Wie schreibt man eine Entschuldigungs-E-Mail?

Die E-Mail – ideal für Entschuldigungen aller Art

Von Angesicht zu Angesicht – also im direkten Kontakt – ist eine Entschuldigung nicht immer möglich. Z. B. aufgrund von räumlicher Distanz oder mangelnder Zeit. Daher ist oft die E-Mail das (Kommunikations-)Mittel der Wahl. Der Vorteil dabei: Sie können sich in Ruhe genau überlegen, was Sie sagen möchten und wie Sie Ihre Entschuldigung schriftlich formulieren wollen.

Doch wie stellt man das an? Wie formuliert man eine Entschuldigung so, dass sie beim Gegenüber gut ankommt und die richtigen Inhalte transportiert? Wir schauen uns an, wie Sie sich per E-Mail korrekt entschuldigen. Dabei kommt es natürlich auch auf den jeweiligen Kontext an:

Arten von Entschuldigungen

Es gibt verschiedene Arten von Entschuldigungen, die in unterschiedlichen Zusammenhängen auftreten. Diese können sowohl private als auch berufliche Situationen umfassen.

Im privaten, zwischenmenschlichen Bereich können Situationen entstehen, die eine Entschuldigung erfordern, sei es in Freundschaften, Partnerschaften, in der Beziehung zu den Eltern oder gegenüber den Nachbarn. Unternimmt man nichts dagegen, kann es schnell zu Feindseligkeiten, Groll etc. kommen.

Im beruflichen Kontext können Entschuldigungen gegenüber Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern erforderlich sein. Hier ist sicher eine andere, sachlichere Entschuldigung geboten als im privaten Bereich, in dem auch mal Emotionen erkennbar sein dürfen.

Doch auch formelle Entschuldigungen gibt es – etwa im schulischen oder universitären Kontext oder in der Kommunikation mit Ämtern und Behörden. Hier sollte Ihre Entschuldigungs-E-Mail bestimmte Kriterien erfüllen, z. B. bei einer Entschuldigungs-Mail an die Lehrkraft, wenn das Kind krank ist. Doch dazu in einem Beispiel später mehr.

Doch wann genau ist eine Entschuldigung notwendig?

Im zwischenmenschlichen Bereich sind Entschuldigungen generell angebracht, wenn Ihre Handlungen oder Worte jemanden verletzt haben oder missverständlich aufgefasst wurden. Mit Ihrer Entschuldigung zeigen Sie, dass Sie etwas wiedergutmachen oder eine Sache klären wollen.

Doch auch im beruflichen Bereich kann eine gut formulierte Entschuldigung sinnvoll sein, um zum Beispiel ein getrübtes Verhältnis zu einem Kunden/einer Kundin zu verbessern oder aber um eine Situation zu deeskalieren. Sei es etwa, wenn es um ein schadhaftes Produkt oder eine verspätete Lieferung geht. Auch hier können Entschuldigungen Wogen glätten, Ärger auf der Gegenseite mindern, Geschäftsbeziehungen und damit auch Reputation und bares Geld retten.

Je nach Kontext geht es hier auch darum, Lösungen oder Kompensation anzubieten.

Darüber hinaus kann es hilfreich sein, sich auch für entstandene Unannehmlichkeiten zu entschuldigen.

Positive (Neben-)Effekte einer Entschuldigung

Entschuldigungen sind keine Anzeichen von Schwäche. Sie zeigen vielmehr unsere Bereitschaft, aus Fehlern zu lernen und uns zu verbessern, indem wir uns auf das Gegenüber einlassen und um Entschuldigung bitten.

Positiver Nebeneffekt: Nicht nur für Ihr Gegenüber bringt die Entschuldigung Klarheit oder Linderung – auch für Sie selbst kann es psychologisch entlastend wirken, wenn Sie den Schritt einer Entschuldigung wagen. Und Sie können auch leichter die Integrität wahren und sich selbst verzeihen.
Voraussetzung für einen positiven Verlauf Ihrer Entschuldigung ist natürlich, dass Ihr Gegenüber offen dafür ist, diese Entschuldigung auch anzunehmen.

Und so können Sie das Ganze positiv beeinflussen:

Tipps für eine gelungene Entschuldigung:

Entschuldigen Sie sich zeitnah: Wenn Sie zu lange warten, ist der Zug eventuell schon abgefahren.
Der Ton macht die Musik: Die richtige Formulierung und ein respektvoller Umgangston sind daher ebenfalls immer von großer Bedeutung.
Fehler einräumen: Inhaltlich empfiehlt es sich, wenn Sie Ihr Bedauern für die Umstände zum Ausdruck bringen, Verständnis signalisieren und begangene Fehler einräumen.

Keine Ausreden: Vermeiden Sie Rechtfertigungen aller Art!

Klare Kommunikation in einer Entschuldigungsmail: Versuchen Sie nicht nur höflich, sondern auch präzise und verständlich zu schreiben. In Ihrem Schreiben sollten Sie deutlich machen, worum es geht.

Im geschäftlichen Bereich und bei formellen Entschuldigungen gilt jedoch: Bitte nicht ausschweifend werden! In Behörden, Ämtern und öffentlichen Einrichtungen gehen täglich viele E-Mails ein – fassen Sie sich im Zweifelsfall lieber kurz, bringen Sie im Namen einer guten Netiquette das Wichtigste auf den Punkt. So wie etwa bei einer Krankmeldung Ihres Kindes:

Beispiel Entschuldigungs-E-Mail für die Schule

Sehr geehrte Frau/Herr [Name der Lehrperson],
(alternativ:) Sehr geehrtes Team [der Schule XY],

mein/e Tochter/Sohn [Vorname Nachname] konnte in der Zeit von [Datum] bis [Datum] aufgrund von einer Erkrankung nicht am Unterricht teilnehmen.
Ich möchte Sie bitten, ihr/sein Fehlen zu entschuldigen.

Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift der Erziehungsberechtigten]
 
Wenn Ihr Kind mit einem ärztlichen Attest länger krank geschrieben sein sollte (in der Regel ab dem 10. Krankheitstag), können Sie Ihre Entschuldigungs-E-Mail wie folgt formulieren:

Sehr geehrte Frau/Herr [Name der Lehrperson],
(alternativ:) Sehr geehrtes Team [der Schule XY],

mein/e Tochter/Sohn [Vorname Nachname] kann seit dem [Datum] bis voraussichtlich zum [Datum] aufgrund von einer Erkrankung nicht am Unterricht teilnehmen.
Ich möchte Sie bitten, ihr/sein Fehlen zu entschuldigen. Einen Scan des Attests finden Sie im E-Mail-Anhang. Gerne lasse ich Ihnen das Original zeitnah zukommen.

Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift der Erziehungsberechtigten]
 

Beispiel für eine Entschuldigung beim Kunden/bei einer Kundin

Sehr geehrte [Name],

wir möchten uns für die Verzögerung [individueller Fall] entschuldigen. Ihr Anliegen hat für uns höchste Priorität und wir bedauern, wenn Ihnen dadurch Unannehmlichkeiten entstanden sind. Derzeit arbeiten wir an einer Lösung und bitten daher um Ihre Geduld.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
 

Beispiel für eine Entschuldigung an Freunde/Familie

Liebe/r [Name der Person],

es tut mir leid, wenn Dich meine Worte und mein Verhalten verletzt haben und unser Verhältnis dadurch gerade getrübt ist. Es war nicht richtig, so etwas zu sagen, und ich möchte mich in aller Form bei Dir dafür entschuldigen.

Ich hoffe, Du kannst meine Entschuldigung annehmen.
Ich würde mich sehr freuen, wenn Du Dich bei mir meldest und unserer Freundschaft eine Chance gibst.
Sehr gern würde ich Dich auf einen Kaffee einladen.

Liebe Grüße
[Ihr Name]

Welcher Betreff kommt in eine Entschuldigungs-E-Mail?

Auch bei einer Entschuldigungs-E-Mail benötigen Sie natürlich einen E-Mail-Betreff. Je nach Art Ihrer Entschuldigung variiert er:
Bei formellen E-Mails wie etwa bei einer Entschuldigung für die Schule sollte dieser die wichtigsten Dinge enthalten. Der Betreff könnte lauten:

• Entschuldigung für [Kind XY]

oder

• Krankmeldung [Kind XY]

oder

• Kind [XY] heute krank

Auch bei organisatorischen Themen wie etwa im beruflichen Kontext heißt es: sachlich bleiben. Der Betreff könnte lauten:

• Entschuldigung für Produktmangel /Verzug

Im privaten Kontext, wo es etwas emotionaler zugehen kann, dürfen Sie hingegen ruhig etwas kreativer werden:

Warum z. B. nicht die oben genannte Songzeile "It's hard to say I'm sorry" wählen? Eventuell brechen Sie damit auch das Eis zu Ihrem Gegenüber.
Alternativ geht sicherlich auch immer ein "Ich möchte mich entschuldigen".

Wie wäre es mit einer kleinen Geste obendrauf?

Entschuldigungen können oft noch wirkungsvoller sein, wenn sie von einer kleinen Geste begleitet werden. Im privaten Bereich können dies Blumensträuße, ein selbstgekochtes Lieblingsessen oder – wie eben genannt: gemeinsame Zeit sein.

Im beruflichen Bereich könnte dies in Form eines Gutscheins oder einer Gutschrift für eine versäumte Situation, einer öffentlichen Entschuldigung oder einer zusätzlichen Dienstleistung erfolgen. Solche Gesten zeigen Ihr Bedauern und den Wunsch, die Beziehung zu stärken.

Wenn Sie den Artikel hilfreich fanden, teilen Sie ihn gerne auch per E-Mail.