E-Mail-Knigge

Gutes Benehmen ist im Beruf nicht optional, sondern obligatorisch. Das gilt nicht nur für den persönlichen, direkten Kontakt, sondern auch für den E-Mail-Verkehr. Deswegen zeigen wir Ihnen hier, wie Sie professionelle Mails schreiben.
Manieren, Höflichkeit, der gute Ton – besonders in der Arbeitswelt sind diese Werte nicht zu vernachlässigen. Und wie eine repräsentative Studie von WEB.DE und GMX beweist: Eine gute E-Mail will gekonnt sein!

Denn: Nichts nervt die Deutschen beim Mailen mehr als eine nichtssagende Nachricht (64 Prozent). Und auch Fehler beim Betreff machen sofort einen negativen Eindruck (31 Prozent). Wenn Sie zu den 71 Prozent gehören, die sich bereits einen Patzer beim Verschicken einer E-Mail geleistet haben (z. B. an die falsche E-Mail-Adresse versendet haben), wissen Sie aus eigener Erfahrung: Sowas kann ganz schön peinlich werden!

Daher stellt sich nun die Frage: Eine gute E-Mail – wie geht's richtig?
Mann mit einer Fliege serviert eine E-Mail auf einem Tablett.
Mann serviert eine E-Mail auf einem Tablett.

E-Mail-Netiquette – diese Regeln gelten!

Folgende Punkte sind das A und O für eine professionelle E-Mail:

Klarer Betreff

Nicht zu lang und nicht zu kurz sollte Ihre Betreffzeile sein und dabei den Inhalt, den Kern der E-Mail auf den Punkt bringen. Nutzen Sie also aussagekräftige Schlüsselwörter oder Formulierungen, damit dem Adressaten/der Adressatin sofort klar wird, um was genau es geht. "Kurze Frage" oder "Wichtig" sind also eher unangebracht.

Anrede und Abschiedsgruß

Bleiben Sie bei einer förmlichen Anrede und duzen Sie nicht ungefragt – da sollten Sie insbesondere auf die gegebene Hierarchie und den Grad der Vertraulichkeit Rücksicht nehmen. Auch, wenn es bei Instant-Messagern wie WhatsApp etwas lockerer zugeht: Bei E-Mails gelten nun mal andere Regeln.
 
Tipp: Wissen Sie noch nicht, wer konkret Ihr Ansprechpartner ist, so empfehlen wir bei förmlichen Anreden ein höfliches "Sehr geehrte Damen und Herren", bei einer weniger förmlichen Angelegenheit (z. B. bei einer Reservierungsanfrage im Restaurant) tut es z. B. ein freundliches "Liebes Service-Team". So adressieren Sie Ihr Anliegen zudem auch noch genderneutral.

Verabschiedung

Bezüglich des Abschiedsgrußes haben sich viele wohl mittlerweile an die Abkürzungen wie "MfG" gewöhnt, nur 12 Prozent präferieren laut der oben genannten Studie eindeutig die ausgeschriebene Abschiedsvariante. Beim Thema Abkürzungen im E-Mail-Text empfehlen wir: Setzen Sie sie – wenn überhaupt – sparsam ein. Ausformulierte Worte zeugen von Respekt und bedenken Sie auch: Nicht jede/r kennt jede Abkürzung.

Tipp: Soll Ihre E-Mail professionell wirken, z. B. bei beruflichen, ernsten oder bürokratischen Angelegenheiten, setzen Sie Ihre Signatur darunter. Name, Job-Titel etc. runden Ihre E-Mail ab. Die WEB.DE Hilfe erklärt Ihnen, wie Sie Ihre Signatur selbst einrichten.

Ihr Text: strukturiert, prägnant und höflich

Halten Sie sich kurz und vermeiden Sie verschachtelte Sätze.Für Ihr Gegenüber sollte der Inhalt möglichst leicht zu verstehen sein. Fällt Ihre Mail doch mal länger aus, sollten Sie nach vier bis fünf Zeilen einen Absatz einfügen – am besten aber, ohne die Grenze von drei Absätzen zu überschreiten.

Wichtig außerdem: Selbst, wenn Ihr Anliegen noch so eilt, oder Sie emotional (z. B. sehr wütend oder verunsichert) sind, bleiben Sie stets höflich und formulieren Sie mit Bedacht. Sonst bereuen Sie Ihre Worte vielleicht im Nachgang. Im Affekt eine E-Mail zu schreiben und zu versenden, ist selten gut.
 
Tipp: Setzen Sie Ihre E-Mail auf und speichern Sie sie vorerst als Entwurf. Am Folgetag können Sie sich Ihre Nachricht dann noch einmal durchlesen und ggf. umformulieren.

Weniger Mails, mehr Inhalt

Wir alle haben täglich mit einer großen Flut an Informationen zu kämpfen. Daher gilt: Eine E-Mail, die unwichtig ist, gehört gar nicht erst versendet. Sie raubt dem Gegenüber Zeit und Nerven.

Das gilt vor allem im beruflichen Kontext, aber auch im privaten Bereich: Mag Ihr Gegenüber wirklich Belanglosigkeiten oder Kettenbriefe lesen, die eventuell sogar Falschinformationen beinhalten? Sicher nicht. Wägen Sie also stets ab, bevor Sie blind drauflosschreiben. Oder in Ihren E-Mails andere auf CC oder BCC setzen:

CC und BCC richtig verwenden

Wer soll Kenntnis von einer E-Mail haben, wer sollte auf CC oder BCC stehen? Überlegen Sie es sich auch hier genau. Oder wollen Sie mit E-Mails bombardiert werden, die Sie gar nicht tangieren?

Bedenken Sie außerdem: Im beruflichen Umfeld kann es falsch gedeutet werden, wenn Sie plötzlich z. B. Ihre/n Vorgesetzte/n in Ihrer E-Mail auf CC setzen. Je nach Situation kann dies mitunter als Eskalation oder Vertrauensbruch empfunden werden. Mehr Infos und Tipps zu CC und BCC in Ihren E-Mails finden Sie hier.

Priorität "hoch" – bitte nur für besonders wichtige E-Mails

Möchten Sie allerdings eine besonders wichtige E-Mail versenden und sichergehen, dass sie auf alle Fälle schnell gelesen wird, können Sie ihr die Priorität "hoch" verleihen, auch bei WEB.DE. Die Nachricht ist dann am Betreff meist mit einem Ausrufezeichen versehen und sticht dadurch heraus.

Allerdings sollten Sie die Priorisierung nur in Ausnahmefällen vornehmen. Schnell wird sonst eine Dringlichkeit nur vorgetäuscht – und die adressierte Person ist schnell missgelaunt.

Aufgepasst: diese Basics bitte nicht vergessen!

Die Grundlagen sind essenziell, um nicht an Seriosität einzubüßen. Daher hier nochmal ein Überblick, worauf Sie dringendst achten sollten:
 
  • E-Mail-Adresse: Nutzen Sie auf jeden Fall eine seriöse E-Mail-Adresse mit Ihrem echten Namen für die berufliche Kommunikation, wie z. B. bei der Bewerbung. In diesem Zuge ist es auch eine Überlegung wert, sich eine eigene Domain einzurichten.
  • Rechtschreibung, Grammatik, Interpunktion: Auch wenn's mal schnell gehen muss: Fehler sind vor allem in professionellen E-Mails ein No-Go. Dadurch wirkt Ihre Mail unhöflich und schludrig. Und wer in Mails VERSALIEN oder mehrere Ausrufezeichen verwendet, um wichtige Punkte zu betonen, vermittelt ebenfalls keinen guten Eindruck.
  • Emoticons und Ironie: Smileys sehen zwar ganz nett aus, haben aber in geschäftlichen Mails nichts verloren. Das Gleiche gilt für Ironie und Sarkasmus: Nicht für jeden ist dann verständlich, was Sie wirklich gemeint haben und was nicht.
  • Persönliches Gespräch: Heutzutage wird man mit E-Mails fast überflutet – dabei ließe sich einiges in wenigen Minuten sicher auch per Telefon oder in einem persönlichen Gespräch klären. Fragen Sie sich also: "Ist E-Mail in diesem Fall wirklich die effektivste Kommunikationsform?".
  • Anhänge: Prüfen Sie unbedingt, ob Sie tatsächlich die richtigen Dateien als Anhang beigefügt haben – andernfalls wirkt das schnell schlampig. Dabei sollten Sie darauf achten, z. B. eher PDFs statt Word-Dateien zu verwenden, damit die Empfangenden die gleiche Ansicht haben wie Sie. Und bei der Dateigröße gilt: Weniger ist mehr.
  • Antwortzeit: Ein Gebot der Höflichkeit: Am besten sollten Sie eine E-Mail innerhalb 24 Stunden beantworten. Haben Sie keine Zeit dazu, sich mit dem Inhalt ausführlich zu befassen, teilen Sie in Ihrer Nachricht mit, wann Sie sich dem Thema widmen und wann Ihr Gegenüber mit einer Antwort rechnen kann.

    Wichtig: Stellen Sie für den Fall Ihrer Abwesenheit (z. B. bei Krankheit) eine Abwesenheitsnotiz ein.
Über diesen Link gelangen Sie zur Studie von WEB.DE und GMX.
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