Die perfekte Bewerbungs-E-Mail

Wer seinen Traumjob haben will, benötigt nicht nur eine perfekte Bewerbung – auch die Verpackung muss stimmen. Wir geben Tipps, wie Ihre Bewerbung per E-Mail ein voller Erfolg wird!
Inhaltsverzeichnis:
1. Vorbereitung der Bewerbungsunterlagen
2. Anschreiben
3. Lebenslauf
4. Zeugnisse
5. Das gewisse Extra
6. Bewerbungs-E-Mail schreiben
7. Versand vorbereiten
8. Letzter Blick

1. Vorbereitung der Bewerbungsunterlagen

Der wichtigste Bestandteil Ihrer E-Mail sind Ihre Bewerbungsunterlagen: Insbesondere auf diese sollten Sie Ihr Augenmerk legen.

In den meisten Fällen können Sie der Stellenanzeige entnehmen, welche Dokumente im Rahmen der Bewerbung von Ihnen verlangt werden. Prinzipiell werden Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse (sowohl akademische Zeugnisse als auch Arbeitszeugnisse) erwartet. Für manche Berufe werden darüber hinaus noch Gesundheitsnachweise, Führungszeugnisse oder Belege über sprachliche Kenntnisse gefordert.
 
Tipp: Erstellen Sie sich eine Checkliste über alle erforderlichen Unterlagen. Damit vergessen Sie nichts und können alles rechtzeitig erstellen bzw. beantragen (z. B. das Führungszeugnis). Notieren Sie sich, falls vorhanden, zusätzlich das Datum des Bewerbungsschlusses.

2. Anschreiben

Das Anschreiben bietet Ihnen die meiste Gestaltungsfreiheit. Hier können Sie je nach Berufsfeld und angestrebtem Job Ihre Persönlichkeit zum Ausdruck bringen. Das geht bspw. mithilfe von Farben, Formen oder einer besonderen Schriftart.

Dabei sollten Sie allerdings nicht den Kern an Informationen und die Formalitäten eines Anschreibens vergessen.

Der Rahmen und die Formalitäten

  • Layout – einheitlich & nicht zu lang: Legen Sie ein Layout, also die Gestaltung Ihrer Bewerbung fest. Dabei sollte eine nachvollziehbare Struktur deutlich werden. Falls Sie hierbei Schwierigkeiten haben, greifen Sie gerne auf Vorlagen von bspw. Microsoft Word oder Canva zurück. Stellen Sie sicher, dass Ihr Anschreiben ca. eine, maximal zwei DIN-A4-Seiten umfasst und der Text linksbündig ausgerichtet ist. Außerdem sollte Ihr Design in der gesamten Bewerbung einheitlich sein. Das bedeutet, gewählte Farben oder Schriftarten im Anschreiben sollten bspw. auch im Lebenslauf verwendet werden.
  • Formalitäten: Steht Ihr Layout fest, so können Sie loslegen!
    Beginnen Sie hier mit dem Briefkopf: Tragen Sie linksseitig in der Kopfzeile Ihre Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer – bitte alles auf eventuelle Rechtschreibfehler prüfen) ein. Darunter folgen mit etwas Abstand die Kontaktdaten des Arbeitgebers. Geben Sie Ort und Datum an.
    Formulieren Sie dann eine passende, möglichst kurze Betreffzeile. Diese sollte auf alle Fälle den Begriff "Bewerbung" beinhalten, gefolgt von der ausgeschriebenen Position/Stelle. Geben Sie ggf. die Referenznummer der Stellenausschreibung an. So können Sie es der Personalabteilung leichter machen und vermitteln zudem einen gut organisierten Eindruck: Pluspunkt für Sie!
Beispiel für ein Betreff im Anschreiben: Bewerbung als Online-Redakteurin im Bereich Marketing, Referenznr. XXXXX
 
Tipp: Möchten Sie, dass Ihre Bewerbung vertraulich behandelt wird (z. B., weil Sie sich innerhalb eines Konzerns auf eine andere Stelle bewerben), fügen Sie dies Ihrem Betreff hinzu "Bewerbung als XY – bitte vertraulich behandeln".

Achten Sie auf den roten Faden!

Das Herzstück Ihrer Bewerbung ist der Text des Anschreibens. Dieser ist in drei Teile untergliedert: Einleitung, Hauptteil und Schluss. Achten Sie darauf, dass Ihr Schreiben einen roten Faden verfolgt. So stellen Sie eine klare Struktur sicher und der Text ist angenehmer zu lesen.
 
  1. Anrede: Adressieren Sie im Idealfall namentlich die für die Stelle zuständige Kontaktperson. Ein pauschales "Sehr geehrte Damen und Herren" wirkt eher unpersönlich, ist aber dennoch in Ordnung. Achten Sie im Zweifelsfall auch auf eventuelle Titel (Dr., Prof.) und nutzen Sie diese.
  2. Die Einleitung: Stellen Sie in der Einleitung Ihre Motivation der Bewerbung klar. Gehen Sie hierbei bereits gerne auf einzelne Inhalte des Unternehmens ein. Das zeigt, dass Sie sich gezielt informiert haben. Ebenfalls sinnvoll: Verweisen Sie auf besondere Fähigkeiten von Ihnen. Vermeiden Sie auf alle Fälle Standardfloskeln!
Wichtig: Es geht darum, das Interesse des Lesenden an Ihrer Person zu wecken. Ihnen ist z. B. das Thema Umweltschutz besonders wichtig und das Unternehmen hat verschiedene Programme, mit denen es sich für die Umwelt einsetzt? Dann wäre das ein Punkt, an den Sie gut anknüpfen können.
  1. Der Hauptteil: Hier stellen Sie Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen dar, die Sie für den Job qualifizieren. Beschränken Sie sich dabei auf die Highlights Ihrer Karriere und stellen Sie einen konkreten Bezug zu Ihrem angestrebten Traumjob her. Zeigen Sie dabei keine falsche Bescheidenheit, sondern machen Sie deutlich, was Sie können und was Sie mitbringen.
  2. Machen Sie zudem deutlich, dass Sie sich mit dem Unternehmen wirklich auseinandergesetzt haben. Sie sollten also ausgiebig recherchieren und darlegen, warum ausgerechnet Sie die ideale Neubesetzung für das Unternehmen sind.
Tipp: Stellen Sie sich vor, dass Sie für sich als Person Werbung machen müssen und Ihren Gegenüber mit ein paar überzeugenden Argumenten für sich gewinnen wollen. Sie wollen dessen Nerv treffen und sollten daher genau auf die Anforderung in der Stellenausschreibung Bezug nehmen.
  1. Der Schluss: Beenden Sie Ihr Anschreiben gerne selbstbewusst und drücken Sie Ihre Vorfreude auf ein persönliches Gespräch aus. Als Grußformel eignet sich "Mit freundlichen Grüßen" und Ihr Name. Danach können Sie das Ganze noch mit Ihrer digitalen Unterschrift unterzeichnen.
Tipp: Auch wenn eine lockere Ansprache und das Duzen in vielen Unternehmen mittlerweile üblich ist und Sie ggf. schon vorab Kontakt mit dem Personaler, der Personalerin hatten, sollten Sie dennoch in Ihrer Bewerbung förmlich bleiben.  Das zeugt von Professionalität und Respekt.

3. Lebenslauf

Der Lebenslauf in Ihrer digitalen Bewerbung spiegelt Ihren beruflichen Werdegang wider. Daher sollte er die wichtigsten Qualifikationen und besonderen Fähigkeiten beinhalten und hervorheben. Verzichten Sie auf kleine Nebentätigkeiten, die für die Stelle nicht relevant sind.

Auch hier sind Struktur und Leserlichkeit das A und O. Denn die Personalverantwortlichen überfliegen oftmals zuerst den Lebenslauf und betreiben auf dessen Grundlage bereits die erste Auslese. Genau wie das Anschreiben sollte der Lebenslauf ebenfalls maximal zwei Seiten lang sein.

Welchen Aufbau bzw. welches Design Sie für Ihren Lebenslauf wählen, ist ganz Ihnen überlassen. Für den Lebenslauf können Sie ebenfalls auf Vorlagen aus dem Internet zurückgreifen. Achten Sie darauf, dass er zum Gesamtbild Ihrer Bewerbung passt und folgende Punkte enthält:
 
  • Kontaktdaten: Ihr Lebenslauf sollte die gleichen Kontaktdaten wie auch das Anschreiben beinhalten. Fügen Sie noch Geburtsdatum und optional Nationalität oder Familienstand hinzu. Außerdem bietet es sich an, ein Foto hinzuzufügen. Das ist zwar freiwillig, verschafft dem Betrachtenden aber direkt einen persönlicheren Eindruck von Ihrer Person. Mit einem seriösen Bild von Ihnen (idealerweise ein Portraitfoto, auf dem Sie lächeln), können Sie sich von anderen Bewerbenden abheben.
  • Berufliche Laufbahn: Stellen Sie Ihre schulische und akademische Laufbahn, vor allem aber Ihre bisherige Berufserfahrung chronologisch geordnet dar. Beginnen Sie hierbei mit dem aktuellsten Punkt (20XX-heute) und arbeiten Sie sich nach unten bis zu Ihrem am weitesten zurückliegenden Job durch.
Es sollte klar ersichtlich sein, wann Sie welche Beschäftigung begonnen und beendet haben. Geben Sie daher immer den konkreten Zeitraum an. Lücken in Ihrem Lebenslauf sollten möglichst vermieden werden.
 
Tipp: Falls Sie "Lücken" im Lebenslauf vorweisen, verpacken Sie diese gut. Sie haben z. B. ein Sabbatjahr im Ausland verbracht, um zu reisen und verschiedene Kulturen kennenzulernen? Dann haben Sie sicherlich tolle Erfahrungen oder Sprachkenntnisse sammeln können – es wäre zu schade, das im Lebenslauf zu verschweigen.
  • Besondere Fähigkeiten und Kenntnisse: Besitzen Sie besondere Sprach- oder IT-Kenntnisse oder beherrschen Sie ein spezielles Programm (wie z. B. Microsoft Office oder Photoshop)? Geben Sie alle sinnvollen Kenntnisse an und kennzeichnen Sie genau, wie ausgeprägt Ihre Fähigkeiten sind. Sprachen können Sie in den Niveaustufen des GER angeben (z. B. Englisch B2-Niveau), andere Kenntnisse können Sie bspw. mithilfe eines Balkendiagramms darstellen.
  • Soft Skills, ehrenamtliche Tätigkeiten oder Hobbies: Auch diese Angaben können Sie in Ihrem Lebenslauf kenntlich machen. Nehmen Sie idealerweise nur Punkte mit auf, die auch einen Bezug zu dem Unternehmen oder Ihrer angestrebten Tätigkeit dort haben.

4. Zeugnisse

Zeugnisse dienen in einer Bewerbung hauptsächlich dazu, Ihre Fähigkeiten und Kompetenzen offiziell zu belegen. Wählen Sie also nur die aus, die Sie für die Stelle qualifizieren. Grundlage dafür ist Ihr letztes Abschlusszeugnis der Schule, der Universität oder des Ausbildungsbetriebs.

Für einen Personaler/eine Personalerin sind die Nachweise über Ihre gesammelte Berufserfahrung besonders interessant. Arbeitszeugnisse von früheren Arbeitgebern sind hierbei wichtig, aber auch Praktikumszeugnisse können geeignet sein.

Diese sollten Informationen über Ihre Aufgaben im Unternehmen, Ihre Arbeitsweise, aber vor allem auch über die Zufriedenheit Ihres Arbeitgebers mit Ihrer Arbeit enthalten. Legen Sie selbstverständlich nur positive Arbeitszeugnisse vor.

5. Das gewisse Extra

Wie verleihen Sie Ihrer Bewerbung nun aber den besonderen Kick? Hier ein paar Anregungen:
 
  • Beginnen Sie Ihr Anschreiben mit einem interessanten Einstieg (bspw. einem Zitat).
  • Nennen Sie persönliche Alleinstellungsmerkmale. Wie heben Sie sich von anderen Bewerbern ab? Wieso sind nur Sie perfekt für den Job geeignet?
  • Verwenden Sie moderne Icons und Piktogramme, z. B., um in Ihrem Lebenslauf Aktivitäten oder Kenntnisse darzustellen.
  • Gestalten Sie Ihren Lebenslauf als Zeitstrahl.
  • Versuchen Sie, auf authentische Art und Weise das Wording bzw. die Ausdrucksweise Ihres Arbeitgebers zu treffen.
  • Übernehmen Sie für Ihre Bewerbung das "Corporate Design", also Farben, Schriftart und Design des Unternehmens.
Hier ein kreatives Beispiel eines Mannes, der zur Darstellung seiner Kenntnisse als Web-Produktmanager eine Amazon-Webseite nachgebaut hat.
 
Wichtig: Welche Tipps für Ihre Bewerbung geeignet sind, hängt immer von dem Unternehmen und auch der Branche ab, in der Sie sich auf einen Job bewerben. Wägen Sie also selbst ab, wie viel Kreativität in Ihrer Bewerbung angebracht ist.
Haben Sie nun alle Bewerbungsunterlagen beisammen? Sind keine Copy-Paste-Fehler drin (z. B. der falsche Adressat, den Sie aus einem vorherigen Anschreiben in Ihrer Vorlage abgespeichert haben)? Dann sind Sie jetzt bereit, sich dem E-Mail-Versand zu widmen.

6. Bewerbungs-E-Mail schreiben

Ihre Bewerbungs-Mail dient mehr als nur dem Versand Ihrer Bewerbungsunterlagen. Denken Sie daran: Ihre Mail ist der erste Berührungspunkt, den Ihr potenziell künftiger Arbeitgeber mit Ihnen hat.

Grobe Fehler könnten dazu führen, dass Ihre Bewerbung vorzeitig aussortiert wird. Dementsprechend sollte Ihre Bewerbungs-E-Mail makellos sein und die folgenden Dinge einhalten:
 
  • Die richtige Adressierung: Nutzen Sie wie auch schon im Anschreiben den direkten/die direkte Ansprechpartnerin. In dem Fall sollten Sie Ihre E-Mail wie folgt beginnen: "Sehr geehrte Frau XY/ Sehr geehrter Herr XY […]". Falls vorhanden, nennen Sie auch den Titel der Person – wie z. B. Dr. oder Prof. Wenn Sie keinen Verantwortlichen finden können und Ihre E-Mail an eine allgemeine Adresse – wie z. B. bewerbung@xy – schicken, formulieren Sie Ihre Anrede am besten so: "Sehr geehrte Damen und Herren […]".
  • Inhalt der E-Mail: Halten Sie den zentralen Teil Ihrer E-Mail kurz und knackig. Sie sollten möglichst schnell zum Punkt kommen und Ihre Inhalte präzise formulieren. Verweisen Sie auf Ihre Bewerbungsunterlagen im Anhang und untermalen Sie gerne nochmals Ihre Vorfreude auf ein persönliches Gespräch. Das wirkt selbstbewusst und zielorientiert. Wichtig ist, dass Sie keinen Konjunktiv – "hätte, wäre, könnte" – in Ihren Sätzen verwenden. Das lässt Sie unsicher wirken.
  • Grußformel: Beenden Sie Ihre E-Mail am besten ganz klassisch mit der Grußformel "Mit freundlichen Grüßen" gefolgt von Ihrem vollständigen Namen. Eine höfliche, aber dennoch wichtige Formalität, die Sie nicht vergessen sollten.
  • Signatur: Möchten Sie Ihrer E-Mail einen professionellen Touch geben, so können Sie sich im WEB.DE Postfach eine Signatur anlegen und Ihrer E-Mail beifügen. Diese kann neben Ihrem Namen weitere Kontaktdaten, wie Telefonnummer oder die aktuelle E-Mail-Adresse enthalten.

7. Versand vorbereiten

  • Seriöse E-Mail-Adresse: Nutzen Sie für den Versand Ihrer Bewerbung eine seriöse E-Mail-Adresse. Hier bietet sich eine Adresse an, die Ihren Vor- und Nachnamen beinhaltet. Fantasie-E-Mail-Adressen aus Jugendtagen (Sternenstaub@....de o. Ä.) sind hingegen tabu. Beispiel für eine seriöse E-Mail-Adresse wäre "madita.mustername@web.de". Legen Sie sich im Zweifelsfall zu Bewerbungszwecken eine zweite WEB.DE Adresse zu.
  • Betreff: Wie schon beim Betreff im Anschreiben gilt hier: Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Informationen. Wofür bewerben Sie sich und wie können die Personaler die Bewerbung direkt der Stellenanzeige zuordnen? Hier ein Beispiel: "Bewerbung als Altenpflegerin (Referenz: 9876-54)".
  • Anhang: Bei einer Bewerbung per E-Mail ist es empfehlenswert, Ihre Unterlagen in einem einzigen PDF-Dokument zu verschicken – damit machen Sie es den Personalern einfacher.
Tipp: Sie können sowohl mit Microsoft Word, der kostenlosen Alternative OpenOffice als auch mit Apple Pages Ihre Dateien in das PDF-Format umwandeln. In der Regel finden Sie diese Funktion in den Programmen unter dem Reiter "Datei". Danach müssen Sie lediglich noch "Exportieren als PDF" wählen, bestätigen und schon haben Sie Ihre PDF-Datei.

8. Letzter Blick

Fast geschafft! Zum Schluss sollten Sie sich nochmal die Zeit nehmen, alles zu überprüfen:

Vermeiden Sie folgende Fehler:

  • Falsche Anrede (im Anschreiben und der E-Mail)
  • Falsche Reihenfolge der Dokumente
  • Fehlende Unterlagen
  • Uneinheitliches Layout
  • Falsche Ausrichtung der Dokumente (Z. B. auf dem Kopf stehend)
  • Rechtschreibfehler
Wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, dass wirklich jeder Anhang Ihrer E-Mail stimmt und Sie keine Rechtschreib-, Grammatik- oder Layout-Fehler gemacht haben, führen Sie einen Probeversand durch. Schicken Sie sich hierfür Ihre E-Mail zuerst selbst zu und kontrollieren Sie die genannten Punkte.

Passt nun alles? Dann einmal tief Luft holen und auf "Senden" drücken. Damit kann das Geduldsspiel beginnen. Wir hoffen, dass Ihnen unsere Tipps weiterhelfen und wünschen Ihnen viel Glück bei Ihrer Bewerbung!
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