So schreiben Sie bessere E-Mails

Die E-Mail ist fest in unseren Alltag integriert. Besonders aus dem beruflichen Umfeld ist sie als wichtigstes Kommunikationsmittel kaum wegzudenken. Manchmal kommen E-Mail-Nachrichten aber leider nicht so an, wie sie sollen. Mit unseren Tipps beugen Sie vor!

Aussagekräftige Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das erste, was der Empfänger Ihrer E-Mail sieht. Versuchen Sie daher den Inhalt Ihrer E-Mail im Empfang präzise zusammenzufassen. Vermeiden Sie dabei nichtssagende Betreffzeilen wie „Hallo“.

Struktur

Beginnen Sie Ihre E-Mails immer mit dem wichtigsten Inhalt. So wird dieser nicht übersehen. Verwenden Sie nach jedem Sinn-Abschnitt außerdem Absätze, um dem Leser bei langen E-Mails zu helfen.

Anrede und Abschiedsgruß

Auch in der elektronischen Post gilt die höfliche Ansprache als sehr wichtig. Grüßen Sie den Empfänger daher unbedingt mit seinem Namen. Kennen Sie den Namen nicht, funktioniert auch „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Der Abschiedsgruß darf natürlich nicht fehlen. Richten Sie sich eine Signatur ein, damit Sie ihn nicht vergessen.
  1. Navigieren Sie in Ihren Posteingang.
  2. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
  3. Wählen Sie „E-Mail schreiben“ aus.
  4. Geben Sie im Feld „Signatur“ Ihre Wunschsignatur ein.
  5. Klicken Sie auf „Speichern“.

Sprache

Achten Sie auf grammatikalische Korrektheit und vermeiden Sie Rechtschreibfehler. Formatierung: Benutzen Sie die Textformatierung, um besonders wichtige Inhalte beispielsweise fett hervorzuheben.

Antworten

Nutzen Sie die verschiedenen Antwort-Möglichkeiten der E-Mail. Enthält eine E-Mail mehrere Absender und Sie möchten einen davon gezielt ansprechen, wählen Sie „Antworten“. Wollen Sie alle ansprechen, wählen Sie „Allen antworten“.

Themen

E-Mail

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