Die perfekte Bewerbungs-E-Mail

Wer seinen Traumjob haben will, muss nicht nur eine makellose Bewerbung abliefern – es braucht auch das gewisse Etwas. Wir geben Tipps, wie Ihre Bewerbung per Mail gelingt!
Was früher die Bewerbung per Post war, ist heutzutage die Bewerbungs-E-Mail. Und genau wie beim analogen Format, gibt es beim digitalen Pendant einiges zu beachten:

Bewerbungsunterlagen vorbereiten

Das Herzstück Ihrer E-Mail sind Ihre Bewerbungsunterlagen. Deswegen sollten Sie sich diesen auch mit besonderer Sorgfalt widmen. Unternehmen weisen in der Regel darauf hin, welche Dokumente genau sie erwarten. Lesen Sie sich die Stellenanzeige also aufmerksam durch. Prinzipiell werden aber immer Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse von Ihnen verlangt. Je nach Berufsfeld können zusätzlich Führungszeugnisse, Gesundheitsnachweise oder auch Nachweise über sprachliche Fähigkeiten erforderlich sein.
 
Tipp: Machen Sie sich eine Checkliste für die erforderlichen Dokumente. So vergessen Sie nichts und können alles rechtzeitig beantragen (z. B. das Führungszeugnis) und erstellen.

Ihr Anschreiben

Los geht's mit dem Anschreiben. Hier haben Sie die meiste Gestaltungsfreiheit, und das sollten Sie auch nutzen. Je nach Berufsfeld dürfen Sie also gerne etwas kreativer und unkonventioneller in Ihrer Ausarbeitung werden: Wählen Sie z. B. Farben, Formen, Symbole oder eine Schriftart, die zu Ihrem angestrebten Job passen und die Ihre Persönlichkeit unterstreichen.

Aber: Es gibt einen Kern an Informationen und Formalitäten, den Sie trotzdem in jedem Anschreiben berücksichtigen sollten:

Der Rahmen & die Formalitäten

  • Zuallererst sollten Sie ein Layout, also die Gestaltung festlegen. Auch wenn Sie hier etwas kreativer unterwegs sind, sollte es ordentlich und strukturiert sein. Wenn Sie unsicher sind, greifen Sie auf vorgefertigte Vorlagen aus dem Internet zurück. Microsoft selbst bietet in seinem Schreibprogramm Word eine Vielzahl an kostenlosen Vorlagen an. Beachten Sie dabei, dass Ihr Anschreiben in etwa eine Din A4-Seite umfassen sollte.
  • Sie haben Ihr Layout festgelegt? Dann kann's losgehen! Den Anfang bildet der Briefkopf. Ihre eigenen Kontaktdaten platzieren Sie am besten in der Kopfzeile. Etwas weiter unten und leicht versetzt folgen dann die Kontaktdaten Ihres Arbeitgebers. Zu guter Letzt fehlt noch die Betreffzeile: in dieser verweisen Sie auf die genannte Stellenausschreibung bzw. genannte Position. Falls vorhanden geben Sie hier die Referenznummer der Stellenanzeige an.

Ihr Text für das Anschreiben – immer dem rotem Faden nach!

Nun folgt der eigentliche Text Ihres Anschreibens, der in drei Teile – Einleitung, Hauptteil, Schluss – gegliedert sein sollte. Wichtig ist es, dass Ihr Schreiben einen klaren roten Faden verfolgt. Dadurch wirkt Ihr Text strukturierter und ist angenehmer zu lesen.
 
  1. Die Einleitung: Beginnen Sie mit einer kurzen Vorstellung Ihrer Person - und gehen Sie im Zuge dessen auch darauf ein, was Ihre Motivation hinter der Bewerbung ist. Es empfiehlt sich schon hier konkret auf Inhalte des Unternehmens einzugehen.
Ihnen ist z. B. das Thema Umweltschutz besonders wichtig und das Unternehmen hat verschiedene Programme, mit denen es sich für die Umwelt einsetzt? Dann wäre das ein Punkt, an den Sie gut anknüpfen können. Es geht darum, das Interesse des Lesenden an Ihrer Person zu wecken.
  1. Der Hauptteil: Hier geht es darum, Ihre Erfahrungen und Fähigkeiten ins Rampenlicht zu stellen, die Sie für den Job qualifizieren. Beschränken Sie sich dabei auf die Highlights Ihrer Karriere, die auch einen konkreten Bezug auf Ihren angestrebten Traumjob haben. Seien Sie dabei nicht zu bescheiden, sondern machen Sie deutlich, was Sie können und was Sie mitbringen.
  2. Was Sie ebenfalls zeigen sollten, ist, dass Sie sich mit dem Unternehmen wirklich auseinandergesetzt haben. Sie sollten also kräftig recherchieren und zeigen, warum Sie die ideale Neubesetzung für das Unternehmen sind.
Tipp: Stellen Sie sich vor, dass Sie für sich als Person Werbung machen müssen und Ihr Gegenüber mit ein paar überzeugenden Argumenten gewinnen wollen. Sie wollen dessen Nerv treffen und sollten daher genau auf die Anforderung in der Stellenausschreibung Bezug nehmen.

Punkten Sie mit Höflichkeit

  • Im Schlussteil bedanken Sie sich bei Ihrem Leser, dass er sich die Zeit genommen hat, Ihre Unterlagen zu sichten und drücken Ihre Vorfreude auf ein persönliches Gespräch aus.
  • Was dann nur noch fehlt, ist die Grußformel: "Mit freundlichen Grüßen" und Ihr Name. Danach können Sie das Ganze noch mit Ihrer digitalen Unterschrift unterzeichnen.
Tipp: Auch wenn eine lockere Ansprache und das Duzen in vielen Unternehmen mittlerweile gang und gäbe ist und Sie ggf. schon vorab Kontakt mit dem Personaler, der Personalerin hatten, sollten Sie dennoch in Ihrer Bewerbung förmlich bleiben.  Das zeugt von Professionalität und Respekt.

Lebenslauf

Der Lebenslauf ist der Spiegel Ihres beruflichen Werdegangs. Er sollte also die wichtigsten Stationen Ihres Lebens beinhalten. Verzichten Sie im Zweifelsfall auf kleine Nebentätigkeiten, die für die Stelle nicht relevant sind. Was Sie hingegen hervorheben sollten, sind Ihre Qualifikationen und besonderen Fähigkeiten.

Außerdem wichtig: Übersicht und Leserlichkeit sind das A und O im Lebenslauf. Das liegt daran, dass die Personalverantwortlichen vorzugsweise diesen zuerst überfliegen und danach schon die erste Auslese betreiben. Ihr Lebenslauf sollte deswegen tabellarisch strukturiert und maximal zwei Seiten lang sein. Auch hier bietet es sich an, auf Vorlagen aus dem Internet zurückzugreifen oder die kostenlosen von Word zu verwenden.
 
  • In das obere Drittel des Lebenslaufs gehören in erster Linie Ihre Kontaktdaten. Optional können Sie aber noch weitere Daten wie das Geburtsdatum und die Nationalität angeben oder ein Foto hinzufügen. Letzteres ist zwar freiwillig, verschafft dem Betrachtenden aber direkt einen persönlicheren Eindruck von Ihrer Person. Deswegen empfiehlt es sich, dem Lebenslauf ein adäquates Foto von Ihnen anzuhängen. Sie wollen sich ja von den anderen Bewerbern und Bewerberinnen abheben.
  • Der mittlere Teil beinhaltet Ihre schulische und akademische Laufbahn, vor allem aber Ihre bisherige berufliche Laufbahn. Stellen Sie diese also chronologisch geordnet dar. Heutzutage ist es Standard, oben mit dem aktuellsten Punkt zu beginnen und sich nach unten hin zurückzuarbeiten.
  • Es sollte klar ersichtlich sein, wann Sie was begonnen und beendet haben. Lücken in Ihrem Lebenslauf sollten daher möglichst vermieden werden, da das unter Personalern immer noch verpönt ist.
Aber: Auch "Lücken" im Lebenslauf kann man gut verpacken: Sie haben z. B. ein Jahr im Ausland verbracht, um zu reisen und verschiedene Kulturen kennenzulernen? Dann haben Sie sicherlich tolle Erfahrungen oder Sprachkenntnisse sammeln können – es wäre zu schade, das im Lebenslauf zu verschweigen.
  • Welche Fähigkeiten und Kenntnisse besitzen Sie? Zu dieser Frage nehmen Sie im unteren Drittel Stellung. Das können Sprachkenntnisse sein oder Kenntnisse zu bestimmten Programmen – wie z.B. Microsoft Office oder Photoshop. Wichtig ist, dass Sie auch klar kennzeichnen, wie ausgeprägt Ihre Kenntnisse sind – Englisch B2-Niveau reicht beispielsweise als Angabe. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, zusätzlich Angaben zu Ihren Hobbies und Interessen zu machen. Das ist aber nur sinnvoll, wenn Ihr Hobby auch Bezug zu dem Unternehmen oder Ihrer angestrebten Tätigkeit dort hat. Wenn das nicht der Fall ist, sollten Sie davon absehen.

Zeugnisse

Die Zeugnisse dienen in erster Linie dazu, Ihre Fähigkeiten und Kompetenzen zu belegen. Wählen Sie also nur die aus, die Sie auch für die Stelle qualifizieren, auf die Sie sich bewerben. Grundlage dafür ist Ihr letztes Abschlusszeugnis der Schule, der Universität oder des Ausbildungsbetriebs.

Was einen Personaler/eine Personalerin aber besonders interessiert, sind die Nachweise über Ihre Arbeitserfahrung. Praktikumszeugnisse können dafür geeignet sein. Wichtiger sind aber Ihre Arbeitszeugnisse von früheren Arbeitgebern. Diese sollten Informationen über Ihre Aufgaben im Unternehmen, Ihre Arbeitsweise, aber vor allem auch wie sehr Ihr Arbeitgeber mit Ihrer Arbeit zufrieden war, enthalten. Es ist selbstredend, dass Sie natürlich nur positive Arbeitszeugnisse vorlegen.

Die Kirsche auf der Sahnetorte: Deckblatt & Dritte Seite

Wenn Sie nichts dem Zufall überlassen wollen, haben sie zusätzlich die Option, ein Deckblatt und die sogenannte "Dritte Seite" beizulegen. Falls Ihre Bewerbung ausgedruckt wird, können Sie dadurch ggf. punkten. Beides ist aber kein Muss.
 
  • Das Deckblatt dient vor allem der Optik Ihrer Bewerbungsmappe. Eine klare Überschrift – z.B. Bewerbung + angestrebte Position -, ein Bewerbungsfoto, Ihr Name inklusive Ihrer Kontaktdaten und am Ende noch eine kurze Inhaltsangabe über die darauffolgenden Bewerbungsunterlagen. Und voilà: Schon haben Sie Ihr ganz eigenes Deckblatt. Mehr sollte aber nicht drauf sein.
  • Die "Dritte Seite" beinhaltet meistens ein Motivationsschreiben oder ein sogenanntes Kurzprofil. Beim Motivationsschreiben arbeiten Sie nochmal ausführlich heraus, warum Sie sich für diese Stelle bewerben. Das Kurzprofil dagegen enthält nur nochmal stichpunktartig die wichtigsten Informationen und erleichtert insbesondere der Personalabteilung die Arbeit: Das Wichtigste auf einen Blick!
Alle Bewerbungsunterlagen beisammen? Dann sind Sie jetzt bereit, sich dem E-Mail-Versand zu widmen.

E-Mail schreiben

Ihre Bewerbungs-E-Mail dient mehr als nur dem Versand Ihrer Bewerbungsunterlagen. Ihnen muss bewusst sein, dass das der erste Berührungspunkt ist, den Ihr potentieller, künftiger Arbeitgeber mit Ihnen hat. Dementsprechend makellos sollte Ihre Bewerbungs-E-Mail sein. Grobe Fehler könnten schon dazu führen, dass Ihre Bewerbung vorzeitig aussortiert wird. Achten Sie deshalb auf die folgenden Dinge:
 
  • Eröffnen Sie die E-Mail formal mit dem richtigen Adressaten. Oft steht Ihnen für Ihre Bewerbung ein direkter Ansprechpartner/Ansprechpartnerin zu Verfügung. In dem Fall sollte Ihr Anfang in Etwa so aussehen: "Sehr geehrte Frau XY oder sehr geehrter Herr XY, […]". Falls vorhanden, sollte Sie die Person auch mit Titel - wie z. B. Dr., Prof., Dpl.-Ing. – ansprechen. Wenn Sie keinen Verantwortlichen finden können und Ihre E-Mail an eine allgemeine Adresse - wie z. B. bewerbung@xy – schicken, formulieren Sie Ihre Anrede am besten so: "Sehr geehrte Damen und Herren, […]".
  • Der zentrale Teil Ihrer E-Mail ist die Nachricht, die jetzt folgt. Das Credo lautet hier: Kurz und knackig. Sie sollten möglichst schnell zum Punkt kommen und Ihre Inhalte präzise formulieren. Am besten gehen Sie kurz darauf ein, wie Sie auf die Stellenanzeige gestoßen sind und was Ihre Motivation für die Bewerbung ist. Dann verweisen Sie noch auf die ausführlichen Bewerbungsunterlagen im Anhang. Zum Schluss empfiehlt es sich, die Vorfreude auf ein persönliches Gespräch zu untermalen. Das wirkt selbstbewusst und zielorientiert. Wichtig ist, dass Sie keinen Konjunktiv – "hätte, wäre, könnte" – in Ihren Sätzen verwenden. Das lässt Sie unsicher wirken.
  • Als Letztes fehlt noch die Grußformel. Ihre E-Mail beenden Sie am besten ganz klassisch: "Mit freundlichen Grüßen" gefolgt von Ihrem vollständigen Namen. Eine Formalität, die Sie nicht vergessen sollten.
  • Falls Sie noch zusätzlich punkten möchten, haben Sie die Möglichkeit, im WEB.DE Postfach eine Signatur anzulegen. Diese wird jeder E-Mail automatisch hinzugefügt und kann neben Ihrem Vor- und Nachnamen auch Ihre Telefonnummer und die aktuelle E-Mail-Adresse enthalten.

Versand vorbereiten

  • Achten sie darauf, eine seriöse E-Mailadresse zu benutzen, die entweder Ihren Namen oder ein Kürzel aus Ihrem Vor- und Nachnamen beinhaltet. Fantasie-E-Mail-Adressen aus Jugendtagen (sternenstaub@....de o. Ä.) sind tabu. Beispiel für eine seriöse E-Mail-Adresse wäre "Alex.muster@web.de".
  • Beschränken Sie sich im Betreff auf die wichtigsten Informationen. Neben Namen und Bewerbung empfiehlt sich hier, falls vorhanden, die jeweilige Referenznummer für die ausgeschriebene Stelle anzugeben.
  • Als Nächstes den Anhang nicht vergessen: Es ist empfehlenswert,Ihre Bewerbungsunterlagen in einem einzigen PDF-Dokument zu verschicken - damit machen Sie es Personalern einfacher.
Tipp: Sie können sowohl mit Microsofts Word als auch mit der kostenlosen Alternative OpenOffice Ihre Dateien in das PDF-Format umwandeln. In der Regel finden Sie diese Funktion in beiden Programmen unter dem Reiter "Datei". Danach müssen Sie lediglich noch "Exportieren als PDF" wählen, bestätigen und schon haben Sie Ihre PDF-Datei.

Letzter Blick

Fast geschafft! Zum Schluss sollten Sie sich nochmal die Zeit nehmen, alles zu überprüfen: Sind Rechtschreibfehler in Ihrer E-Mail? Stimmt die Anrede? Sind alle nötigen Anhänge enthalten?

Passt nun alles? Dann einmal tief Luft holen und auf „Senden“ drücken. Damit kann das Geduldsspiel beginnen. Wir hoffen, dass Ihnen unsere Tipps weiterhelfen und wünschen Ihnen viel Glück bei Ihrer Bewerbung!
 
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