E-Mail-Knigge: so gelingen gute E-Mails

Trotz WhatsApp und Co. sind und bleiben E-Mails ein wichtiges Kommunikationsmittel – besonders aus dem beruflichen Leben sind sie nicht wegzudenken. Umso wichtiger ist es, professionelle E-Mails bestmöglich zu verfassen. Wie das geht, zeigen wir Ihnen hier.
Höflichkeit, Respekt, Klarheit – besonders in der Arbeitswelt sind diese Werte nicht zu vernachlässigen. Und wie eine repräsentative Studie von WEB.DE und GMX beweist: Eine gute E-Mail will gekonnt sein!

Denn nichts nervt die Deutschen beim Mailen mehr als eine nichtssagende Nachricht (64 Prozent). Und auch Fehler beim Betreff machen sofort einen negativen Eindruck (31 Prozent). Wenn Sie zu den 71 Prozent gehören, die sich bereits einen Patzer beim Verschicken einer E-Mail geleistet haben (z. B. an die falsche E-Mail-Adresse versendet haben), wissen Sie aus eigener Erfahrung: Sowas kann ganz schön peinlich werden!
Daher stellt sich nun die Frage: Eine gute E-Mail – wie geht's richtig?
Höflichkeit und Respekt bitte auch bei E-Mails.
Höflichkeit und Respekt: bitte auch bei E-Mails.

E-Mail-Netiquette – diese Regeln gelten!

Über folgende Punkte sollten Sie sich bei jeder E-Mail Gedanken machen:

Sind die Informationen in meiner E-Mail für den Empfänger/die Empfängerin relevant?

Jeder von uns hat täglich mit einer großen Flut an Informationen zu kämpfen. Daher gilt: Eine E-Mail, die unwichtig ist, gehört gar nicht erst versendet. Sie raubt dem Gegenüber Zeit und Nerven. Die Überlastung durch E-Mails kann vermieden werden, indem Sie auf unnötige Belanglosigkeiten, Weiterleitungen und Kettenbriefe verzichten. Besonders letztere können übrigens Falschinformationen beinhalten – verwirrend und ärgerlich für den Empfänger/die Empfängerin Ihrer E-Mail.

Nutzen sie daher auch CC und BCC sparsam. Mehr Tipps zu CC und BCC finden Sie hier.

Nur wichtige E-Mails mit hoher Priorität markieren

Priorisieren Sie bitte nur inhaltlich besonders wichtige E-Mails mit der Priorität "hoch". Das funktioniert natürlich auch in Ihrem WEB.DE Postfach.

Korrekte Anrede – Beispiele

Die Wahl der richtigen Anrede und Verabschiedung ist entscheidend für den professionellen Ton einer E-Mail. Vor allem, wenn Sie in Ihrer E-Mail erstmalig Kontakt mit Ihrem Gegenüber aufnehmen - z. B. bei einer Bewerbungs-E-Mail. Nutzen Sie die richtigen Worte, können Sie mit dieser kleinen aber wichtigen Formalität den Grundstein für eine weitere gute und erfolgreiche Kommunikation legen.

Beginnen wir also mit der korrekten geschlechtsspezifischen Anrede. Bei formellen E-Mails wäre dies:
"Sehr geehrte Frau ..." bzw. "Sehr geehrter Herr ..."
Adressieren Sie beispielsweise im akademischen Umfeld eine Person mit Doktortitel, so sollten Sie diesen Titel auch korrekterweise nutzen.

Haben Sie keine konkrete Ansprechperson, so gehen Sie mit "Sehr geehrte Damen und Herren" auf Nummer sicher. Bei einer Arztpraxis wäre z. B. auch ein geschlechtsneutrales "Sehr geehrtes Praxis-Team" denkbar.

Apropos geschlechtsneutrale Anrede:
Möchten Sie Ihre E-Mail geschlechtsneutral an eine bestimmte Person adressieren (z. B., weil diese es ausdrücklich wünscht), ist diese Anrede gängig:"Hallo [Vorname Nachname]" bzw. "Guten Tag [Vorname Nachname]".

Siezen oder duzen?
Überlegen Sie sorgfältig, ob "Du" oder "Sie" angebracht ist. Hierbei sollten Sie insbesondere auf die gegebene Hierarchie und den Grad der Vertraulichkeit Rücksicht nehmen. In weniger formellen E-Mails – auch im beruflichen Umfeld – kann natürlich durchaus auch ein Du sinnvoll sein.

Beispiele für eine korrekte Verabschiedung am Ende Ihrer Mail

Die Verabschiedung am Ende der E-Mail trägt ebenfalls dazu bei, den richtigen Ton zu setzen. "Mit freundlichen Grüßen" ist eine sichere Option für formelle Kontakte, während informellere Mails mit "Viele Grüße" oder "Beste Grüße" abgeschlossen werden können.

Tipp: Soll Ihre E-Mail professionell wirken, z. B. bei beruflichen, ernsten oder bürokratischen Angelegenheiten, setzen Sie Ihre Signatur darunter. Name, Job-Titel etc. runden Ihre E-Mail ab. Die WEB.DE Hilfe erklärt Ihnen, wie Sie Ihre Signatur selbst einrichten.

Der Stil: Kurz, prägnant und höflich:

Eine höfliche und respektvolle Sprache ist entscheidend. Selbst wenn die Angelegenheit dringend ist, sollte der Ton stets professionell und höflich bleiben.
Formulieren Sie in ganzen Sätzen und das klar und verständlich, ohne unnötigen Fachjargon. Eine klare Kommunikation verhindert Missverständnisse und ermöglicht es den Empfängern, Ihre Nachricht ohne Schwierigkeiten zu verstehen. Begründen Sie Aussagen, um Klarheit zu schaffen.

Halten Sie Ihre E-Mail kurz und prägnant. Ausführliche Romane sind zeitaufwendig zu lesen und lenken vom Wesentlichen ab. Finden Sie das richtige Gleichgewicht zwischen Höflichkeit und Kürze, um die Effektivität Ihrer Nachricht zu maximieren.

Wenn Ihr Anliegen etwas länger ist, setzen Sie nach vier bis fünf Zeilen einen Absatz.
...
Dies verbessert die Lesbarkeit und erleichtert das Verständnis Ihrer Nachricht. Die Strukturierung in klare Absätze verhindert auch, dass Ihre E-Mail als unübersichtlich wahrgenommen wird.

Tipp: Setzen Sie Ihre E-Mail auf und speichern Sie sie vorerst als Entwurf. Am Folgetag können Sie sich Ihre Nachricht dann noch einmal durchlesen und ggf. umformulieren.

Achtung: Vergessen Sie auf keinen Fall diese Basics!

Um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, ist es wichtig, die Grundlagen zu beachten. Deshalb hier noch einmal ein kurzer Überblick, worauf Sie vor allem bei geschäftlichen oder formellen E-Mails achten sollten:
 

  1. Kurzer und prägnanter Betreff: Achten Sie darauf,  den Betreff klar und prägnant zu formulieren, um den Inhalt der Mail zu verdeutlichen.
  2. E-Mail-Adresse: Verwenden Sie eine seriöse E-Mail-Adresse mit Ihrem echten Namen, besonders bei beruflicher Kommunikation oder Bewerbungen. Denken Sie auch darüber nach, sich eine eigene Domain zuzulegen. Tipp: Falls Sie eine neue seriöse WEB.DE E-Mail-Adresse als zweite E-Mail-Adresse benötigen, können Sie sich diese auch kostenlos bei WEB.DE anlegen.
  3. Rechtschreibung, Grammatik, Interpunktion: Auch wenn es mal schnell gehen muss, vermeiden Sie dringendst Fehler in geschäftlichen E-Mails. Sie wirken unhöflich und nachlässig. Verzichten Sie auf Großbuchstaben oder gar Ausrufezeichen, um Wichtiges zu betonen.
  4. Emoticons und Ironie: Smileys gehören nicht in geschäftliche Mails. Das gilt auch für Ironie oder Sarkasmus. Nicht jeder versteht, was Sie wirklich meinen.
  5. Persönliches Gespräch womöglich die bessere Wahl: In der heutigen E-Mail-Flut könnte manches schneller telefonisch oder persönlich geklärt werden. Überlegen Sie: Ist eine E-Mail hier wirklich die beste Wahl?
  6. Anhänge: Überprüfen Sie, ob die richtigen Dateien angehängt sind, um Unachtsamkeiten zu vermeiden. Verwenden Sie eher PDFs als Word-Dateien, um sicherzustellen, dass alle Empfänger das Gleiche sehen. Und denken Sie an die Dateigröße Ihrer E-Mail-Anhänge – weniger ist mehr.
  7. Antwortzeit: Es zeugt von Höflichkeit, Mails idealerweise innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Wenn Sie nicht sofort dazu kommen, geben Sie Bescheid, wann Sie sich damit befassen können.

Wichtig: Stellen Sie für den Fall Ihrer Abwesenheit (z. B. bei Krankheit) eine Abwesenheitsnotiz ein.

Letzter Check

Bevor Sie Ihre E-Mail endgültig versenden, nehmen Sie sich Zeit für einen abschließenden Check: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail alle erforderlichen Informationen enthält. Unvollständige Nachrichten können zu einem E.Mail-Ping-Pong führen. Überprüfen Sie die E-Mail außerdem sorgfältig auf Tippfehler und Unklarheiten, da diese Ihre E-Mail unprofessionell wirken lassen.

Tipp zum Schluss: Fügen Sie die Adressaten/Empfängerinnen Ihrer E-Mail erst ganz am Ende ein. So verhindern Sie, dass Sie die E-Mail versehentlich zu früh abschicken.
 

Lesetipp der Redaktion: Sie möchten wissen, wie man eine gute Entschuldigungs-E-Mail schreibt? Dann empfehlen wir Ihnen diesen Artikel .
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