die ein oder andere Willkommens-Mail schreiben müssen. Sei es an das neue Mitglied in Ihrem Sport- oder Musikverein oder neue Spender in einem Förderkreis. Auch Teilnehmende an einem Programm oder Coaching verdienen es, angemessen begrüßt zu werden.
Was sollte in einer Willkommens-Mail enthalten sein?
Wenn es um neue Mitarbeitende geht, wird bereits im Vorfeld viel Mühe und Zeit investiert: Bewerbungs-Mails müssen gelesen, Vorstellungsgespräche geführt werden. Umso wichtiger ist es, diese Menschen dann auch beim Antritt ihres neuen Jobs entsprechend wertschätzend zu begrüßen und die ersten wichtigen Informationen mit ihnen zu teilen.
Hier unsere Tipps, wie Sie eine gute Willkommens-Mail schreiben:
Beginnen Sie Ihre Begrüßung-E-Mail mit einem herzlichen "Willkommen". Bringen Sie dabei Ihre Freude über den Neuzugang zum Ausdruck.
Machen Sie in Ihrer Begrüßungsmail deutlich, welche fachliche Bedeutung der/die Neue für das Team und die Firma hat.
Wichtig: Verstärkung in Form neuer Kolleginnen und Kollegen sollte immer auch den Teammitgliedern offiziell mitgeteilt werden. Stellen Sie den "Neuzuwachs" also kurz vor. Nennen Sie Abteilung, Kompetenzen, Aufgabenbereiche, Arbeits-Historie – welche Infos genau Sie dabei anführen, ist dabei relativ offen.
Führen Sie auch noch die Kontaktinformationen mit an – natürlich nur, wenn erlaubt. So können sich auch die Kollegen untereinander vernetzen. Ein wichtiger Aspekt beim Team-Building!
Welche Informationen sind für neue Angestellte am relevantesten?
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Je nach Kontext erfordert es viel Energie und Aufwand, sich an ein neues Umfeld anzupassen. Aus diesem Grund sollten Sie es Ihrem Neuzuwachs besonders angenehm und einfach machen, sich einzufinden.
Neben einer herzlichen Tonalität in Ihrer Begrüßungs-E-Mail sollten Sie also auch darauf achten, dass Ihre E-Mail alle nötigen Informationen beinhaltet, die der/die Neue für einen gelungenen Start braucht.
Schreiben Sie dabei bitte nicht in Rätseln, sondern kommen Sie direkt zum Punkt. Hier eine kleine Checkliste zur Orientierung, welche Angaben einem neuen Angestellten bereits im Vorhinein helfen könnten:
Wann ist der Beginn des ersten Tages (Datum und Uhrzeit) und wann fängt ein typischer Arbeitstag an?
Falls schwer zu finden: Wie ist die Anfahrt?
Falls relevant: Gibt es einen Dresscode?
Welche Dokumente sollten ggf. mitgebracht werden?
Gibt es schon einen Zeitplan für den ersten Tag?
Und zum Schluss: Kontaktdaten für Nachfragen!
Anfang und Ende sind meist besonders einprägsam. Da es wichtig ist, dass die Mail nicht übersehen wird, sollte der Betreff prägnant sein und herausstechen. So könnte dieser beispielsweise lauten:
"Ihr erster Arbeitstag: Wichtige Informationen."
Und eine sympathische Verabschiedung darf natürlich auch nicht fehlen!
Denken Sie immer dran: Glückliche und gut informierte Mitarbeiter machen oft einen sehr viel besseren Job!
In welchem Stil schreibe ich eine Willkommens-Mail?
Auch bei einer Willkommens-Mail gilt: Der Ton macht die Musik. Damit sich Ihr Gegenüber wohlfühlt, darf die E-Mail von der Tonalität her also durchaus herzlich und authentisch sein.
Die Kommunikation in der Arbeitswelt ist dabei allerdings – je nach Branche – meist etwas formeller gehalten. Insbesondere wenn es um den Austausch mit Kunden geht, kommt es darauf an, Professionalität und Freundlichkeit zu vermitteln, ohne jedoch zu aufdringlich zu sein.
Schreiben Sie dagegen im privaten Kontext – z. B. im Namen Ihres Sportvereins – kann der Schreibstil auch weniger formell sein, gern sogar bewusst umgangssprachlich. Das schafft Nähe und auch eine herzliche Anrede sowie Verabschiedung kommen hier oft gut an.
Was ist mit automatisierten E-Mails?
Automatisch versendete Begrüßungs-Mails können eine Menge Aufwand, Zeit und Mühe ersparen – vor allem, wenn oft ein ähnlicher Wortlaut verlangt wird und dieselben Informationen vermittelt werden.
Jedoch sollten Sie darauf achten, an den entsprechenden Stellen ausreichend zu personalisieren. So ist zum Beispiel ein reines "Hallo" oder "Guten Tag" in der Anrede ohne Nennung des Namens ein No-Go.
Mit unseren E-Mail-Vorlagen für Willkommens-E-Mails direkt loslegen!
Damit Sie die richtigen Worte für Ihre Begrüßungs-E-Mail finden, haben wir hier ein paar Vorlagen für Sie vorbereitet:
Beispiel formelle Begrüßungs-E-Mail:
Herzlich willkommen, [Name des Empfängers]!
Im Namen des gesamten Teams möchte ich Sie hiermit bei [Firmenname] begrüßen. Wir freuen uns sehr auf die kommende Zeit und sind gespannt auf Ihre Ideen und die gemeinsame Zusammenarbeit.
Damit Ihre erste Woche bei uns reibungslos starten kann, geben wir Ihnen hier ein paar wichtige Infos an die Hand:
Im Anhang finden Sie einen Zeitplan für Ihre ersten Tage mit vorgemerkten Terminen sowie unsere Unternehmensrichtlinien. Machen Sie sich damit gern schon im Laufe der ersten Woche vertraut.
Wo Sie uns finden:
Unser Büro befindet sich in [Adresse]. Erscheinen Sie bitte am [Datum] um [Uhrzeit] am Eingang des Gebäudes. Dort wird Sie [Name] abholen und alles Weitere mit Ihnen besprechen.
Falls Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich oder [Ansprechpartner XY mit Kontaktdaten] zu kontaktieren – wir stehen Ihnen jederzeit gern zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Kontaktdaten]
Begrüßungs-E-Mail, etwas lockerer formuliert mit Team und neuem Mitglied als Empfänger:
Liebes Team,
wir freuen uns, ein neues Mitglied bei uns begrüßen zu dürfen!
[Name] unterstützt uns ab [Datum] in seiner/ihrer Funktion als [Funktion] im Bereich [XY].
Um [Name] kurz vorzustellen: Vor [Name] Tätigkeit bei uns war er/sie bei [Unternehmen] als [Funktion] tätig. Nun freut er/sie sich auf die Arbeit bei uns.
Bitte unterstützt [Name] also nach besten Kräften und zögert nicht, auf ihn/sie zuzugehen!
@[Name]: Damit Du uns alle persönlich kennenlernen kannst, stelle ich uns morgen einen Termin für ein gemeinsames Mittagessen ein. In diesem Sinne nochmal ein "Herzlich Willkommen" im Team!
Beste Grüße,
[Ihr Name]
[Ihre Kontaktdaten]
Beispiel Begrüßungs-Mail im privaten Kontext
Abschließend finden Sie hier noch ein E-Mail-Beispiel, das Sie im privaten Umfeld einsetzen können:
Willkommen an Bord, liebe/r [Name],
schön, dass Du jetzt bei uns im Team bist – wir freuen uns stets über frischen Wind und neue Ideen.
Damit Du uns alle besser kennenlernen kannst, möchten wir Dich am [Datum] um [Uhrzeit] bei uns im Vereinshaus [bzw. Lokalität XY] zu einem kleinen gemeinsamen Treffen einladen. Dort können wir alles Weitere besprechen.
Teile mir gern zeitnah mit, ob der Termin für Dich passt. Ich freue mich auf Deine Rückmeldung.
Du erreichst mich jederzeit unter [Kontaktdaten].
Herzliche Grüße und bis bald!
[Ihr Name]
Fündig geworden?
Sie haben eine Vorlage gefunden, die Sie gern für Ihre Begrüßungs-Mail nutzen möchten? Unser Tipp: Speichern Sie diese Vorlage doch einfach als E-Mail-Entwurf in Ihrem E-Mail-Postfach ab. So haben Sie sie jederzeit parat und müssen nicht jedes Mal erneut von vorne anfangen.
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